چک لیست ادمین فارم شیرپوینت

قصد داریم تا در این مقاله به مواردی که ادمین فارم شیرپوینت بایستی به صورت روزانه ، هفتگی و ماهانه بررسی کند اشاره کنیم. این متن از سایت مایکروسافت تهیه و ترجمه گردید است.
مدیریت و بررسی وضعیت سلامت و عملکرد کلی سرور
مانیتور کردن فضای استفاده شده با استفاده از سیستم گزارش موجود در شیرپوینت برای تک به تک سایت ها
مدیریت دسترسی های شیرپوینت
آنالیز و گزارش گیری از عملکرد و استفاده از شیرپوینت
جا به جایی/کپی کردن سایت ها
پشتیبانی از نیاز های لود بالانس شبکه و اطمینان از صحت عملکرد آن
بررسی منظم event ها و پیام های موجود در event viewer و performance monitor
بررسی، clean-up، مدیریت و پیکربندی منظم اکانت ها و سایت های شیرپوینت. این بخش از رول، به دسترسی های نزدیک به ادمین اکتیو دایرکتوری نیاز دارد (در صورتی که دسترسی های مختلفی وجود دارد)
آنالیز کردن منظم محتوای شیرپوینت و storage
مانیتور کردن ترند های شیرپوینت (به عنوان مثال، میزان استفاده و پیشرفت استفاده از شیرپوینت و فضای دیسک)
تنظیم کردن هشدارها و اجبار به استفاده از پالیسی ها
رسیدگی منظم به محیط شیرپوینت
تشخیص و گزارش خطاهای نظارتی
چک کردن سیستم گزارشات، SQL سرور و پچ های شیرپوینت و پکیج های آپدیت

فعالیت های یک باره/برای بار اول

۱-  تعیین پچ های اصلی برای اعمال پچ ها
۲- آپدیت ویندوز
۳- پک های sql server  
۴- مستندسازی زیرساخت کلی سیستم
۵- مستند سازی برنامه های disaster recovery برای مراکز داده، سرور، یا مستند سازی بازیابی
۶- تعیین جستجوی زیرساخت (چه چیزی فهرست شده؟ چندین بار؟ …)
۷- تعیین طراحی مداوم (چه قالبی برای هر منطقه انتخاب شده؟)
۸- تعیین بهترین تمرین ها برای ایجاد سایت ها، مجموع سایت ها، و پایگاه های داده ی محتوا
۹- تعیین استراتژی برای BI در شیرپوینت (بر روی داشبورد ها، داده ها کجا ذخیره شده اند؟ چگونه نمایش داده شده اند؟ و…)
۱۰- ایجاد Service Level agreement برای شیرپوینت
۱۱- ساخت مستندات best practice برای طبقه بندی ها
۱۲- ساخت مستندات best practice بر روی پیکربندی امنیت
۱۳- ساخت مستندات رول های شیرپوینت
۱۴- تعیین اشخاص مجاز برای دسترسی به سایت (فقط داخل سایت؟ مشتریان چطور؟)
۱۵- تعیین چگونگی دسترسی همکاران و مشتریان با سایت
۱۶- تعیین مراحل ارسال درخواست برای یک سایت
۱۷- تعیین مراحل درخواست دسترسی به یک سایت
۱۸- ساخت مستندات best practice برای توضیح چگونگی و زمانبندی انتشار یک سند برای یک متقاضیان جهانی (آیا باید به صورت PDF باشد؟)
۱۹- ایجاد مکانیزم اظهار نظر و/یا بازخورد برای بهبود سایت
۲۰- تعیین قرارداد نامگذاری
۲۱- ایجاد پروسه ی FAQ (برای کاربران و help desk)    
۲۲- ایجاد مراحل تمرین

فعالیت های روزانه

۱- event viewer ویندوز برای مشکلات با اولویت بالا بررسی شود
۲- لاگ های شیرپوینت برای بررسی مشکلات با اولویت بالا بررسی شود
۳- مانیتور کردن برنامه ی ۳rd party، سرویس ها، وب سایت ها، برنامه ها
۴- تیکت ها، گزارشات XIS، تماس ها، در فکر اسکریپ های جدید پاور شل بودن (مانند Automation و ابزار مانیتورینگ)
۵- تسک های workflow، مشکلات دسترسی سایت ها، ایجاد لیست وظایف روزانه، لاگ های IIS و UIS، در فکر ایده های خلاقانه
۶- جستجوی در مورد وبلاگهای مرتبط با شیرپوینت، مقالات، فروم ها و بررسی مشکلات حل شده

فعالیت های هفتگی
۱- بررسی مجدد گزارشات Search Usage   
۲- اقدامات به تحقیق بر مبنای جستجوهای متداول کاربران – تایید آنکه به درستی کار میکنند
۳- بررسی صحت کارایی اعلان ها
۴- افزایش جستجو از طریق بازبینی و الگوهای جستجو (پیاده سازی لغاتی متداولی که معمولا در جستجوها از آن استفاده نمیشود (Noise Wordها)، استفاده از لغات Best Bets، ورودی های thesaurus و…)
۵- بازبینی و تصحیح مکعب BI موجود و بخش های وب (در صورت وجود)
۶- بررسی بهره وری بخش های مختلف سرور (ورودی و خروجی دیسک، فضای دیسک، CPU و …)
۷- بررسی سوالات و مشکلات هفته ی پیش و آپدیت FAQ 
۸- از درستی کارایی بک آپ های خارج از سایت اطمینان حاصل کنید
فعالیت های ماهانه
۱- بررسی معماری کلی سرور بر اساس استفاده ی فعلی
۲- بررسی طراحی تک به تک سرورها
۳- بررسی پچ لیست های منتشر شده برای سیستم عامل ویندوز، سرور SQL و شیرپوینت
۴- اجرای پچ ها طبق راهنمایی موجود
۵- بررسی پچ ها یا نگهداری ۳rd party کنترل ها (بخش های وب، iFilter ها و …)
۶- بررسی دیاگرام های معماری کلی سرور و تهیه مستند برای آپدیت ها و تجدید نظرها
۷- بررسی معماری جستجو برای مکان های جدید به منظور فهرست کردن، crawl یا مستثنی کردن (Crawl: به منظور استخراج تمامی لینک های موجود با وارد شدن به یک صفحه، و تمامی صفحات موجود در آن لینک ها، که توسط ربات ها یا عنکبوت های موتور جستجو انجام میشود، توسط موتورهای جستجو برای قرار دادن در لیست Crawl) 
۸- تهیه گزارش از شیرپوینت آپ تایم و SLA  
۹- بررسی سلسله مراتب امنیتی
۱۰- بررسی عملکردهای جدید یا گسترش سایت ها. بررسی کنید تا در صورت نیاز تمارین بروز شوند.
۱۱- بررسی کنید که بک آپ ها معتبر و حاوی داده هستند
فعالیت های فصلی
۱- بررسی طرح های Disaster Recovery   
فعالیت های سالانه
۱- اجرای تمرینی که Disaster Recovery Plan   
۲- طرح ریزی برای آپگرید: SQL، شیرپوینت ۲۰۱۶، ویندوز، آپدیت های عمومی (PU) و آپدیت های تجمیعی(CU)، ایجاد وظایف cleanup برای کاربران (سایت ها،uls،dbs، کاربران قدیمی، انجام clean up برای UPS)
میتوانید در این مقاله نسخه اصلی را مشاهده کنید.
روزانه
۱- استفاده از یک مرورگر، اتصال به سایت های سطح بالای تمامی نمونه های شیرپوینت در سطح محیط کاری، برای اطمینان از دسترس پذیری
۲- لاگین به تمامی سرور های موجود شیرپوینت (web front end , application, database) برای اطمینان از اینکه به درستی در حال اجرا هستند. این مورد شامل تمامی محیط های عملیاتی و تست می باشد. اگرچه، بررسی سلامت کلی سیستم و عملکرد آن حشو و ابتدایی به نظر میرسد، این فرآیند برای حفظ بهره وری کارایی محیط اجرایی و کاربران امری ضروریست.
۳- بررسی عملکرد IIS بر روی وب سرورها، برای اطمینان از در دسترس بودن وب سایت ها و برنامه ها.به این مورد از طریق زیر می توان دست یافت: Start/Program Files/Administrative Tools/Internet Information Service(IIS) Manager
سپس فولدر مربوطه در Web Application Pool و سایت های اینترنی را انتخاب کنید. با این کار، لیستی از سایت ها و Web Application Pool ها در سمت راست کنسول MMC ظاهر میشود که نشان دهنده ی وضعیت سرویس ها (Running,Stopped,Disabled) میباشد. در صورت نیاز ریستارت کنید.
۴- در صورتی که هرگونه خطایی گزارش یا مشاهده شد، event log ها را در سرورهای مختلف بررسی کنید و به کد های خطا را در وبسایت مایکروسافت جستجو کنید. اگر از ابزار مانیتورینگ استفاده میکنید (از قبیل MOM یا Microsoft Operations Manager)، اعلان هایی را بر اساس آی دی های ایجاد شده تنظیم کنید تا به صورت فعالانه بتوانید محیط شیرپوینت خود را مانیتور کنید
هفتگی
۱- مانیتور کردن فضای استفاده شده دیسک شیرپوینت از طریق گزارشات داخلی شیرپوینت برای هر مجموعه سایت. بسته به فضای استفاده شده و سرعت هایی که در آن شماره ها تغییر میکنند، از این فرصت برای پاک کردن نسخه های قدیمی و المثنی استفاده شود، میتوان از مسئول سایت یا مستندی که ایشان تهیه کرده است فضای خالی ایجاد کرد.
۲- با مسئولین سایت ها جلسات در هفته یک یا چند بار تشکیل شود تا از این موضوع که مسئولین سایت ها از تغییرات ایجاد شده آگاهی دارند، اطمینان حاصل شود و بازخورد آن ها را در مورد چگونگی افزایش محیط کاربر پسندانه شیرپوینت دریافت کرد.
۳- برنامه ی بک آپ ها چک شود(این کار را بسته به اهمیت و محیط شیرپوینت شما می توان روزانه انجام شود). از حجم داده های بک آپ گیری شده و کامل بودن فرآیند بک آپ اطمینان حاصل نمایید.
۴- پچ های مایکروسافت، مقالات علمی شیرپوینت Microsoft Office SharePoint Server    
۵- آرشیو Event Log ها (در صورت نیاز)
ماهانه/ فصلی
ماهانه – چک کردن پچ های سیستم عامل ها و SQL. همکاری با تیم سخت افزار و مجازی سازی، برای اطمینان از اینکه بایوس و سرویس پک ها به درستی به سخت افزارهایی که محیط شیرپوینت شما بر روی آنها در حال اجراست، متصل شده است.
ماهانه- اعتبارسنجی بک آپ ها. برگرداندن بک آپ ها در یک محیط تست برای اطمینان از تمامی داده ها بک آپ گرفته شده اند.
ماهانه- مستندسازی به روز. چک کردن معتبر و دقیق بودن تمامی مستنداتی که توسط کاربران، مدیران و صاحبان سایت ها در حال استفاده است
فصلی- بررسی نیازهای ذخیره سازی داده ها در بلند مدت بر اساس شماره های هفتگی
منبع مقاله را در اینجا و اینجا میتوانید مشاهده کنید.
لیست فایل ها چک شود

روزانه

۱- بررسی ریکاوری پوینت های ایجاد شده طبق جدول برنامه ریزی و موفقیت آمیز بودن آنها
۲- چک کردن تمامی سایت ها و زیر سایت ها برای در دسترس بودن
۳- بازبینی Compliance با خط مش آفیس و استانداردها برای محتوای جدید
۴- بررسی هرگونه شکایت کاربران مبنی بر عملکرد سیستم، در دسترس پذیری، و هرچیزی که نیاز به دسترسی دارد.

هفتگی

۱- بررسی فضای دیسک ها در تمامی سرورهای مربوطه
۲- بررسی حجم محتویات پایگاه های داده و ایجاد اصلاحات در صورت نیاز
۳- بررسی و Flush کردن لاگ ها

ماهانه

۱- چک کردن آپدیت ها، تست آپدیت ها در محیط آزمایشگاهی، اعمال آپدیت ها بر روی سایتهای عملیاتی در ساعاتی که ترافیک کم است

برای اطلاعات بیشتر اینجا، اینجا و اینجا را ببینید.

برای تعداد کمی از ما، واژه ی “گزارش” القاء کننده ی احساس وحشت و یا اضطراب است! چه تعدادی از شما خاطرات دوران مدرسه و وحشت از “جلسه با والدین” یا گزارشات پایان ترم (کارنامه) را به خاطر دارید؟ هیچ اطلاعی از رویداد هایی که در حال گذشتن بود نداشتیم، حتی اگر هم به قدری خوب عمل می کردید که هر دوی والدین و معلمان را از خود خشنود سازید، باز هم دوران استرس زایی بود.
اگرچه، نکته ای را که یادگرفتیم، هرچند کم، سرآغازی بود تا در ما اهمیت گزارشات و مراحل تهیه گزارش را ایجاد کند. گزارش گیری، مساله ای نیست که در آن بتوان به راه میانبری دل بست و به امید آن نشست که همه چیز به خودی خود پیش برود. بعدها در زندگی، از شما فرم های گزارش بسیاری را در غالب ها متفاوتی درخواست خواهند کرد، از فرم استخدام، گزارشات مالیاتی، تحصیلات عالیه و خدمات درمانی تا الی آخر…

به عنوان متخصصان آی تی، همه ی ما، در مقطعی، نیاز به کنکاش یا استفاده از اطلاعاتی که از طریق یک گزارش ایجاد شده است خواهیم داشت. به عنوان مدیران شیرپوینت، به کرات به گزارشات شیرپوینت مراجعه میکنیم تا ما را در نگهداری، مدیریت، و بهبود سیستم های موجود کمک کند.
هدف این مقاله ارائه راهنمایی به شما در موارد زیر است:
گزارشات کارکرد
بررسی لاگ ها
گزارش گیری
درمورد کاربران
سایت های شیرپوینت

 

گزارشات کارکرد شیرپوینت

بگذارید کار خودمون رو در مقاله ی گزارش گیری شیرپوینت، با نگاهی بر گزارشات کارکرد شروع کنیم. از روزهای ابتدایی، شیرپوینت همواره به عنوان منبعی برای محتوا شناخته شده است. در ورژن های بعدی این محصول ویژگی های مبتنی بر همکاری جدید و قدرتمندی اضافه شد اما، در هسته ی آن، شیرپوینت کماکان مستندات را نگهداری میکرد و آنها را در دسترس قرار میداد. در شیرپوینت ۲۰۱۳ یک مولفه ی پردازشگر تحلیلی اضافه شد که برای تولید دو گزارش کاربردی استفاده میشد. این دو گزارش، “گزارشات محبوبیت” و “محبوب ترین آیتم های مورد استفاده” بودند.

گزارش گرایش محبوبیت شیرپوینت

این گزارش در سطوح مختلف اطلاعاتی را فراهم میکرد: مجموعه سایت ها، سایت، یا حتی در سطح آیتم های منحصر به فرد از طریق یک لیست یا یک کتابخانه. این گزارشات در غالب یک فرم اکسل، نشان دهنده ی بازدید های روزانه و ماهانه، به تفکیک کاربران بود. به شما توصیه میشود معیارهای زیر را بررسی کنید:
تعداد بازدید ها
تعداد دفعاتی که یک آیتم به عنوان آیتم پیشنهادی به یک کاربر نمایش داده شده
تعداد دفعاتی که بر روی آیتم های پیشنهادی به یک کاربر کلیک شده
هرگونه رویداد کارکرد سیستم که برای پلتفرم شما تعیین شده

گزارشات سایت و مجموعه سایت از طریق منوی تنظیمات سایت قابل مشاهده بود، در حالی که بخش فایل ها و آیتم ها به ترتیب، از قسمت Document Library و List برای دسترسی به گزارشات List Level استفاده می شدند.

جایزه: برای بالا بردن مهارت های مدیریت شیرپوینت، گزارشاتی که هر ادمین شیرپوینت و آفیس ۳۶۵ باید بداند را دانلود کنید

گزارش محبوب ترین آیتم ها

این گزارش تنها در list یا Library موجود است، و به یک ادمین توصیه میشود این گزارش را از طریق رویدادهای کارکرد بررسی کند. به زبان ساده، به این معناست که “پربازدیدترین آیتم ها” و “پر دانلودترین آیتم ها” و “لایک” بررسی شود. یک گزارش خارج از چارچوب فعالیت های دو هفته ی اخیر را نشان میدهد که برای بررسی کوتاه مدت بسیار مفید است.

گزارش تشخیص جستجوی شیرپوینت

در ادامه، پس از بررسی محتویات محبوب به سراغ گزارشات جستجو میرویم. شیرپوینت یک ابزار قدرتمند جستجو را فراهم کرده است که میتواند مقداری ناخوشایند باشد. بسیاری از ادمین ها به بدگمان بودن بر روی این گزارش اعتراف خواهند کرد. به منظور اضافه کردن کارکنان، MS این گزارشات را دسته بندی کرده است:
گزارشات سلامت Query
گزارشات سلامت Crawl
لاگ Crawl

گزارشات سلامت Query

توجه کردن به این نکته که این گزارشات تنها در صورتی قابل مشاهده هستند که یک محتوای کامل Crawl انجام شده است، حائز اهمیت است. بعلاوه، تمامی اشخاصی که میخواهند به گزارشات دسترسی داشته باشند بایستی دسترسی ادمین به Search Service Application داشته باشند. این نکته را هم بدانید که، این گزارشات جامع هستند و می تواند موجب وحشت افراد تازه کار شیرپوینت شود. در زیر خلاصه ای از آنچه در این گزارشات قابل رویت است می آوریم: (اطلاعات کامل تر را از اینجا بخوانید.)
گرایش (گرایش تاخیر Query): توصیه هایی بر روی تاخیر Query که میتوان با فیلترهایی آن را دسته بندی کرد
Flow اصلی (تاخیر Flow Query پیش فرض شیرپوینت): توصیه هایی در مورد Query و کارایی پردازش. این مورد نیز دارای فیلتر است.
Federation: توصیه هایی در مورد تاخیر جستجو برای تمامی منابع محتوا. این گزارش نیز دارای فیلترهای بسیاری است
Search Provider شیرپوینت ( تاخیر جستجوی Flow Query شیرپوینت local)
Search Provider افراد ( تاخیر جستجوی Flow Query افراد): توصیه هایی در مورد Query Latency برای Query هایی که توسط Search Provider افراد Local انجام میشود.
موتور فهرست (Index Engine): توصیه هایی در مورد Query Latency برای هر سرور فهرست که شما از طریق فیلتر مشخص کرده اید.

گزارشات سلامت Crawl

تمرکز این گزارشات بر روی آگاهی دادن به ادمین در مورد اینکه منابع محتوای تعریف شده توسط آنها چگونه در حال Crawl شدن هستند. این گزارشات به اندازه ی گزارشات سلامت Query پیچیده هستند که در زیر به آنها اشاره می کنیم:

نرخ Crawl: توصیه هایی در مورد اینکه در دقیقه چه تعداد آیتم Crawl شده اند
تاخیر Crawl: توصیه هایی در مورد اینکه چه تعداد آیتم بخشی از Crawl Load هستند
صف Crawl: توصیه هایی در مورد اینکه چه تعداد آیتم در صف Crawl هستند.
تازگی Crawl: توصیه هایی در مورد اینکه محتویات Index شده چقدر تازه هستند.
فعالیت پردازش محتوا: توصیه هایی در مورد اینکه منبع یک محتوا چه مدت در حال پردازش بوده است
بار CPU و RAM: توصیه هایی در مورد استفاده از بار CPU و RAM در حین Crawl کردن
Crawl پیوسته: توصیه هایی در بازه های زمانی میلی ثانیه در مورد مقدار زمانی که پرداز Crawl طول میکشد، در حالی که با یک گزارش زمان های جستجو همراه است.

لاگ Crawl

لاگ های Crawl برای سرویس های ارائه دهنده ی جستجو میتواند کمک شایانی به خطایابی کند، این کار را با نتایج جستجو و عناوین کلی انجام میدهد. این لاگ ها به سوالاتی از قبیل سوالات زیر پاسخ میدهند:
محتوا به درستی در فهرست اضافه شده بود؟
برای یک قانون تعریف شده مستثنی شده بود؟
آیا خطایی در فهرست وجود داشت؟

The Office 365 Compliance Center

همانند هر نوعی از گزارشات، این نوع گزارشات غالبا وابسته به پلتفرمی هستند که شما استفاده میکنید. برای ادمین های شیرپوینت، حالا که میدانیم شیرپوینت ۲۰۱۶ در محل (On-Premises) در کنار آفیس ۳۶۵ توسعه داده شده است، ماکروسافت پکیجی را با ویژگی های نسبتا جدید با نام Compliance Center را کنار Tenant های آفیس ۳۶۵ قرار داد.

آفیس ۳۶۵، به عنوان مجموعه ای از برنامه ها (از جمله شیرپوینت، Delve، OneDrive for Business و …) بر روی Cloud موجود است، مشاهداتی بوده است که امکان از بین رفتن داده ها وجود دارد. برای جلوگیری از این امر، این امکان فراهم شده است که ادمین های Tenancy فعالیتها و گزارشات Compliance ی را ایجاد کنند که به آنها کمک کنند تا نیازهای قانونی، قاعده ای و سازمانی را رعایت کند.

پذیرفتن گزارشات خود

امیدواریم، مواردی که اشاره شد گزارشاتی نباشند که موجب وحشت شما شوند. علاوه بر رسمی کردن و ساختاردهی نحوه ی ای که ما کارمان را انجام میدهیم، بی شک، برای ما می توانند شفافیت و ارزش به ارمغان بیاورد و به ما کمک کند در مسیری رو به جلویی که خواهیم داشت تصمیمات مهمی بگیریم.
با شیرپوینت، چه نصب محلی چه ابری، این امکانات گزارش گیری تنها بهتر می شوند، و با معرفی شیرپوینت ۲۰۱۶ رشد و نمو داشته است. پس اگر شما یک ادمین شیرپوینت که از دورنمای گزارشات واهمه دارید، نترسید. از پس چالش های پیش رو بگذرید، در بلند مدت از این کار خوشنود خواهید شد.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *