مدیریت کتابخانه مستندات در شیرپوینت

یکی از قابلیت های شیرپوینت امکان ذخیره داده ها به صورت انواع مختلف فایل در سایت های شیرپوینتی است. در این مقاله با مدیریت کتابخانه مستندات در شیرپوینت بیشتر آشنا می شوید.

مدیریت کتابخانه مستندات در شیرپوینت

در یک لیست می توانید ستون های مورد نیاز خود را بسازید اما در یک کتابخانه تعدادی متا دیتا (Meta Data)  داریم که به صورت پیش فرض وجود دارد و مشخصات فایل در آن ذخیره شده است.چه زمانی ساخته شده است، آخرین تغییرات و ..

در شبکه برای اشتراک اطلاعات از پروتکل SMB استفاده می شود. شیرپوینت اولین سروری بود که از روی HTTP اشتراک داده را ارائه می دهد. برای این منظور امنیت بالایی در شیرپوینت ارائه شده است.

در این ویدیو با نحوه اشتراک داده در شیرپوینت و مدیریت کتابخانه مستندات در شیرپوینت آموزش داده می شود.

One Drive for Business ابزاری است جهت Sync کردن یا همگام سازی داده ها بین کتابخانه شیرپوینتی و یک فولدر اشتراکی است. در این صورت به صورت افلاین شما به فایلهای موجود در One drive دسترسی دارید. تغییرات فایل Word خود را در خانه انجام دهید. وقتی به محل کار خود برگردید تغییرات اعمال می شود.

در ویدیو زیر میتوانید با این قابلیت آشنا شوید.

یکی از قابلیت های کاربردی شیرپوینت ورژنینگ است. با این قابلیت شما میتوانید از یک سند یا فایل موجود، به تعداد مد نظر تغییرات را نگهداری کنید.

در ورژنینگ در صورت Check out یک مینور ورژن اضافه می شود. با هر بار Check in  تبدیل به ماژور ورژن می شود.

(ماژور ورژن : ۱-۲-۳و…  مینور ورژن: ۱٫۱-۱/۲و…)

 

به طور مثال اگر شما از سیستم مدیریت کیفیت استفاده میکنید میتوانید اسناد و فرم های مربوط را در یک کتابخانه شیرپوینتی قرار دهید. با قابلیت ورژنینگ مطابق قوانین استاندارد نسخ قبلی همیشه در دسترس هستند. همچنین در صورت تغییر هر سند میتوانید تایید مدیر را اضافه کنید. در کتابخانه شیرپوینتی Require Content approval for Submitted item را فعال کنید تا بعد از هر تغییر با تایید مدیر امکان رویت سند وجود داشته باشد.

در این ویدیو Versioning را به طور کامل مشاهده کنید.

ساخت نامه های اداری با ساختار ثابت برای تمام شرکت ها و ادارات مورد نیاز است. تصور کنید برای قسمت های قابل تغییر شما ستون های مرتبط را می سازید. در یک فایل متنی Word متن خود به همراه این ستون ها را اضافه می کنید. هر بار کاربر این فایل را باز می کند و فقط قسمتهایی که مشخص شده را وارد می کند.

در این ویدیو با انواع ستون آشنا شوید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *