پراجکت سرور

پیش از شروع به نصب و راه اندازی پراجک سرور و برای آنکه بدانیم پراجکت سرور (ms project server) که یکی از سرویسهای موجود بر روی شیرپوینت مایکروسافت است، چیست و چه میکند ذکر چند مورد در ابتدای این مقاله ضروری است، درجهان کنونی با توجه به پیچیدگی و همچنین وسعت گسترده ابر پروژه ها و همچنین وسعت پروژه ها از لحاظ کمی از یک سو و نیز پیشرفت روز افزون علوم فناوری اطلاعات و از سوی دیگر رشد و بالندگی استانداردهای مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولوی پروژه همچون OPM3  ، PMBOCK ، Prince2 ، ISO14000 ،  AGAILو … نیاز به تهیه و توسعه سیستم نرم افزاری جامعی را که  در سطح سازمان و یا حتی گسترده تر در سطح سازمانهای درگیر پروژه بتواند وظیفه مدیریت زمان ، هزینه  ، منابع سازمانی ، ریسک ها ، تدارکات ، مسائل و مشکلات ، مدیریت مستندات ، بانک اطلاعاتی دعاوی و … را در یک بستر یکپارچه که بتواند تمام تغییرات پروژه ها را در آن ثبت ، نگهداری و نیز رصد کرد بیش از پیش ملموس می باشد .

 لذا برخی شرکت های نرم افزاری اقدام به تولید نرم افزارهای که بتواند نیاز های سازمان خویش را برآورده کند نموده اند و پس از به نتیجه رسیدن اقدام به فروش این محصولات می نمایند و برخی دیگر نیز به صورت تخصصی اقدام به طراحی نرم افزار های کردند که حسن این شرکت ها جامعیت و قابلیت کار برد این نرم افزار تقریبا در تمامی فضا های کسب و کار میباشد.

این مقاله تلاشی است جهت شناخت نرم افزاری های سازمانی مربوط به آن می باشد اما هر فردی که در سازمان نیاز به کار با این نرم افزار های دارد لزوما نمی تواند تحصیل کرده مهندسی مدیریت پروژه یا مهندسی صنایع باشد و در بسیاری از موارد افراد با تخصص های خاص نیاز به تعامل و برقراری ارتباط با این نرم افزار ها می شوند که بدون اطلاعت از اصول پایه مدیریت پروژه این امر میسر نمی باشد و در بسیاری از موارد منجر به شکست پروژه های پیاده سازی نرم افزار های مدیریت پروژه می گردد لذا بهتر است پیش از شروع توضیح در مورد اینکه نرم افزار ها چه کاری را برای ما انجام می دهند  ابتدا به مرور برخی از تعاریف بپردازیم و سعی نویسنده صرفا به وجود آوردن شناخت حوضه های مربوطه می باشد و نه اموزش سیر تا پیاز این حوضه یا استاندارد مدیریت پروژه که به صورت معمول در شرکتهای ایرانی مورد استفاده قرار می گیرد.

معرفی برنامه ریزی و کنترل پروژه

پیش از این که بخواهیم بگوییم که یک مهندس برنامه ریزی و کنترل پروژه چه نقشی را جهت اجرای موفق پروژه ایفا می کند باید در مورد برخی از مفاهیم دانشی کسب گردد که مثلا پورتفولیو چیست؟ طرح چیست؟ پروژه و فرایند تولید چه فرقی با هم دارند؟ آیا میشود از ابزار مدیریت پروژه در فرایند تولید نیز استفاده کرد؟ گستره یا (Scope) پروژه چیست؟ اقلام قابل تحویل چیست؟ الزامات چیست؟

در تعریف پورتفولیو یا Portfolio  می توان گفت به مجموعه ای از زیر پورتفولیو ها ، طرح ها و پروژه ها گفته می شود که برای رسیدن به هدفی استراتژیک با هم مدیریت می شوند.

در تعریف طرح یا Program  می توان گفت به مجموعه ای از پروژه ها هستند زیر مجموع پورتفولیو که برای رسیدن به اهداف پورتفولیو با هم مدیریت می شوند.

در تعریف پروژه می توان گفت هر تلاشی را که منجر به تولید یک محصول یا سرویس و خدمتی منحصر به فرد می انجامد که در زمان مشخص و با هزینه مشخص انجام می شود . برخی از  ویژگی های هر پروژه را می توان به شرح زیر لیست کرد:

  • هر پروژه محصولی منحصر به فرد دارد که می توان آن را با ساختار شکستی به محصولات ریز تر تجزیه کرد مثلا محصول نهایی تحویل ساختمان x است که برای رسیدن به این  محصول می توان آن را به محصولات ریز تری از جمله فونداسیون ، اسکلت ، دیوار ها و…. تقسیم کرد که در اصطلاح به آن اقلام قابل تحویل یا deliverable package می گویند.
  • هر پروژه یک زمان آغاز و پایان دارد و نمی تواند به صورت ممتد ادامه داشته باشد برای مثال تولید یک نرم افزار در یک شرکت IT زمان شروع و پایان مشخصی دارد ولی تولید و بسته بندی همان نرم افزار در کارگاه به صورت ممتد در حال انجام می باشد و باید از نرم افزار های برنامه ریزی تولید به روش ۲MRP برای مدیریت تولید به جای تکنیک های مدیریت پروژه برای کنترل آن استفاده کرد.
  • هر پروژه یک سازمان موقت دارد که با اتمام پروژه طول عمر آن به پایان می رسد مانند تجهیز کارگاه یک پروژه ساختمانی و نیروهای مستقر در آن که بعد از انجام پروژه جمع آوری و تعدیل می شوند.
  • محصول هر پروژه منحصر به فرد است برای مثال وقتی شما می خواهید یک مجتمع مسکونی بسازید هر ساختمان با شماره ای از هم تفکیک می شود که منجر به تولید محصول های منحصر به فرد می شود.

در ابتدای شروع هر پروژه قبل از انجام هر کاری سندی به نام منشور پروژه یا Project Charter توسط حامی پروژه تهیه می شود که بر پایه آن پروژه رسمیت می یابد و مدیر پروژه اجازه شروع پروژه بدست می آورد که بنا به اطلاعات موجود در اول پروژه تفصیل و اندازه منشور پروژه متناسب با ابعاد و پیچیدگی پروژه و همچنین اطلاعات موجود در آغاز برنامه ‌ریزی برای پروژه متفاوت است، با این حال منشور پروژه باید مرزها و حدود اصلی پروژه را تعریف و مشخص کند. اعضای گروه پروژه از منشور پروژه به عنوان نقطه آغازین برنامه ‌ریزی پروژه استفاده می‌کنند. اطلاعاتی را که ممکن است در منشور پروژه بیابید به شرح زیر است:

  • دلیل و توجیه انجام پروژه
  • اهداف قابل اندازه‌ گیری و معیارهای موفقیت مرتبط
  • الزامات کلان پروژه
  • فرضیات و محدودیت ‌های پروژه
  • خطرهای کلان پروژه
  • جدول ضرب العجل ها
  • خلاصه بودجه
  • فهرست ذی‌ نفعان پروژه
  • الزامات تأیید و تصویب پروژه
  • معرفی مدیر پروژه، مسئولیت ‌ها و حدود اختیار
  • نام و امضای حامی یا دیگر آغازگران پروژه

هر پروژه در مدت  طول عمر خویش دارای ۵ مرحله اساسی می باشد که عبارتند از:

  • مرحله آغازین یا Initiation که در آن اقدامات زیر به صورت خلاصه انجام می شود:
    • تهیه منشور پروژه یا Project Charter که شامل اطلاعات کلی از تمامی حوضه های مدیریت پروژه می باشد.
    • تهیه برنامه ریزی سرا نگشتی یا Rough Schedule که شامل برنامه افق پروژه می باشد.
    • ثبت اهداف یا Goals که ورودی مراحل بعدی می باشد.
  • مرحله برنامه ریزی یا Planning که در آن اقدامات زیر به صورت خلاصه انجام می شود:
    • منابع یا Resource مورد نیاز پروژه برنامه ریزی می شود.
    • بودجه بندی یا Budget مورد نیاز پروژه تعریف و برنامه ریزی می شود.
    • زمانبندی یا Schedule پروژه به صورت کلی و جزئی بسته می شود.
  • مرحله اجرا یا Execution که در آن اقدامات زیر به صورت خلاصه انجام می شود:
    • اجرا یا Implement که کارهای برنامه ریزی شده اجرا می شوند.
    • پیگیری یا Track که مراحل برنامه ریزی شده پیگیری می شوند.
    • بروز رسانی یا Update که برخی از برنامه ها با واقعیت موجود بروز می شوند.
  • مرحله پایش یا Monitoring که در آن اقدامات زیر به صورت خلاصه انجام می شود:
    • پیگیری پیشرفت یا Tracking Progress که در آن پیگیری پیشرفت و انطابق برنامه و واقعیت انجام می شود.
    • تنظیم مجدد قید ها که با توجه به انحرافات انجام می شود و ارتباط تنگاتنگی با فعالیت بروزرسانی در بند قبل دارد.
  • مرحله خاتمه یا Closing هم می تواند برای پروژه باشد و هم در پایان یک فاز پروژه که در آن اقدامات زیر به صورت خلاصه انجام می شود:
    • ثبت درس های آموخته یا Lessons learned که درس های آموخته شده از اجرای پروژه برای استفاده در پروژه های بعدی ثبت می گردد.
    • گزارش دهی یا Reporting که در آن گزارشهای از انجام پروژه داده می شود.

همچنین هم پوشانی مراحل چرخه عمر پروژه یا فاز های پروژه مطابق شکل زیر می باشد.

کنترل پروژه و تاثیر آن بر عمر پروژه

کنترل پروژه و تاثیر آن بر عمر پروژه

ذی نفعان پروژه یا Project Stakeholders به تمامی افراد یا سازمان های گفته می شود که ممکن است انجام پروژه برای آنها تاثیر مثبت یا منفی  داشته باشد این افراد می توانند در داخل یا خارج سازمانی پروژه را اجرای می کنند باشند و ورودی ها و خروجی ها را برای پروژه به وجود بیاورند و یا تاثیراتی در پروژه داشته باشند از مهمترین ذی نعفان پروژه می توان به نقش های زیر اشاره کرد:

  • مدیر پروژه: شخصی است که وظیفه مدیریت پروژه را به عهد دارد.
  • مالک پروژه: شخصی است که صاحب پروژه می باشد.
  • مشتری: شخص یا سازمانی است که از محصول نهایی پروژه استفاده می کند.
  • حامی پروژه: شخص یا سازمانی است که در ابتدای پروژه وظیفه پشتیبانی تامین مالی و… پروژه را به عهده دارد.
  • دفتر مدیریت پروژه (PMO) :سازمانی که فرایند ها و رویه ها جهت مدیریت پروژه را تعریف می کند.
  • اعضای تیم پروژه: افرادی که مسئول اجرای فعالیت پروژه می باشند.
  • سازمان مجری پروژه: سازمانی که پروژه را اجرا می کند.
  • ناظر پروژه: گروهی هستند که صحت اجرای فعالیت های پروژه تایید می کند.
  • پیمانکار عمومی : سازمانی که اجرای پروژه از جانب سازمان مجری پروژه به آن واگذار شده است.
  • رقبای پروژه: سازمان یا اشخاصی که منافع در تعارض با پروژه دارند.
  • سازمانها و ادارات دولتی
  • و…

حال که تعریف پروژه و… را متوجه شدیم باید به مسئله مهم تری در پروژه بپردازیم و آن این است که ما می خواهیم فلان محصول را تحویل دهیم باید آن را با چه الزاماتی انجام دهیم و با چه کیفیتی؟ و با چه ابعادی؟  این قبیل سوالات معمولا در قالب فرایند به نام گردآوری الزامات (Collect Requirements) مشخص می شود که نهایتا خروجی آن مشخص می کند که محصول پروژه باید دارای چه الزاماتی باشد و بعد از آن نوبت به تعریف محدوده پروژه با (Define Scope)می شود .

در این فرایند الزاماتی را که در بخش قبل مشخص شده است را به محصول نهایی پروژه تبدیل می کنیم . محدوده پروژه یا Project Scope به زبان ساده مشخص می کند که چه محصولی از انجام پروژه باید خارج شود و در برخی از موارد در زمان انجام پروژه شما دچار پدیده خزش محدوده که اصطلاحا به آن Scope creep می گویند می شوید یعنی بخشی از کارها ی پروژه به شما اضافه یا کم می شود و شما نیز باید در مورد برنامه ریزی آن تصمیم بگیرد.

بعد از این که شما محدوده پروژه را مشخص کردید مشخص شد که به صورت کلان چه محصولی از انجام پروژه خارج می شود  نوبت به تهیه ساختار شکست کار که در اصطلاح به آن WBS  و یا Work Breakdown Structure  می گویند می رسد. از این بخش تقریبا فعالیت های را که یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام می دهد را شامل می شود.

ساختار شکست کار شامل محدوده پروژه می باشد که شامل محصول قابل تحویل پروژه می باشد و بعد از آن برای انجام محصول قابل تحویل اصلی به صورت سلسه مراتبی به محصول های جزئی تر پروژه ریز می شودند و در نهایت برای انجام هر یک از اقلام قابل تحویل نیاز  به پکیج های کاری می باشد که پکیج کاری به فعالیت های کاری می انجامد.

لازم به ذکر است که در تهیه WBS فقط از ساختار اقلام قابل تحویل کار استفاده نمی شود در هر پروژه بسته به شرایط انجام پروژه می توان از ساختارهای دیگر همچون ساختار شکست جغرافیایی و… به صورت ترکیبی با اقلام قابل تحویل پروژه استفاده کرد که در این خصوص مقالات فراوانی در بستر اینترنت قابل جست و جو می باشد و همچنین نکته قابل تعمل دیگر این است که ساختار شکست نهایی کار باید ۱۰۰% بسته های کاری که برای تحویل محصول پروژه نیاز هست را در بر بگیرد.

بعد از تهیه ساختار شکست پروژه نوبت به تهیه لیست فعالیت های پروژه به همراه زمان مورد نیاز برای انجام این فعالیت ها می گردد که ورودی آن بسته های کاری هستند که در بخش تهیه WBS در پایین ترین سطح پیش بینی گردیده اند و همچنین در این بخش می توان روابط بین فعالیت های پروژه را که شامل ۴ نوع زیر هستند.

  • FS- پس از پایان فعالیت اول فعالیت بعدی شروع می شود.
  • SS – پس از شروع فعالیت اول فعالیت دوم هم به صورت هم زمان شروع می شود.
  • FF – پس از پایان فعالیت اول فعالیت دوم هم به صورت هم زمان پایان می یابد.
  • SF – بعد از شروع فعالیت دوم فعالیت اول پایان می یابد.

همچنین امکان تعریف فاصله بین روابط فعالیت ها را نیز می توان با عداد مثبت یا منفی مشخص کرد برای مثال FS+5  یعنی بعد از این که فعالیت اول به پایان رسید پنج روز بعد فعالیت دوم شروع شود.

برای نام گذاری فعالیت ها قواعد و قوانینی وجود دارد که از دامنه این مقاله خارج است و می توان آن را در بستر اینترنت جست و جو کرد .

پس از تعریف توالی فعالیت ها تعریف شد نوبت به تعریف منابع مورد نیاز برای انجام هر فعالیت میشود برای مثال برای انجام فعالیت دیوار چینی طبقه ۵ به چند نفر نیرو با چه مشخصاتی و نیز چه مصالح نیاز می باشد به علت این که بسیاری از منابع میان فعالیت ها مشابه می باشند و نیز امکان دسترسی به مقداری محدودی از منابع در زمان انجام کار لازم هست می باید تسطیح منابع یا Resource leveling  بعد از تخصیص منابع انجام شود و در نهایت هیستوگرام توزیع هر منبع  با مقدار در دسترس بودن آن منبع بررسی شود و درصورت اضافه بار بر روی یک منبع از روش هایی همچون افزایش زمان فعالیت ها و یا جا به جایی فعالیت و… که اکثرا توسط نرم افزار انجام می شود و نیز می توان توزیع هزینه فعالیت ها را در سطح کلان پروژه مشاهده نمود و در صورت لزوم فعالیت ها را از نظر شروع و پایان به تاخیر و تعجیل انداخت همچنین در این مرحله می توان زمان فعالیت ها را نیز با توجه به منابع در دسترس تخمین زد.

در این مواقع از مفهومی استفاده می شود که به آن مثلث پروژه یا Project Triangle می گویند که سه ضلع آن را موارد زیر تشکیل می دهند:

  • زمان
  • پول
  • منابع

هرگاه یکی از این ضلع ها کوچک شود باعث می شود ضلع های دیگر کشیده تر شوند لذا می باید برای رسیدن به بهترین نتیجه می باید تعادل را میان این سه قید بوجود آورد.

البته در بسیاری از منابع به جای کیفیت از قید های دیگر همچون منابع ، محدوده و… یاد شده است و هدف کلی ما ایجاد تعادل میان تمامی این قید ها می باشد.

در بسیاری از موارد بخصوص در پروژه های ایران به علت این که اجرای فرایند تخصیص منابع به همراه مقادیر مالی آن میسر نمی باشد لذا از این بخش صرف نظر می شود و به جای آن از تعریف فاکتور فیزیکی برای هر فعالیت با توجه به قضاوت کارشناسان ، تخمین هزینه فعالیت و فاکتور های زمانی استفاده می گردد که نهایتا جمع این فاکتور ۱۰۰ درصد می باشد و برای اندازه گیری پیشرفت پروژه از آن استفاده می شود در نهایت برنامه پروژه به همراه وزن فیزیکی مورد تایید مقامات بالاتر سازمان و یا مابقی افراد سازمان قرار میگیرد.

نکته ای که در بسیار از ابر پروژه ها  با آن دست و پنجه نرم می کنید این است که در زمان شروع پروژه بسیاری از جزئیات مشخص نیست و نیز مسئولی برای آن در نظر گرفته نشده است پس نمی توان برنامه را به سطوح پایین تر خرد کرد و بسته های کاری را با جزئیات در برنامه زمانبندی گنجاند برای مثال در یک پروژه ساختمانی امکان دارد شما از نوع تجهیزات بکار رفته در تاسیسات مکانیکی و و برقی تا زمان رسیدن نقشه های تصویب شده برای ساخت که به آن به اصطلاح AFC می گویند آگاه نباشید لذا در این موارد تنها فعالیت  اجرای تاسیسات الکتریکی و مکانیکی را برای برنامه در نظر می گیرید و تا زمان مشخص شدن دیتایل ها منتظر می می مانید لذا شما برنامه برنامه اصلی یا Master Plan  را در ابتدا تهیه می کنید و بعد از آن در زمان مناسب مربوط به آن فعالیت یا بسته کاری  Detail Plan های مربوطه را تهیه می کنید که به این روش برنامه ریزی در اصتلاح برنامه ریزی موج غلطان یا Rolling Wave Planning می گویند نکته قابل توجه این است که همیشه مسئول تهیه برنامه های Detail  شما نیستید و در برخی از موارد که شما در  یک سازمان کارفرما مشغول به کار هستید این وظیفه به عهده پیمانکاران سپرده می شود با این روش شما می توانید عملکرد هریک از پیمانکاران را به صورت جداگانه و منطبق بر برنامه ای که خود پیمانکار ارسال کرده است کنترل کنید و اما نکته دیگر این است که بازه زمانی Detail Plan باید منطبق بر بازه زمانی فعالیت در نظر گرفته شده در Master Plan باشد.

برای اینکه بتوان یک پروژه را از ابعاد مختلفی تحت کنترل داشته باشیم می بایست از برنامه تهیه شده در فاز برنامه ریزی یک کپی بگیریم که در اصطلاح متخصان این امر به آن خط مبنا یا Baseline  می گویند سپس برنامه را مطابق با آن چیزی که در واقعیت در فاز اجرا اتفاق می افتد بروزرسانی می کنیم که بروز رسانی نیز  با توجه به شرایط و امکانات در دسترس و اصولی که برنامه اولیه پروژه مطابق آن نوشته شده است می تواند به روش های مختلفی انجام شود که معمول ترین روش ها عبارتند از:

  • بروزرسانی با ثبت تاریخ دقیق شروع و پایان فعالیت ها به همراه درصد پیشرفت و اطلاعات مالی منابع به صورت واقعی که به علت گستردگی پروژه ها اغلب امکانپذیر نمی باشد.
  • بروزرسانی با ثبت تاریخ های دقیق شروع و پایان فعالیت ها به همراه درصد پیشرفت که معمولا مورد استفاده قرار می گیرد.
  • بروزرسانی صرفا با ثبت درصد پیشرفت که این روش نیز معمولا در پروژه های مختلف مورد استفاده قرار می گیرد.

حال که معمول ترین روش های بروزرسانی را متوجه ذکر شد این سوال در ذهن مخاطب پیش می آید که چه زمانی باید این بروزرسانی ها را انجام داد؟ آیا هر وقت که فعالیت تمام می شود یا شروع؟ یا در دوره های خاص؟ این دوره ها چگونه انتخاب شود؟

جواب سوالات در این نکته نهفته است که برای کنترل هر پروژه باید بازه زمانی را به عنوان دوره در نظر گرفت که این بازه با توجه زمان پروژه و نیز خواص ذینعفان پروژه قابل انتخاب به صورت هفتگی ، ماهانه ، فصلی ، سالانه و… می باشد برای مثال برای یک پروژه ۳ماهه بررسی هفتگی پروژه مفید می باشد.

بعد از این که مراحل فوق اجرا شد نهایتا نتیجه آن منجر به تولید برنامه زمانبندی پروژه می گردد که تا کنون حوضه های ذکر شده مربوط به مرحله برنامه ریزی بوده است و از این به بعد پس از شروع پروژه وارد فاز کنترل پروژه می شویم که به شرح زیر می باشد.

بنابراین پس از اینکه بازه بروز رسانی انتخاب شد بعد از رسیدن به آن نقطه می توان اطلاعات ثبت شده را جمع آوری کرد و نیز با مشاهدات عینی پروژه مقایسه کرد و در صورت صحت سنجی مدیران ارشد داخل برنامه زمانبندی اعمال کرد نهایتا گزارشات از عملکرد پروژه تهیه شود که ضمن مقایسه پیشرفت پروژه با برنامه مبنا راهکارهایی جهت برون رفت از عدم انطباق ها نیز در بر داشته باشد و در نهایت با برگزاری جلساتی تحت عنوان جلسه کنترل پروژه عدم انطباق ها را بیان  و در مورد آن تصمیم گیری کرد.

نکته دیگر در جمع آوری اطلاعات این است که در بسیاری از پروژه ها سندی به صورت روزانه تحت عنوان گزارش روزانه ثبت می شود که با به وجود آوردن بانک های اطلاعات از آن در زمان تهیه گزارش و تجمیع آن و آنالیز آن در پایان دوره اطلاعات بروز رسانی برنامه های زمانبندی را کسب کرد مهمترین موضوع های ثبت شده در گزارشات روزانه به شرح زیر می باشد که بنا به ماهیت پروژه می تواند برخی آیتم ها را شامل نشود و یا برخی آیتم های دیگر را در برگیرد:

  • ثبت وضعیت پروژه در آن روز برای مثال فعال بودن یا غیر فعال بودن
  • ثبت اطلاعات آب و هوایی
  • ثبت نیروی انسانی شامل صف و ستادی حاظر در پروژه
  • ثبت ماشین آلات و وضعیت آن ها در پروژه برای مثال خراب بودن یا فعال بودن
  • ثبت فعالیت ها که می تواند بر اساس برنامه زمانبندی باشد یا نباشد.
  • ثبت مشکلات و مسائل که به آن Issue می گویند و تخصیص آن به فعالیت ها یا تیم پروژه
  • ثبت مصالح ورودی به پروژه بنا به ماهیت پروژه
  • و…

در برخی از موارد انحراف از برنامه مبنا بسیار زیاد می شود که ناچار باید برای کنترل بهتر برنامه ان را دوباره برنامه ریزی کنیم که به این کار در اصطلاح Reschedule Plan می گویند و پس از تایید مسئولین پروژه دو باره خط مبنای برای این حالت ثبت می شود و نیز این موضوع در گزارشات دوره ای بررسی می گردد. نکته حائز اهمیت در تهیه این نوع برنامه این است که باید توجه کرد فعالیت های پروژه کم یا زیاد نمی شوند و محدوده پروژه هیچ تغییر نمی کند.

در برخی از موارد محدوده پروژه تغییر می کند و نیاز است به فعالیت ها و یا ساختار شکست پروژه مورد بازنگری قرار بگیرد لذا در این مورد برنامه زمانبندی تغییر می کند که در اصطلاح به آن Replan  می گویند در این حالت می توان تعداد فعالیتها کم و زیاد کرد و یا به WBS پروژه را نیز اصلاح کرد.

در برخی از موارد نیز نیاز به این هست که با توجه به عقب افتادگی های به وجود آمده نیاز است بدون تغییر زمان پایان پروژه ترتیب فعالیت ها را تغییر داد و آنها را فشرده تر کرد و یک برنامه زمانبندی جبرانی به وجود آورد که در اصطلاح به  آن Catchup plan می گویند که در تهیه آن نیز تغییری در تعداد فعالیت ها و یا WBS به وجود نمی آید.

یکی از بزرگترین بخشهای که معمولا بخش زیادی از آن به عهده کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد تهیه لایحه تاخیرات برای  کارفرما هست زمانی را که مدت قرارداد پروژه به پایان رسیده است ولی کارهای باقی مانده هنوز موجود می باشد و باید برای انجام این کار ها زمانی از کارفرما گرفت  در این بخش از مشکلات یا Issue  که در بخش گزارشات روزانه ثبت گردیده است به همراه برخی از مدارک دیگر که طول پروژه  ساخته می شود استفاده شده و نهایتا لیست از علل تاخیرات به همراه اسناد به وجود می آید که از اعمال تاثیرات بروری برنامه زمانبندی مبنا برنامه ای بدست می آید که از آن به عنوان برنامه تاخیراتی یاد می شود این بخش به قدری پیچیده است که در بسیاری از موارد تمام اعضایی تیم پروژه را در بر می گیرد.

از مواردی که در بسیاری از پروژه ها به آن توجه ویژه ای می شود بحث مدیریت ریسک می باشد در تعریف ریسک می توان گفت هر احتمال وقوع هر اتفاقی که اثر مثبت یا منفی بر یکی از قید های پروژه که شامل زمانبندی ، محدوده پروژه ، زمان و کیفیت می باشد بگذارد و امکان دارد ریسک اتفاقی بیشتر از حوضه مورد تاثیر قرار دهد بحث مدیریت ریسک یک بحث مستقل است که پرداختن به جزئیات آن  از دامنه این مقاله خارج می باشد که می توان برای مطالعه بیشتر به استانداردهای مدیریت پروژه رجوع کرد و به صورت کلی می توان گفت ریسک ها شناسایی و به همراه اثرات ، شدت و احتمال وقوع آنها ثبت می شوند در نهایت  برای مقابله با آن ها راهکارهایی پیش بینی می گردد.

خلاصه کارکرد برنامه ریزی و کنترل پروژه

با توجه مفاهیمی که در بند های پیشین به آن اشاره شد به صورت خلاصه مسئولیت و وظایف واحد برنامه ریزی وکنترل پروژه به شرح زیر می باشد که ممکن است توسط یک نفر یا یک تیم بسته به ابعاد پروژه انجام شود.

  • تهیه منشور پروژه و مستندات مدیریت پروژه
  • تهیه سندهای الزامات ، محدوده و ساختار شکست کار به همراه فعالیت های اجرایی
  • تخصیص منابع و برآورد مالی پروژه
  • تهیه برنامه زمانبندی کلان پروژه و برنامه های جزئی پروژه
  • بروز رسانی برنامه زمانبندی و تهیه برنامه های مختلف در طول پروژه بر حسب نیاز
  • تهیه گزارشات روزانه و دوره ای و نیز گزارشات مدیریتی خاص
  • مستند سازی و ثبت مشکلات و به وجود آورد بانک اطلاعاتی ادعا در چرخه عمر پروژه و یا هر فاز از پروژه
  • برگزاری جلسات مختلف جهت پیگیری پیشرفت با ارکان پروژه و بررسی عملکرد پیماکاران
  • تهیه برنامه کارگاهی یا Action Plan
  • ثبت درس های آموخته و خاتمه پروژه
  • مشارکت در ثبت و یا بروز رسانی ریسک ها

در بسیاری از موارد به علت نوع پروژه برخی از فعالیت های فوق لازم نیست یا توسط نرم افزار انجام می شود برای مثال یک پروژه عمرانی با یک پروژه فناوری اطلاعات تفاوت های زیادی دارند.

نرم افزارهای کنترل پروژه

زمانی که شما می خواهید به عنوان متصدی امور کنترل پروژه در یک سازمان و یا یک پروژه نرم افزای برای این قبیل امور انتخاب کنید ابتدا باید تصمیم گیری کنید که به چه صورت می خواهید پروژه خود را کنترل کنید :

  • تک کاربره یا Stand-alone
  • سازمانی یا Enterprise

برای هر دو بخش گزینه های زیادی در سطح دنیا وجود دارند که از نرم افزارهای آنلاین و یا قابل نصب بر روی سرور و کامپیوترهای شخصی متنوع می باشند و در هر کشور با توجه فرهنگ سازمانی، هزینه ها، نوع پروژه ها، مشتریان و یا کارفرمایان هر سازمان می توان به یک را برگزید اما با توجه به شرایط کنونی ایران و اینکه بالای ۹۹درصد از کاربران ایرانی برای استفاده از نرم افزار ها هزینه ای پرداخت نمی کنند  و نیز روحیه کمال طلبی ایشان تمایل این کاربران به سمت دو نرم افزار مطرح در سطح دنیا می باشد که عبارتند از:

  • ماکروسافت پروجکت یا Microsoft Project که به اختصار به آن MSP می گویند.
  • اراکل پریماورا یا Oracel Primavera P6 که به اختصار به آن P6 می گویند.

از قابلیت های مشترک این دو نرم افزار به صورت تک کاربره  می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • تعریف ساختار شکست
  • تعریف فعالیت ها و روابط آنها
  • تعریف تقویم پروژه و منابع
  • تهیه برنامه زمانبندی
  • تعریف منابع و تخصیص آن به فعالیت ها
  • تعریف هزینه های منابع و دیگر موارد هزینه ای
  • تسطیح منابع
  • مدیریت ارزش کسب شده
  • گزارش دهی

نرم افزار P6 در نسخه تک کاربره دارای برخی از امکانات نرم افزارهای سازمانی می باشد هم چون تعریف مشکلات و ریسک ها و نیز تعریف اسناد می باشد و نیز با توجه به این که از پایگاه داده SQL و یا Oracel برای ثبت داده ها استفاده می کند تعداد فعالیت های بیشتری را نسبت ۹۹۹۹ نرم افزار MSP پشتیبانی می کند و نیز برای پروژه های که تخصیص منابع های سنگین دارند مفید تر می باشد همچنین تمامی پروژه ها در یک بانک اطلاعات ذخیره می شوند که در برخی از موارد موجب برتری آن در گزارش دهی نسبت به MSP می شود.

متاسفانه هر دو نرم افزار گزارشاتی را از پیش ساخته و قابل شخصی سازی تولید می کنند که متاسفانه در بیشتر موارد جواب گوی نیاز های نمی باشند و باید از نرم افزار های دیگری همچون Excel برای این کار استفاده کرد که در تصویر زیر نمونه ای از آن را مشاهده می کنید.

نرم افزار های ذکر شده هر دو به صورت تک کاربره یا Stand-alone می باشند که به نسخه های سازمانی آنها به شرح زیر می باشند:

  • مایکروسافت پروجکت سرور یا Microsoft Project Server که به اختصار به آن EPMمی گویند.
  • Oracel Enterprise Portfolio Project Management که به اختصار به آن EPPM می گویند.

هدف از بکارگیری محصولات سازمانی ابتدا تعاملی است که بین افراد مختلف در سازمان و نیز یکپارچگی در نگهداری و ثبت اطلاعات می باشد. برای مثال شما زمانی که راهکارهای سازمانی استفاده می کنید یک مخزن منابع یا Resource Pool دارید که می توانید تمامی منابع سازمان را در یک نما مشاهده کنید و مقدار آزاد بودن آنها و یا مقدار درگیری آنها در پروژه های مختلف را ببینید همچین می توانید داشبورد های اطلاعاتی داشته باشید که تمام پروژه ها را با هم آنالیز کند و یا برای یک پروژه افراد فعالیت های مربوط به خود را بروز رسانی کنند و بعد از بروز رسانی این اطلاعات به مدیر پروژه ارسال شود و در صورت تایید برنامه زمانبندی بروز رسانی شود.

نصب و راه اندازی هر دوی این نرم افزار ها کار پیچیده ای است و نیاز به صرف ساعت ها وقت می باشد که تقربیا بدون اطلاعات مربوط به شبکه و سرور قابل انجام نمی باشد.

از معایب EPPM  می توان گفت که به علت این که ما در ایران به سر می بریم و نرم افزار Primavera  از سال ۲۰۰۸ میلادی توسط شرکت Oracel  خریداری شده است لذا برای دانلود آن و نصب آن نیاز به فیلتر شکن دارید همچنین به علت قیمت بالاتر آن نسبت راه کارهای مایکروسافتی از مقبولیت کمتری نسبت مایکروسافت پروجکت سرور برخوردار است و منابع آموزشی آن نیز تحت تاثیر این موضوع بسیار کم می باشد و از مزایای آن نیز می توان به توانایی ان در مدیریت پروژه های بزرگتر اشاره کرد.

مزایای پراجکت سرور

بی شک کاربران ایرانی به علت اینکه در اکثر موارد هزینه ای برای خرید و راه اندازی نرم افزار های مورد استفاده  نمی پردازند بسیار کمال گرا می باشند و همیشه بهترین نرم افزار ها را برای استفاده در سطح سازمان انتخاب می کنند اما معیار های دیگر نیز می توانند برای انتخاب نرم افزار در سطح سازمان ملاک باشد لذا راهکارهای مایکروسافت به سبب فراگیر بودن آن در جهان و یکپارچگی که میان ابزار های مختلف آن از جمله آفیس ، شیرپوینت ، ویندوز و… همیشه به عنوان یک گزینه اصلی روی میز می باشند از مهمترین مزایای پروجکت سرور نسبت به رقبا می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • هزینه پایین خرید نرم افزار، نصب، پیاده سازی و نگهداری نسبت به رقبا
  • فراگیر بودن و در دسترس تر بودن منابع آموزشی نسبت به رقبا
  • فراوانی بیشتر متخصّان نسبت به سایر رقبا
  • استفاده از سیستم یک پارچه مایکروسافت برای مدیریت سازمان برای مثال شما با همان نام کاربری که وارد ویندوز خود در سازمان می شوید وارد سامانه نیز می شوید و نیاز به تعریف مجدد کاربران نمی باشد و نیز یاکپارچگی در استفاده از نرم افزار های آفیس بوجود می آید
  • استفاده از یک نرم افزار جامع شناخته شده مدیرت محتوا CMS به نام شیرپوینت که می تواند علاوه بر اینکه پاسخگویی نیاز های غیر پروژه ای سازمان باشد و می تواند از امکانات دیگر آن از جمله گردش کار ها ، ساخت فرم ها و… نیز استفاده کرد.
  • امکان فارسی سازی محیط و همچنین تاریخ های میلادی به شمسی با هزینه نا چیز
  • امکانتات بسیار ساده و متنوع در تهیه گزارشات و ساخت داشبردهای مدیریتی

معرفی مایکروسافت پراجکت سرور

مایکروسافت پراجک سرور راهکار شرکت مایکروسافت برای مدیریت پروژه های سازمانی یا Enterprise Project Management که به اختصار به آن EPM  نیز می گویند می باشد که به عنوان یک افزونه نرم افزار مایکروسافت شیرپوینت می باشد یعنی شما بدون نصب یک فارم شیرپوینت بر روی سرور شرکت قادر به استفاده از پراجک سرور مایکروسافت نمی باشید این نرم افزار تمامی پروژه ها و نیز تمامی منابع سازمانی را در بانک اطلاعاتی خود که بر روی SQL Server  می باشد ذخیره می کند و شما می توانید تحت رابط کاربری آن که به آن PWA یا Project Web App می گویند پروژه ها و منابع سازمانی را مشاهده و مدیریت کنید همچنین زمانی را که با محدودیت های تحت وب مواجه شدید می توانید از طریق Microsoft Project Professional ویرارش منابع و برنامه های زمانبندی و همچنین تعریف تقویم های کاری را انجام دهید.

به صورت خلاصه شما با راه اندازی پروجکت سرور قادر به انجام فعالیت های زیر در سازمان می باشید:

  • تعریف پورتفولیوهای مختلف سازمان
  • تعریف پروژه های سازمان در سطح پورتفولیو و دستبندی آن در سطح طرح ها و…
  • دریافت پروپزال پروژه ها
  • ساختار شکست منابع سازمان یا RBS را برای پورتفولیو تعریف می کنید.
  • کاربران شما همان کاربران تعریف شده در سیستم اکتیودایرکتوری یا Active Directory  می باشند و که شما آنها را در قالب گروه ها جمع آوری می کنید و نیز هر کاربر را به جایگاه خویش در ساختار شکست منابع سازمان یا RBS تخصیص می دهید..
  • تعریف منابع سازمانی برای مدیریت پورتفولیو و تخصیص این منابع به پروژه های تعریف می کنید.
  • دسته های کاری متشکل از پروژه ها و منابع را تعریف می کنید و به هر یک از گروه ها با سطح دسترسی مشخصی برای مثال مدیر پروژه ، تیم پروژه ، مدیر منابع و… تخصیص می دهید.
  • تیم های پروژه که متشکل از تمام منابعی هستند که باید برای انجام پروژه استفاده شوند تشکیل می دهید
  • هریک از منابع را فعالیت های مربوطه تخصیص می دهید.
  • فعالیت های هر فرد در بخش وظایف به آن فرد نمایش داده می شود و بر اساس دوره های تعریف شده آن ها را بروز می کند.
  • فعالیت ها بروزشده برای مدیر پروژه ارسال می شود و آن را تایید یا رد می کند و نهایتا پروژه بروز می شود.
  • در سایت هوش تجاری داشبردهای مدیریتی و گزارشات مربوط به وضعیت پروژه نمایش داده می شود.
  • در سایت هر پروژه ریسک ها ، مسائل و مشکلات و اسناد مدارک هر پروژه ثبت و پیگیری می شود.
  • آنالیز پورتفولیو

تاریخچه پراجکت سرور

در حال حاضر پروجکت سرور به دو صورت عرضه می شود:

  • نسخه قابل نصب بر روی سرور که به آن On-Premise می گویند.
  • نسخه نصبی بر روی سرور های مایکروسافت که به آن Project Online می گویند.

نگارش های پراجک سرور که جهت نصب بر روی سرور های سازمان On-Premiseعبارتئد از :

  • ۲۰۰۰ – Project Central
  • ۲۰۰۲ – Project Server 2002
  • ۲۰۰۳ –Office Project Server 2003
  • ۲۰۰۷-Office Project Server 2007
  • ۲۰۱۰-Project Server 2010
  • ۲۰۱۳-Project Server 2013
  • ۲۰۱۶-Project Server 2016

همچنین برای آن دسته از کاربران که امکان تهیه سرور فیزیکی را ندارند نسخه ای تحت Cloud به که نام Project Online شناخته می شود از سال ۲۰۱۳ در دسترس می باشد.

مشتریان پراجک سرور

بر اساس تحقیقی را که idatalabs.com منتشر کرده است که در آن به بررسی شرکت های استفاده کننده از نرم افزار های مدیریت سازمانی پرداخته است  ۳۶۶ شرکت مطرح دنیا از پراجک سرور برای مدیریت پورتفولیو های خود استفاده می کنند که عمده آن ها در آمریکا و در صنعت نرم افزار  مشغول می باشند  پراژکت سرور اغلب توسط شرکت هایی با ۵۰-۲۰۰ کارمند و با بیش از ۱۰۰۰ میلیون دلار درآمد استفاده می شود.

لیست ۵ کمپانی برتر استفاده کننده از پراجکت سرور عبارتند از:

مشتریان پراجکت سرور

مشتریان پراجکت سرور