ایجاد و مدیریت Site Collection در SharePoint 2016-2019

چرا Site Collection های مختلف در شیرپوینت ایجاد میکنیم ؟

همچنین تفاوت Siteو Site Collection چیست ؟

چطور تصمیم بگیریم که برای تیم ، دپارتمان ، پروژه و یا به سادگی یک صفحه همکاری باید سایت بسازیم با سایت کالکشن ؟

در ادامه مطلب این موراد را که به فاکتورهای متفاوتی بستگی دارد بررسی میکنیم و سپس انها را به طور عملی اجرا خواهیم کرد.

هدف از ایجاد مجموعه سایتها، مدیریت مواردی همچون : مدیریت منابع سخت افزاری ،مدیریت ذخیره سازی داده در دیتا بیس ها ، مدیریت کاربران و گروه ها و مجوز های دسترسی , ایجاد و تفکیک واحدهای سازمانی ؛ پروژه ها و تیم های کاری و  … غیره مباشد.

SharePoint Site یک وب سایت است که حاوی Web Parts مختلف است مانند کتابخانه اسناد، تقویم، لیست کارها و غیره. سایت های شیرپوینت می توانند یک یا چند صفحه برای نمایش محتوا به کاربر داشته باشند.

SharePoint Site Collection ، همانطور که از نامش بر می آید، مجموعه ای از سایت های شیرپوینت است که در بخش Web Application ایحاد میشود . هر مجموعه سایت شامل یک سایت سطح بالا و زیر آن است.
هر سایت کالکشن شامل مشخصه های منحصر به فرد خودش شامل site columns (metadata), navigation, permissions (security groups), site templates, branding, و غیره میباشد .

برای کمک به درک بهتر به تصاویر ذیل توجه کنید

Site vs SiteCollection

Site Vs Site Collection

به عبارت دیگر، اگر شما تنظیمات متادیتا یا گروههای کاربری یا امنیتی یا تنظیم رنگ و آرم سایت را در Site Collection  A قرار دهید، باید تمام آن را در Site Collection  B بطور دستی تکرار کنید،  این نکته به تنهایی اساسا عامل تعیین کننده در تصمیم گیری است. زمانی که شما یک سایت را ایحاد میکنید تمامی موارد مانند metadata, security or navigation , … را از سایت کالکشن ارث خواهید برد..

بنا براین زمانی ما چندین سایت کالکشن ایحاد میکنیم که:

  • یک سازمان بزرگ با واحدهای تجاری متفاوت هستیم.
  • دارای تعداد زیاد کاربر در هر دپارتمان هستیم که با توجه به تعداد زیاد آنها و محدودیتهای شیرپونت و مسائل امنیتی باید از هم مجزا باشند.
  • دارای یک سازمان بزرگ هستید که نیاز به چند مدیر شیرپوینت در هر بخش دارید.
  • دارای یک سازمان بزرگ هستید که محتوای بسیار زیادی دارد (از صد ها گیگ صحبت میکنم )و همچینین متقابلا تعداد زیاد workflow که برای مدیریت انها به سایت کالکشنهای متفاوت نیازمندیم.
  • نیاز به ایجاد دسترسی برای کاربران خارج از سازمان را دارید.
  • اساسا سازمان شما خارج از بحث تعداد کاربر و حجم داده دارای بخشها و پروژه های کاملا مجزا است.

 انواع سایت کالکشن :

Path Based Site Collection

Host Name Site Collection

Site Collection SharePoint
 

Host-named site collections شما را قادر میسازد که  DNS name به site collections خود اختصاص دهید.
. برای مثال  http://TeamA.contoso.com و http://TeamB.contoso.com

این امکان شما را قادر میسازد ، چندین سایت با نام DNS  منحصر به خود در یک web application یکسان ارائه نمایید.
اگر شما از این قابلیت استفاده نکنید ادرسهای شما به شکل ذیل نمایش داده خواهد شد.
http://contoso.com/sites/teamA
http://contoso.com/sites/teamB.

یکی دیگر از مزیتهای استقاده  از HNSC   ها کمک به جلوگیری از بروز خطا به علت طولانی بودن  URL  فایل ها میباشد. که در مقاله دیگری به زودی به آن میپردازیم

 

Managed Paths

مدیریت و ایحاد مسیر ها برای Site Collection  ها

برای ایجاد و مدیریت مسیر ها مطابق شکل زیر ابتدا در بخش admi Center  Application Managments روی  Manage web application کلیک کرده   و سپس با انتخاب  web app  مورد نظر خود در نوار بالا گزینه  Managed Paths   را میفشاریم .

Site Collection Sharepoint

 

Site Collection Sharepoint

 

Site Collection Sharepoint

 

 همانظور که مشاهده میکنید امکان ایجاد دو نوع ادرس را داریم :

wildcard inclusion- با همان site

explicit inclusion- یا همان  Roots

یک wildcard inclusionبه شما اجازه افزودن چندین site collections به مسیری تعریف شده را میدهد 
برای مثال اگر شما  /engineering را به عنوان  wildcard inclusion در root site خود مانند http://contoso تعریف کرده اید ، بنابراین شما قادر خواهید بود چندین سایت کالکشن تحت این ادرس ایجاد نمایید   http://contoso/engineering.
اما در صورت تعریف ان از نوع explicit inclusion شما قادر به ایحاد تنها یک site collection  خواهید بود.

 

ایجاد Site Collection

ابتدا وارد صفحه مدیریت شیرپوینت مطابق شکل میشویم  و گرینه  Create a Site Collection  را میزنیم.

Create Site Collection Sharepoint

همانطور که در تصویر ذیل مشاهده میکنیم میتوان ادرس های مختلف را انتخاب نمود.

همچنین قادر به انتخاب Template برای site collection خود خواهید بود که در مقاله دیگری به زودی به تفاوت Template ها میپردازیم .

 

SharePoint Site Collection

Quota Templates – Quota

مدیریت و اعمال محدودیت روی Site Collection  ها

 معمولا همانطور که همه دوستان با مفهوم Quota آشنا هستند ، ما به منظور مدیریت منابع از انها استفاده مینماییم ما قادر هستیم ابتدا یک الگو مشخص ایحاد نموده سپس انها را به مجموعه سایتهای  خود تخصیص دهیم . اما زمان تخصیص این الگو ها  هم میتوان انها را سفارشی نمود.

برای این منظور در بخش  Central Admin- Application Managment روی  Specify quota templates   کلیک نموده .به تصویر ذیل توجه نمایید.

Quota templates Site Collection SharePoint همانطور که در تصویر مشاهده مینمایید ، در ابن بخش میتوانیم الگو های مختلف را ویرایش و یا ایجاد نماییم.

Template to Start from: برای ایجاد الگو جدید نیز هم میتوانیم ازیک الگو دیگر به منظور الگو برداری استفاده نماییم.

 در بخش  Storage Limit Value  میتوانیم حداکثر اجازه استفاده از Storage  را در واحد مگابایت تعیین کنیم و همچنین در چه زمانی ادمین را ار حجم مصرفی مطلع کند و هشدار دهد.

Quota Template Site Collection SharePoint

 در SharePoint نسخه Online حداکثر این میزان را میتوان ۲۵ ترابایت لحاظ کرد. اما در نسخه های ۲۰۱۶-۲۰۱۹ یک Site Collection  میتواند به اندازه  میزان داده و محتوای  شما روی دیتا بیس تعیین گردد(در اینجا میتوانید بیشتر با Content dadabase limitاشنا شوید ) اما در هر حال مایکروسافت به شدت ۱۰۰ گیگابایت را به دلایل ذیل پیشنهاد میدهد :
– backup/restore
– the PowerShell cmdlet Move-SPSite
– عملیاتSQL Server بزرگ می تواند عملکرد Perfomance را تحت تاثیر قرار دهد
– امکان fail سایر Site Collection های مستقر روی همان SQL Server

مدیریت Quota و Locks قفل کردن مجموعه ی سایتها Lock Site Collections

در ادامه قصد تخصیص یک Quota Template را به یک مجموعه سایت مشخص را داریم .
بارها همانطور که تمام ادمین های محترم مطلع هستند نیاز به خارج کردن مجموعه سایتها از دسترس کاربران هستیم که در همین بخش میتوانیم به این قابلیت  Locks  نیز که از نسخه ۲۰۰۷ در دسترس است بپردازیم.

برای اینکار ابتدا مانند تصویر به بخش admin Center – Application Management – Configure quotas and Locks میرویم .

Quota Locks Site Collection SharePoint

در این بخش میتوانیم در ۳ حالت مختلف مجموعه سایتها را قفل کنیم:

جلوگیری از اضافه کردن محتوا
حالت فقط خواندی / محدود کردن تمام عملیاتها مانند ویرایش، حذف و …
بستن کامل سایت و حتی محدود کردن دسترسی ادمینها

OptionDescription
Not lockedUnlocks the site collection and makes it available to users.
Adding content preventedPrevents users from adding new content to the site collection. Updates and deletions are still allowed.
Read-only (blocks additions, updates, and deletions)Prevents users from adding, updating, or deleting content. When a user attempts to add, update, or delete content, the user receives an error message that informs the user that access is denied and that the user does not have permission to perform the action or access the resource. A read-only lock can be either site collection administrator controlled if the site collection is archived or farm administrator controlled
No accessPrevents users from accessing the site collection and its content. Users who attempt to access the site receive an error page that informs the user that the website declined to show the webpage.

Lock Site Collection SharePoint

 

در همین بخش همچنین متوانیم Quota Template های ایجاد شده را به آن تخصیص و حتی ویرایش نماییم .

Quota Site Collection SharePoint

Site Collections Administrators

مایکروسافت به منظور جلوگیری از بروز مشکلات ناشی از مرخصی ، استفعا ، ترک ناگهانی ادمینها از سازمان ، راه پشتیبانی را تدبیر کرده و پیشنهاد میکند برای هر سایت ۲ ادمین در نظر گرفته شود .حتی اگر شخص حقیقی وجود نداشته باشد .

Site Collection Administrators SharePoint

Site Collections Administrators SharePoint

Self -Service Site Collection Management

قابلیت جدید نسخه های ۲۰۱۹-۲۰۱۹ شیرپوینت که در صورت فعال نمودن آن مانند یک دستیار ادمین عمل میکند، بطوریکه میتوانیم یک سری تنظیمات را برای ایجاد Site Collcetion ها از جمله : در دسترس بودن سایت برای کاربران – Quota – اطلاع رسانی به کاربران و … از پیش تعیین نمود .

 Self service site collection SharePoint

Self Service Site Collection SharePoint

امیدوارم که در این مقاله برای تصمیم گیری شما اطلاعات مفید و مورد نیاز را ارائه کرده باشم، در بخش کامنت میتوانید سوالات بیشتر خودتان را مطرح کنید .
برای اطلاعات بیشتر و هرگونه سوال و نیاز به مشاوره کافیست با گروه خانه شیرپیونت ایران ارتباط بر قرار کنید.

منبع :

 Microsoft Doc

Microsoft MVP Presentation – Brian AldermanS

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *