باید اول حاکمیت شیرپوینت را تعریف کنیم، تا در این مقاله هرکجا که از آن یاد کردیم بدانیم که معنی و مفهوم حاکمیت چیست؟
حاکمیت شیرپوینت مجموعه ای از سیاست‌ها، نقشها، وظایف و فرآیندها است که چگونگی ارتباط بین تیم IT و گروه کاربری و مدیران را کنترل می‌نماید تا یک سازمان به اهداف خود دست پیدا کنند. مطمانا هر سازمانی نیازها و اهداف منحصر به فردی دارد که در نگارش و طراحی این حاکمیت تاثیرگذار است. سازمان‌های بزرگتر نسبت به سازمان‌های کوچکتر احتمالا به حاکمیت مفصل‌تری نیاز خواهند داشت چرا که افراد بیشتر و با تخصصهای متفاوت تری در کنار یکدیگر تجمیع شده اند. یک حاکمیت شیرپوینت خوب میتواند:
- استقرار محصولات و فناوری‌هایی مانند SharePoint را موثرتر سازد.
- نرم افزار و سیستم سازمانی را ایمن و منعطف سازد.
- منجر به اطمینان بازگشت سرمایه‌گذاری انجام شده در حوزه فناوری گردد. (بسیار مورد علاقه مدیران عامل مجموعه ها و سازمانها)
یادگیری روش حاکمیت به عنوان یک بخش ضروری برای استقرار موفقیت‌آمیز SharePoint در سازمان است.
پوستر زیر به شما خلاصه‌ای از این محتوا ارائه می‌کند:
حاکمیت شیرپوینت
تیم تدوین و نگارش حاکمیت شیرپوینت
سیاست‌های حاکمیت شما باید از اهداف سازمانی شما حمایت کرده و در زمان تغییر نیازهای سازمانی شما به روزرسانی شود. پیشنهاد می‌کنیم که یک تیم از بخش‌های مختلف سازمان خود ایجاد کنید تا این سیاست‌ها را ایجاد و حفظ نمایند. افرادی را با نقش‌های زیر، تا جایی که ممکن است وارد این تیم کنید:
ذینفعان اجرایی
وظیفه
مجریان کلیدی باید اهداف کلی کمیته‌ی حاکمیت را تعریف کرده و به صورت دوره‌ای موفقیت روش‌ها و سیاست‌های پیاده‌سازی شده را ارزیابی کنند.
ذینفعان مالی
وظیفه
مسئولین ارشد مالی باید اطمینان پیدا کنند که قوانین و فرآیندهای حاکمیت کمک می‌کنند تا سرمایه‌گذاری سازمانی صورت گرفته روی SharePoint باز می‌گردد.
رهبران بخش کسب و کار
وظیفه
رهبران کسب و کار تیم‌ها را معرفی می‌کنند که کار اصلی سازمان را انجام داده و نیازمندی‌ها معماری و عملیاتی استقرار را تامین می‌کنند. آنها با معماران اطلاعاتی همکاری می‌کنند تا معماری اطلاعاتی و استانداردهای طبقه‌بندی را سازمان‌دهی و ایجاد کنند. رهبران کسب و کار همچنین با رهبران IT همکاری کرده تا توافق‌های سطح سرویس و دیگر سیاست‌های حمایتی را ایجاد کنند.
مدیران IT
وظیفه
مدیران IT به ایجاد سرویس‌های پیشنهادی سازمان کمک کرده و مشخص می‌کنند که سازمان چگونه به وظایف IT خود دست پیدا کنند (مانند بهبود امنیت و حفظ قابلیت اعتماد) در حالیکه ویژگی‌ها مورد نیاز تیم‌های کسب و کار را نیز مورد حمایت قرار می‌دهند.
مدیران برنامه نویسی و توسعه دهندگان نرم افزاری
وظیفه
رهبران توسعه نرم‌افزار کمک می‌کنند که مشخص شود کدام ابزار سفارشی‌سازی مورد تایید قرارگرفته است؛
مشخص شود که چگونه امنیت کدهای نوشته شده بررسی و تایید شود؛
و کمک می‌کنند تا استفاده از بهترین روشهای مرتبط با کد نویسی تضمین شود.
متخصصان فنی
وظیفه
متخصصان فنی کار طراحی، تولید، و اجرای سرویس‌ها و راه‌حل‌های IT را انجام می‌دهند.
مربیان (آموزش‌دهندگان)
وظیفه
خبرگان آموزشی باید یک طرح آموزشی برای سازمان شما ایجاد کنند.
کارکنان با نفوذ اطلاعاتی (منظور کارکنانی که با اطلاعات سر و کار دارند)
وظیفه
اعضای سازمان شما که هر روز کار می‌کنند باید کمک کنند تا این اطمینان حاصل شود که سرویس‌ها و معماری اطلاعاتی، نیازهای آنها را برآورده می‌کند.
معماران یا متخصصان طبقه‌بندی اطلاعات
وظیفه
اعضای این گروه‌ها سیستم‌ها و طبقه‌بندی‌های اطلاعاتی را طراحی می‌کنند. آنها بر اساس تحلیل خود از نیازهای اطلاعاتی مخاطب، طرح‌هایی را ایجاد می‌کنند که از اهداف سازمانی حمایت کند و معماری و ناوبری (هدایت) وب‌سایت را تعریف می‌کنند.
مسئول ارشد تطبیق
وظیفه
حاکمیت شامل اطمینان یافتن از این مطلب است که نیازهای قانونی و قوانین وضع شده سازمان برآورده شده و دانش آن مدیریت می‌شود. اگر سازمان شما موظف به تطبیق (سازگاری) یا نظارت قانونی است، این مسئولین تطبیق به عنوان نماینده‌هایی در تیم حاکمیت حضور دارند.
سازمان شما ممکن است تمام این نقشها را نداشته باشد، یا از نام‌های متفاوتی برای برخی از این نقشها استفاده کند و یا حتی چندین نقش را یک نفر یا یک تیم به عهده بگیرد. اما چیزی که واضح است لزوم به وجود این نقشها میباشد.
حاکمیت شیرپوینت و آموزش
آموزش عالی، منابع خوب آموزش و امکان جستجوی مناسب کلید موفقیت در پذیرفته شدن از سوی کاربران هستند. ما پیشنهاد می‌کنیم که موارد زیر را در مورد کارمندان سازمان خود به کار برید:
آموزش نرم افزارها و سرویس‌ها
آموزش مهارت شیرپوینت در طرح حاکمیت شیرپوینت، تاثیر بسیار زیادی جهت پذیرفته شدن آن نزد کاربران و همچنین کاهش هزینه های پشتیبانی خواهد داشت.
آموزش قوانین موجود در حاکمیت شیرپوینت
آموزش قوانین و دلایل وضع آن، میتواند جامعه کاربران را مجاب به پذیرفتن آن و همچنین کاهش هزینه های پشتیبانی گردد.
محتواهایی برای پشتیبانی از سرویس‌ها و سیاست‌ها خود
داشتن منابع با کیفیت و اطلاعاتی که در دسترس باشند به کاربران شما کمک می‌کند تا زمانی که در مورد یک سرویس، فرآیند یا سیاست سوالی دارند، پاسخ آن را پیدا کنند.
یک زیرساخت جستجوی مناسب در محتوی آموزشی
داشتن یک زیرساخت جستجوی مناسب به کاربران شما کمک کرده تا متوجه شوند که به چه چیزی و در چه زمانی نیاز دارند.
بهترین روش برای طراحی حاکمیت شیرپونیت
یک حاکمیت شیرپوینت موثر نیازها و اهداف بخش‌های کسب وکار و تیم‌های IT سازمان شما را پیش‌بینی می‌کند. به این دلیل که هر سازمان منحصر به فرد میباشد، پیشنهاد می‌کنیم که با استفاده از مراحل زیر یک حاکمیت شیرپوینت را برای محیط یا سازمان خود طراحی نمایید:
- اصول اولیه و اهداف خود را تعیین کنید. کمیته‌ی حاکمیت باید تصویر، سیاست‌ها و استانداردهای حاکمیتی را ایجاد کند که این موارد قابل اندازه گیری باشد تا بتوان مطابقت (سازگاری) آنها را بررسی و مزایای بدست آمده از آنها برای سازمان را به صورت کمی تعیین کرد. برای مثال، طرح شما باید نیازمندیهای ارائه (تحویل) سرویس را هم از جنبه‌ی فنی و هم از جنبه‌ی کسب و کار برای SharePoint شما شناسایی کند.
- اطلاعات کسب و کار خود را طبقه‌بندی کنید. اطلاعات خود را بر اساس یک طبقه‌بندی موجود سازمان‌دهی کرده، یا یک طبقه‌بندی سفارشی ایجاد کنید که شامل تمام اطلاعاتی باشد که از روش کسب و کار شما پشتیبانی کند. بعد از اینکه اطلاعات شما سازمان‌دهی شد، یک معمار اطلاعاتی (MIS – data mining) برای مدیریت آن طراحی کنید. سپس سرویس‌هایی IT که بیشترین تناسب را برای پشتیبانی از آن دارند تعیین کنید.
- یک استراتژی آموزشی ایجاد کنید. عنصر انسان (بعد از حاکمیت شیرپوینت) مهمترین عنصر در موفقیت یا شکست استقرار SharePoint است. یک طرح آموزشی جامع باید نشان دهد که چگونه از SharePoint مطابق با استانداردها و روشهای پیاده‌سازی شده استفاده شود و همچنین مشخص می‌کند که چرا این استانداردها و روش‌ها مهم هستند. طرح شما باید انوع آموزش‌های مورد نیاز برای گروه‌های کاربری خاص را پوشش داده و ابزار آموزشی مناسب را بیان کنند. برای مثال، بخش IT شما ممکن است یک صفحه‌ی پرسش‌های رایج (FAQ) در مورد پیشنهادات سرویس SharePoint داشته باشد، یا بخش کسب و کار شما ممکن است آموزش آنلاین را فراهم کند که این آموزش نشان می‌دهد چگونه یک فرآیند جدید مدیریت اسناد راه‌اندازی و استفاده شود.
- یک طرح در حال پیشرفت ایجاد کنید. حاکمیت موفق در حال پیشرفت بوده و دائمی میباشد. کمیته‌ی حاکمیت باید قوانین را را بررسی مجدد نماید تا نیازمندیهای جدید در طرح حاکمیتی اضافه کند، اصول حاکمیتی را ارزیابی مجدد کرده و اصلاح کند، و تضادهای بین بخش‌های کسب و کار برای منابع IT را حل نماید. کمیته باید گزارش‌های منظمی را به حامیان اجرایی ارائه دهد تا قابلیت پاسخگویی خود را افزایش داده و به تقویت سازگاری (مطابقت) در سازمان خود کمک کند. اگرچه این فرآیند پیچیده به نظر می‌آید، اهداف آن افزایش بازگشت سرمایه‌گذاری انجام شده در SharePoint، بهره‌بردن از مزایای SharePoint و بهبود بهره‌وری سازمان شما است.
منبع: سایت مایکروسافت
مقالات بعدی مرتبط با روشهای پیاده سازی:
روشهای پیاده سازی شیرپوینت وابسته به واحد فناوری اطلاعات
