روشهای پیاده سازی شیرپوینت SharePoint وابسته به واحد IT

ما قصد داریم تا در این مقاله روشهای پیاده سازی شیرپوینت که وابسته و مرتبط با واحد فناوری اطلاعات هست را طبق مقاله موجود در سایت مایکروسافت بیان نماییم. معمولا در سازمانها بزرگ و یا حتی متوسط، پیاده سازی شیرپوینت توسط واحد نرم افزار یا در بعضی از موارد واحد سیستمها و روشها و در بعضی دیگر در واحد کنترل کیفیت انجام میشود. معمولا مشکلی که در اینگونه پیاده سازی ها پیش می آید، ارتباط با واحد فناوری اطلاعات است که زیرساخت شیرپوینت را در اختیار داشته و صد البته نگاه کاملا فنی به موضوعات دارد. البته که باید گفت در موارد بسیاری دیده شده است که پیاده سازی شیرپوینت توسط واحد فناوری اطلاعات پیش گرفته میشود، که در اینگونه موارد به وفور دیده شده است که تحلیل درستی از نیاز واقعی کاربران کشف نشده است و معمولا پیاده سازی ها کاملا فنی و بدور از نیاز واقعی سازمان و کاربران میباشد. این موضوع مشکل دیگری است که در مقاله ای مجزا به آن خواهیم پرداخت. اما موضوع اصلی این مقاله نحوه ی ارتباط با واحد فناوری اطلاعات یا همان واحد IT در پیاده سازی های شیرپوینت میباشد که طبق منبع ذکر شده در ابتدای متن از سایت مایکروسافت تهیه و تنظیم گشته است.

شما چگونه سرویس‌هایی که ارائه داده‌اید را کنترل خواهید کرد؟ به همراه هر سرویس چه چیزهایی باید ارائه کنید؟ برای هر سرویس چه دستور العملهایی در سطح کاربری ارائه خواهید کرد؟ و شما چگونه از تکثیر سرورهای مدیریت نشده جلوگیری می‌کنید؟ این سوالات به عنوان بخشی از روشهای پیاده سازی شیرپوینت مرتبط با واحد فناوری خواهد بود.

ما پیشنهاد می‌کنیم که در زمانی که یک تیم IT را برای پشتیبانی از SharePoint ایجاد می‌کنید، یک دستورالعمل مناسب را تدوین نمایید. یک دستورالعمل مناسب اطمینان می‌دهد که نیازمندی‌های کسب و کار سازمان شما به صورتی امن و کم هزینه‌ توسط تیم IT برآورده می‌شود ، یک دستورالعمل مناسب به شما کمک می‌کند تا به صورت یکپارچه عمل نمایید. یک دستورالعمل مناسب برای اجرای موفق یک سرویس IT باید شامل موارد زیر باشد:

  • به منظور تدوین یک دستور العمل مناسب لازم است که پیشنهادهای اولیه‌ی سرویس و سیاست‌های در حال پیشرفت آن را تعریف کرده، و به صورت منظم جلساتی را برگزار کنند تا میزان موفقیت ارزیابی شود.
  • سیاست‌هایی که ایجاد کره‌اید به سازمان شما اطلاع داده شده و اجرا شود.
  • کاربران تشویق شوند که از سرویس استفاده کرده و راه‌حل‌ها و روش‌های شخصی خود را ایجاد نکنند. استقرارها (Installations) ردیابی شده و استقرارهای بیهوده بلاک شوند.

سرویس SharePoint چیست؟

یک سرویس SharePoint یک سرویس IT است که بر این اساس SharePoint سایت‌های میزبانی شده را پیشنهاد می‌دهد. مزایای یک سرویس SharePoint شامل پشتیبان‌گیری (Backup) و بازیابی (restore)، ذخیره‌سازی محتوا، پشتیبانی از سفارشی‌سازی، امنیت، و سطح‌های سرویس مبتنی بر سرعت و دسترس‌پذیری است که در ادامه نشان داده شده است.

عناصر یک سرویس موفق

هنگامی که شما سرویس SharePoint خود را طرح‌ریزی و پیاده‌سازی کردید، عناصر زیر را که می‌تواند در موفقیت تلاش‌های حاکمیتی مشارکت داشته باشد را در نظر بگیرید:

  • یک گروه تدوین کننده دستور العمل را شکل داده و از آن استفاده کنید. سرویس IT شما برای SharePoint باید توسط یک گروه که شامل ذینفعان اجرایی، رهبران بخش کسب و کار، کارکنان با نفوذ اطلاعات، مدیران IT، و متخصصان فنی IT مقرر باشد. هدف گروه تدوین بررسی کردن سرویس است. گروه تدوین پیشنهادات اولیه‌ی سرویس و سیاست‌های در حال پیشرفت سرویس را تعریف کرده، و به صورت منظم موفقیت سرویس را ارزیابی می‌کند.
  • انتشار سیاست‌ها: سیاست‌های پیاده سازی که شما ایجاد می‌کنید باید در سازمان شما به اطلاع عموم برسد. یک وب‌سایت که سرویس را تشریح کند را ایجاد و به روز رسانی نمایید.
  • تشویق به استفاده از سرویس: کاربران را از استقرار سرورهای شخصی خود دلسرد یا منع کنید. در عوض، آنها را تشویق کنید تا از سرویس شما استفاده کنند. سرورهای ایزوله شده (Isolated) بر اساس سیاست‌های امنیتی IT و نیازمندی‌های قانونی سازمان نمی‌توانند پیکربندی شوند. بعلاوه، کاربرانی که سرورهای شخصی خود را مستقر کرده‌اند، نمی‌توانند به صورت صحیحی از سرورهای خود نسخه پشتیبانی تهیه کرده یا سرورهای خود را با Patch ها و update های نرم‌افزاری به روز نگه‌دارند. در نهایت، محتواهای روی سرورهایی که تحت مدیریت واحد فناوری نیستند نمی‌توانند توسط سرویس شاخص‌گذاری (فهرست‌گذاری یا IS) سازمان شناسایی شوند و در نتیجه محتوا و بسته‌هایی ایزوله شده ایجاد می‌کنند که قابل استفاده نیست.

آنچه در سرویس Sharepoint نیاز به دستورالعمل دارد

محدودیت‌ها و سیاست‌ها را برای بخش‌های نشان داده شده در جدول زیر را تعیین کنید. بخشهایی که باید برای آنها دستورالعمل تهیه گردد به شرح زیر میباشد:

سیاست‌های امنیتی، زیرساختی، و وب اپلیکیشن

سیستم به چه صورت بوده و زیرساخت آن به چه صورت نگهداری شده و چه کسی در چه سطوحی دارای دسترسی است؟ حداکثر اندازه‌ی بارگذاری (آپلود) که شما می‌خواهید اجازه آن را بدهید چقدر است؟ آیا شما استفاده از مجوزهای دقیق را کنترل می‌کنید؟

حفاظت از داده (تهیه نسخه پشتیبان و بازیابی)

سطح حفاظت از داده که بر اساس سطوح سرویس پیشنهاد می‌کنید را تغییر دهید. طرح ریزی کنید که هر چند وقت یکبار نسخه پشتیبان تهیه می‌کنید و تا چه اندازه سریع می‌توانید بازیابی داده‌ها را تضمین کنید.

سیاست‌های سایت

از سیاست‌های سایت برای کمک به کنترل تکثیر سایت استفاده کنید. یک سیاست سایت با تعیین اینکه چه زمانی سایت بسته خواهد شد و چه زمانی حذف خواهد شد، چرخه‌ی زندگی یک سایت را تعریف می‌کند. زمانی که شما یک سایت را بسته یا حذف می‌کنید، هر زیرسایت آن نیز بسته یا حذف می‌شود. اگر یک صندوق پیام Exchange با سایت در ارتباط است، در زمان حذف سایت، صندوق پیام از روی Exchange server 2013 حذف خواهد شد.

منابع (به معنی سهم از یک منبع کامپیوتری)

الگوهای سهمیه تعریف می‌کند که چه مقدار داده می‌تواند در یک مجموعه سایت ذخیره شود و حداکثر اندازه‌ی فایل‌های بارگذاری شده چقدر است. در سطوح مختلف سرویس الگوهای مختلف سهمیه را با مجموعه‌های سایت به هم مرتبط نمایید.

طبقه‌بندی دارایی

سایت‌ها و محتوا را بر اساس ارزش (مقدار) و موثر بودن محتوا در سازمان (مثلا تاثیر/ارزش تجاری بالا، متوسط یا کم) را طبقه‌بندی نمایید. این طبقه‌بندی سپس نیازمندی‌های دیگر مانند رمزنگاری اطلاعات دارای تاثیر بالای تجاری را کنترل می‌کند.

  • تاثیر= فاش شدن، در معرض نمایش قرار گرفتن

اگر فاش شود، به تجارت من آسیب می‌رساند؟

  • ارزش= دسترس‌پذیری

اگر در دسترس نباشد، تجارت من می‌تواند انجام شود؟

دستورالعمل سطح کاربری

سازمان شما باید توافق‌های مناسب سطح کاربری را برای هر سرویس فراهم شده توسط شما ایجاد کند. یک توافق خوب سطح سرویس باید شامل موارد زیر باشد:

  • فرآیند موافقت (تایید)، شامل طول زمان و موافقت‌های لازم برای ایجاد یک سایت.
  • هزینه‌ها برای کابران یا قسمت‌های مختلف سازمان.
  • توافق سطح عملیات، که تعیین می‌کند کدام تیم‌ها کدام عملیات را هر چند وقت یکبار انجام می‌دهند.
  • سیاست‌هایی در مورد حل مسئله از طریق یک تیم پشتیبانی.
  • اهداف کارایی مذاکره شده برای اولین بارگیری یک سایت، بارگیری‌های بعدی، و کارایی در مکان‌های راه‌دور
  • استراتژی‌های بازیابی، توازن بار، و غلبه بر خرابی (failover)
  • سیاست‌های سفارشی‌سازی
  • محدودیت‌های ذخیره‌سازی برای محتوا و سایت‌ها
  • چگونگی مدیریت سایت‌های غیرفعال یا قدیمی و فرسوده
  • پشتیبانی از چندزبانی

حاکم نمودن دستورالعملها

علاوه بر حاکم کردن سرویس‌هایی که شما ارائه داده‌اید، همچنین باید استقرارهای SharePoint در محیط خود را نیز حاکم نمایید.

  • ردیابی نصبها : یک نشان‌گر (علامت) سرویس‌های دامنه‌ی اکتیو دایرکتوری (AD DS) که نقطه‌ی اتصال سرویس نامیده‌ می‌شود، سرورهای SharePoint داخل یک سازمان را شناسایی می‌کند. اگر می‌خواهید که نصب نرم افزارها در تمام دامنه‌ها را ردیابی کنید، این نشانگر را برای هر دامنه در سازمان خود تنظیم کنیم. قسمت مربوط به ردیابی یا مسدود کردن نصب های SharePoint Server 2010 را مطالعه کنید.
  • مسدود کردن نصب نرم افزارها : شما می‌توانید نصبهای Sharepoint 2016 را مسدود کنید تا مانع ازاین شوید که کاربران آن را روی سرورهای غیرمجاز که شما قصد پشتیبانی از آن را ندارید نصب کنند. در سرویس‌های دامنه‌ی اکتیو دایرکتوری از Group policy برای تنظیم کلید رجیستری روی تمام سرورها برای مسدود کردن نصبها استفاده کنید.این کلید رجیستری به صورت پیش‌فرض در SharePoint Server 2010 وجود دارد، اما در SharePoint Server 2016 وجود ندارد. شما در صورتی که بخواهید نصبها را مسدود کنید، خودتان می‌توانید آن را در رجیستری ایجاد کنید.
  • با آپدیت‌های نرم‌افزاری به روز بمانید: سرورهای خود را به روز نگه دارید. آپدیت‌های نرم‌افزاری پیشنهادی را آزمایش و نصب کنید. مرکز منابع آپدیت‌ها را برای SharePoint Server 2016 مشاهده کنید.
  • به روز رسانی مجموعه سایت: مجموعه‌های سایت امروزه می‌توانند به صورت مستقل از پایگاه‌داده‌های محتوا ارتقا یابند. تعیین کنید که زمانی که یک نسخه‌ی جدید یا یک آپدیت جدید در دسترس است، چه کسی، چه زمانی، و چگونه مجموعه‌های سایت را ارتقاء دهد. طرحی برای ارتقاهای مجموعه‌های سایت در SharePoint 2013 را مشاهده کنید.

یک دیدگاه در “روشهای پیاده سازی شیرپوینت SharePoint وابسته به واحد IT

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *