در این مقاله قصد داریم تا به موضوع مدیریت راهکارهای شیرپوینت و همچنین مدلهای ارائه راهکار، برندینگ شیرپوینت ، مدیریت چرخه ی حیات اطلاعات و قوانین و مقررات یا همان دستورالعملهای مدیریت آن بپردازیم.

بیایید با چند سوال شروع کنیم:

چگونه راهکارهای شیرپوینتی که برای محیط شما توسعه داده‌ شده‌اند را مدیریت خواهید کرد؟ در راهکارهای شیرپوینتی خود چه نوع سفارشی‌سازی را اجازه خواهید داد و فرآیندهای شما برای مدیریت این راهکارهای شیرپوینتی چیست؟

برای راهکارهای شیرپوینتی کارامد و قابل مدیریت، سازمان شما باید به موارد زیر توجه کند:

• سیاست سفارشی‌سازی: SharePoint شامل ویژگی‌های قابل سفارشی سازی و قابلیت‌هایی است که چندین حوزه‌ی محصول مانند هوش‌تجاری، فرم‌‌ها، جریان کاری، و مدیریت محتوا را پوشش می‌دهد. سفارشی‌سازی می‌تواند خطراتی را برای پایداری، نگهداری و امنیت محیط ایجاد کند. برای پشتیبانی از سفارشی‌سازی در عین حالی که حوزه‌ی ان کنترل می‌گردد، باید یک سیاست سفارشی‌سازی توسعه یابد.
• مدیریت چرخه‌ی حیات: بهترین روش‌ها برای مدیریت اپلیکیشن‌ها را دنبال کرده و محیط‌های خود را همگان با هم نگه‌دارید.
• برندسازی: اگر شما در حال طراحی یک معماری اطلاعاتی و یک مجموعه از سایت‌ها برای استفاده در کل سازمان هستید، توجه داشته باشید که برندسازی را در طرح حاکمیتی خود وارد نمایید. یک مجموعه‌ی رسمی از سیاست‌های برندسازی کمک می‌کند تا اطمینان پیدا کنیم که سایت‌ها به صورت صحیحی از تصویر، فونت‌ها، زمینه‌ها، و دیگر عناصر طراحی استفاده می‌کند.
• راه‌حل‌ها یا App هایی برای SharePoint؟ تصمیم بگیرید که آیا یک راه‌حل یا یک App برای SharePoint، بهترین انتخاب برای سفارشی‌سازی‌های خاص خواهد بود.

سیاست سفارشی سازی راهکارهای شیرپوینت

انواع سفارشی‌سازی‌هایی که شما می‌خواهید به آنها اجازه دهید و چگونگی مدیریت آنها را تعیین کنید. سیاست سفارشی‌سازی شما باید شامل موارد زیر باشد:

• توصیفات سطح سرویس: پارامترهای پشتیبانی و مدیریت سفارشی‌سازی‌ها در محیط شما چیست؟ توافق‌های سطح سرویس را مشخص کنید.
• راهنمایی‌هایی برای به‌روزرسانی سفارشی‌سازی‌ها: شما چگونه تغییرات سفارشی‌سازی‌ها را مدیریت کرده اید، و چگونه این تغییرات را در محیط‌های خود گسترش می‌دهید؟ به روش‌های مدیریت کدهایی که در راهکارهای شیرپوینت نوشته اید (مانند یک سیستم کنترل منبع و استانداردهایی برای مستندسازی کد) توجه کنید.
• فرآیندهایی برای تحلیل: شما چگونه متوجه می‌شوید که یک سفارشی‌سازی خاص در محیط شما به خوبی کار می‌کند، یا شما چگونه تصمیم می‌گیرید که کدام سفارشی‌سازی باید ایجاد شده، تغییر پیدا کرده یا کنارگذاشته شود؟
• ابزار تایید شده برای سفارشی‌سازی: استانداردهایی برای توسعه مانند کد کردن بهترین روش‌ها و ابزارهایی که شما می‌خواهید در سازمان استفاده کنید را در نظر بگیرید. برای مثال، شما باید تصمیم بگیرید که آیا اجازه‌ی استفاده از SharePoint Designer 2013 و Design Manager را می‌دهید، و تعیین کنید که کدام عناصر سایت‌ و توسط چه اشخاصی می‌تواند سفارشی‌سازی شود.
• فرآیند استقرار نمونه اولیه و آزمایش سفارشی‌سازی: شما چگونه سفارشی‌سازی‌ها را آزمایش و مستقر می‌کنید؟ چه اندازه از مردم باید در گروه آزمایش نمونه اولیه وجود داشته باشند؟ استاندارد‌های شما برای آزمایش و اعتبارسنجی سفارشی‌سازی‌ها چیست؟
• چه کسی موظف به پشتیبانی در حال پیشرفت (مداوم) است؟ چه کسی موظف به پشتیبانی از سفارشی‌سازی‌ها در محیط است؟ تیم‌های فردی است یا یک گروه مرکزی؟
• راهنمایی‌هایی برای بسته‌بندی و استقرار سفارشی‌سازی‌ها: آیا شما بسته‌های فردی برای هر یک دارید یا چندین بسته را در یک ویژگی یا راه‌حل وارد می‌کنید؟ کدام سفارشی‌سازی‌ها باید به جای Appهایی برای راه‌حل‌ها باید Apss هایی برای SharePoint باشند؟ شما چگونه اطمینان پیدا می‌کنید که سفارشی‌سازی‌ها در یک محیط روی دیگر قسمت‌های پیاده‌سازی Sharepoint تاثیر نمی‌گذارد؟
• سیاست‌های خاص مربوط به هر نوع بالقوه از سفارشی‌سازی: اجازه‌ی چه نوع سفارشی‌سازی‌هایی را می‌دهید؟ برای اطلاعات بیشتر در مورد انواع سفارشی‌سازی‌ها و خطرات بالقوه‌ی آنها، جدول سفارشی‌سازی که در ادامه‌ی این مقاله است را مشاهده کنید. برای اطلاعات بیشتر در مورد فرآیندهای مدیریت سفارشی‌سازی‌ها، مقاله‌ی سیاست سفارشی‌سازی فناوری‌های و محصولا SharePoint را مشاهده‌کنید.

• سیاست‌هایی در مورد استفاده از کاتالوگ App و فروشگاه SharePoint: شما می‌خواهید کدام Appهای SharePoint را برای سازمان خود در دسترس قرار دهید؟ آیا کاربران می‌توانند به صورت مستقیم Appها را خریداری کنند؟ راه‌حل‌ها یا Appها برای SharePoint را در ادامه‌ی این مقاله مشاهده کنید.

طراحی محصولات SharePoint که قابل سفارشی‌سازی باشند شما را قادر می‌کند تا عملکردی مطابق با نیاز‌های کسب و کار فراهم کنید. سفارشی‌سازی‌ها می‌توانند برای محیط ریسک ایجاد کند، چه این ریسک کارایی، دسترس‌پذیری یا قابلیت پشتیبانی را تهدید کند. به صورت معکوس، یک سیاست بدون سفارشی‌سازی به شدت توانایی سازمان شما را برای بهره‌بردن از بستر SharePoint محدود می‌کند.

تمام سفارشی‌سازی‌ها یکسان نیستند. شما باید به دقت تصمیم‌ بگیرید که اجازه‌ی کدام نوع سفارشی‌سازی‌ها را در محیط می‌دهید؟ شما باید اطمینان بدهید که سفارشی‌سازی‌ها از کارایی، دسترس‌پذیری و قابلیت پشتیبانی که برای محیط در نظر دارید حمایت کند. سیاست حاکمیتی شما باید بین یک سطح قابل قبولی از ریسک و نیازهای کسب وکار سازمان توازن ایجاد کند.

چه‌چیزی در یک سفارشی‌سازی باید مورد توجه قرار گیرد؟ تمام موارد زیر انواع سفارشی‌سازی‌ها در محصولات SharePoint را در نظر می‌گیرند:

• • پیکربندی: استفاده از یک واسط کاربری SharePoint برای پیکربندی محصولات SharePoint
  • برندینگ شیرپوینت: تغییر لوگوها، سبک‌ها، رنگ‌ها، صفحات اصلی و صفحه‌آرایی‌ها، و … برای ایجاد یک نمای شخصی برای سایت‌های SharePoint شما. در مورد برندسازی اطلاعات بیشتری را مشاهده کنید.
  • کد سفارشی: استفاده از ابزار توسعه‌دهنده برای اضافه کردن یا تغییر عملکرد در محصولات SharePoint یا برای تعامل با دیگر اپلیکیشن‌ها. خطرات می‌توانند بسته به نوع عملکرد و سطح اعتماد (روش‌های مبتنی بر اعتماد کامل به ندرت باید استفاده شوند؛ ابتدا App هایی برای SharePoint در نظر بگیرید) تغییر کنند.
  • برخی سفارشی‌سازی‌ها دارای خطرات یا ضربه‌ی بسیار کمی روی محیط شما هستند. برخی دیگر پتانسیل ریسک یا ضربه‌ی بیشتری دارند. جدول زیر مثال‌های از انواع مختلف سفارشی‌سازی‌ها، سطح ریسک مرتبط با آن نوع، و مسائل بالقوه‌ای که در صورت اجازه دادن به آن نوع سفارشی‌سازی ممکن است با آن روبرو شویم را نشان داده است.

همچنین زمانی‌که شما می‌خواهید اجازه‌ی سفارشی سازی در محیط را بدهید، به دقت توجه داشته باشید که آیا یک سفارشی‌سازی خاص مورد نیاز است یا نه. اگر این سفارشی‌سازی باعث ایجاد قابلیتی می‌شود که از قبل در محصول وجود داشت (مثلا ایجاد یک Web part که همان کاری را انجام می‌دهد که Web Part ویرایشگر محتوا یا Web Part جستجوی محتوا انجام می‌داده است)، این کار به نظر غیر ضروری است. ابتدا توجه کنید که قابلیت استاندارد محصول می‌تواند آنچه شما می‌خواهید را انجام دهد، یا اینکه فروشگاه SharePoint را بررسی کنید تا ببینید که آیا یک app برای SharePoint که کار مدنظر شما را انجام دهد، وجود دارد یا نه.

مدیریت چرخه‌ی حیات

روش‌های زیر که جزء بهترین روش‌ها برای مدیریت اپلیکیشن‌ها مبتنی بر SharePoint server 2016 است را در سرتاسر چرخه‌ی حیات آنها دنبال نمایید:

• از محیط‌های توسعه، پیش‌تولید، و تولید مجزایی استفاده کنید، و این محیط‌ها را تا جایی که ممکن است همگام با هم حفظ کنید به صورتیکه بتوانید به صورت دقیق سفارشی‌سازی‌های خود را آزمایش نمایید.
• تمام سفارشی‌سازی‌ها را قبل از اولین انتشار و همچنین بعد از هر به‌روزرسانی (قبل از انتشار نسخه جدید بعد از به روز رسانی) آزمایش نمایید.
• از کنترل کد منبع و نسخه‌بندی راه‌حل و ویژگی برای ردیابی تغییرات ایجاد شده در کد استفاده کنید.

برندینگ شیرپوینت:

برندینگ پایدار از طریق یک روش مشخص به ایجاد سایت‌های منسجم با قابلیت توسعه‌ی ساده‌تر کمک می‌کند. فروشگاه SharePoint برای انسجام بیشتر یک سری پیش‌زمینه‌ها (them) را در گالری پیش‌زمینه‌های خود تایید کرده است تا کاربران بدانند که زمانی که از یک سایت بازدید می‌کنند در جای درستی قرار دارند.

SharePoint Server 2016 شامل یک ویژگی‌ جدید است که برای برندسازی استفاده می‌شود و به عنوان Design Manager نامیده‌ می‌شود. با استفاده از Design Manager، شما می‌توانید یک طرح بصری برای وب‌سایت خود با استفاده از ابزار طراحی وب یا ویرایشگر HTMLای که می‌خواهید ایجاد کنید و سپس آن طراحی را در SharePoint بارگذاری کنید. Design Manager بخش مرکزی و اصلی کار بوده و به عنوان واسطی عمل می‌کند که شما از طریق آن تمام جنبه‌های یک طراحی سفارشی را مدیریت می‌کنید.

راهکارهای شیرپوینت:

SharePoint server 2016 یک مدل توسعه‌ی جدید مبتنی بر appها دارد. App ها برای SharePoint دارای بخش‌های عملکردی در خود هستند که قابلیت‌های یک وبسایت Sharepoint را گسترش می‌دهد. یک App می‌تواند شامل ویژگی‌هایی از SharePoint مانند لیست‌ها، جریان‌های کاری، و صفحات سایت باشد، اما همچنین می‌تواند از اپلیکیشن‌های وب راه‌دور و داده‌های راه دور در Sharepoint نیز استفاده کند. یک App وابستگی بسیار کمی به دیگر نرم‌افزارهای روی دستگاه یا بستری که روی آن نصب شده است دارد یا اصلا وابستگی ندارد. Appها کد سفارشی که روی سرورهای SharePoint اجرا شود ندارد.

برای اینکه از Appها برای SharePoint استفاده کنیم یا اینکه از راه‌حل‌های SharePoint استفاده کنیم می‌توانیم از راهنمایی زیر استفاده کنیم:

• طراحی appهایی برای کاربران نهایی

Appها برای SharePoint:

• کشف و نصب برای کاربران (مدیران مستاجر و مالکان سایت) آسان است.
• از افزونه‌های امن SharePoint استفاده می‌کند.
• انعطاف‌پذیری برای توسعه‌ی ارتقاهای آتی را فراهم می‌کند.
• می‌تواند با منابع مبتنی بر ابر یکپارچه شود.
• هم برای SharePoint آنلاین و هم برای سایت‌های SharePoint درون سازمانی (On-premises) در دسترس است.
• استفاده از Farm Solution ها برای مدیران (Farm solution توابعی جهت گسترش قابلیت‌های وب‌سایت‌های SharePoint می‌باشند).

راهکارهای SharePoint:

• می‌توانند به APIهای سمت سرور که برای توسعه‌ی مدیریت، پیکربندی و امنیت SharePoint دسترسی داشته باشند.
• می‌توانند مدیریت مرکزی، Microsoft powerShell cmdlets، وظایف تایمر، پشتیبان‌گیری‌های سفارشی و … را توسعه دهند.
• بوسیله‌ی مدیران نصب شده است.
• می‌توانند دارای farm، اپلیکیشن وب، یا مجموعه سایت باشند.

برای اطلاعات بیشتر مدل توسعه‌ی جدید، Appها برای SharePoint در مقایسه‌ با راه‌حل‌های SharePoint، و تصمیم‌گیری بین Appها برای SharePoint و راه‌حل‌های SharePoint را مطالعه کنید.

یک سیاست برای استفاده از Appهای SharePoint در سازمان خود ایجاد کنید. کاربران می‌توانند Appها را خریداری و دانلود کنند؟ آیا appهای سازمان خود را در دسترس قرار داده‌اید؟ اگر Appها در حال استفاده باشند چگونه اطلاع می‌دهید؟

• فروشگاه SharePoint: تعیین می‌کنند که آیا کاربران می‌توانند Appها را از فروشگاه SharePoint خریداری یا دانلود کنند.
• کاتالوگ App: Appهای خاص SharePoint را با اضافه کردن آنها به کاتالوگ App در دسترس کاربران قرار دهید.
• درخواست‌های App: درخواست‌های app را به گونه‌ای سازماندهی کنید که بتوان کنترل کرد که کدام Appها خریداری شده و چه مقدار مجوز در دسترس است.
• نظارت بر Appها: برAppهای خاص در Sharepoint server 2016 را نظارت نموده تا خطاها را بررسی کرده و استفاده از آنها را ردیابی کنید.

منبع: سایت مایکروسافت