چهار روش جهت بارگذاری اسناد در شیرپوینت

شما چطور اسناد سازمان‌تان را در شیرپوینت بارگذاری اسناد میکنید؟ اگر تصمیم دارید اسناد سازمانی تان را به طور یکباره وارد شیرپوینت کنید، قطعا این سوال که چگونه باید انتقال یکباره اسنداد به شیرپوینت صورت گیرد ، برای شما مطرح شده است. در این مقاله قصد دارم ۴ روش جهت انتقال انتقال اسنداد به شیرپوینت ( Office 365 / Sharepoint Online و فضای Cloud ) را معرفی کرده و جوانب مثبت و منفی آن‌ها را بررسی نماییم.

بهترین روش انتقال اسناد به شیرپوینت کدامست ؟

  1. بارگذاری اسناد سازمانی به شیرپوینت از طریق Drag & Drop

حقیقتا آسان‌ترین متد انتقال کلی اسناد به داخل شیرپوینت روش Drag & Drop است ، این فیچر از شیرپوینت ۲۰۱۳ در دسترس می‌باشد و تنها کافیست اسناد را از کامپیوتر خود انتخاب و به Document Library مورد نظرتان در شیرپوینت بکشید و رها کنید.

بارگذاری اسناد در شیرپوینت

نکات مثبت بارگزاری اسناد :

  • سریع و ساده
  • بدون نیاز به دانلود و راه اندازی نرم افزارهای اضافه

نکات منفی بارگزاری اسناد :

  • تنها امکان Drag & Drop صد فایل به طور همزمان وجود دارد
  • امکان Drag & Drop فولدرها میسر نیست ، اگر فایلها‌ی شما در داخل فولدرهای تودرتو می‌باشند یا از ساختار بندی مجزای پوشه ها استفاده می‌کنند شما مجبورید پوشه های مورد نیازتان را به صورت مجزا ایجاد نمایید.

  1. بارگذاری اسناد به شیرپوینت از طریق Open with Explorer

یکی دیگر از گزینه‌های انتقال جمعی اسناد به داخل شیرپوینت گزینه Open With Explorer است ، از طریق این گزینه امکان باز کردن Document Library در خارج از محیط شیرپوینت فراهم می‌باشد در حقیقت امکان باز کردن Document Library را در یک مرورگر ویندوز ( Window Explorer ) را فراهم میکند ، این کار براحتی کار با فایلها و فولدرهای موجود در ویندوز می‌باشد. هنگامیکه شما برروی گزینه Open With Explorer کلیک می‌کنید یک پنجره windows explorer باز می‌شود و شما می‌توانید کلیه فایلها و فولدرهای موجود در آن Document Library را مشاهده نموده و با آن کار کنید. با استفاده از این امکان می‌توانید فایلها و فولدرها را براحتی انتخاب و به Document Library داخل شیرپوینت منتقل نمایید.

برای استفاده از این قابلیت کافیست از طریق تب Library برروی گزینه Open with Explorer کلیک نمایید سپس ۵ تا ۱۰ ثانیه منتظر بمانید تا Windows Explorer باز شود.

بارگزاری اسناد در شیرپوینت

نکات مثبت :

  • امکان انتقال فایل‌ها و فولدرها به طور همزمان
  • امکان انتقال حجم زیادی از اسناد به صورت یکباره به شیرپوینت
  • امکان استفاده آسان برای کلیه کاربرانی کاربرانی که با ویندوز کار کرده اند

نکات منفی :

  • امکان استفاده از قابلیت Open With Explorer تنها در مرورگر Internet Explorer امکان پذیر است و اگر شما در Chrome , FireFox و سایر مرورگرها بخواهید از این گزینه استفاده کنید در دسترس نیست ( عموما خاکستری رنگ است)
  • اگر حجم اسنادی که قصد انتقال آنها به شیرپوینت را دارید زیاد است استفاده از این قابلیت توصیه نمیشود ، زیرا در صورت هنگ کردن احتمالی ویندوز امکان ادامه پردازش فراهم نیست و امکان بروز Data lost محتمل است
  1. بارگذاری اسناد با قابلیت One Drive Business Sync :

یکی دیگر از قابلیتهای انتقال فایل به شیرپوینت استفاده از قابلیت One Drive Business Sync می باشد با استفاده از این قابلیت شما می‌توانید One Drive تان با شیرپوینت سینک نماییید و اسناد را از کامپوتر یا One Drive به Document Library های شیرپوینت منتقل نمایید. در گذشته نحوه همگام سازی فضای One Drive با شیرپوینت در یک این مقاله به صورت کامل توضیح داده شده است.

نکات مثبت  :

  • نحوه استفاده آسان، اینترفیس
  • امکان انتقال فایل و فولدر

نکات منفی :

  • عدم امکان انتقال همزمان بیش از ۵۰۰۰ فایل و فولدر به داخل شیرپوینت
  • عدم امکان استفاده در سیستم عامل Mac ( این قابلیت تنها در ویندوز در دسترس است )
  1. استفاده از ابزارهای Migrate به منظور بارگذاری اسناد

تمامی سه مورد بالا که تاکنون مورد بررسی قرار دادیم موارد رایگان بودند و براحتی قابل استفاده برای عموم می‌باشند اما با توجه به اینکه هر گزینه شامل نکات ضعف هایی بود باید بدنبال راه حلی باشیم که بتوانیم مجموع اسناد و پوشه‌ها ( Document Set هارا ) به صورت یکجا در شیرپوینت بارگزاری نماییم ، آخرین راه استفاده از ابزارهای ( Migrate tool ) است که این خدمت را برای ما انجام می‌دهند.

نکات مثبت که اکثر قریب به اتفاق ابزارهای Migrate دارند :

  • توانایی حفظ Metadata ، هیچ یک از موارد فوق که تا کنون مورد بررسی قرار دادیم Metadata مرتبط با اسناد را هنگام انتقال حفظ نمی‌کردند به عنوان مثال اگر شما از هریک از سه روش اول جهت انتقال اسناد به شیرپوینت استفاده نمایید ، تاریخ انتقال اسناد به شیرپوینت از زمان بارگزاری شما در نظر گرفته می‌شود اما با استفاده از ابزارهای Migrate می‌توانید برروی تاریخ صحیح ایجاد اسناد ( Created Date ) و سایر Metadataها حساب کنید.
  • با استفاده از ابزارهای Migrate عموما شما محدودیتی برای انتقال اسناد به شیرپوینت نخواهید داشت به عنوان مثال با این قبیل محدودیت‌ها که فقط ۵۰۰۰ سند یا کمتر را بتوانید منتقل کنید روبرو نخواهید شد.
  • یکی دیگر مزایای استفاده از ابزارهای Migrate اینست که براحتی می‌توانید اسناد تکراری( duplicate ) را مدیریت نمایید که به انتخاب برروی نسخه Over write شوند یا اینکه یک نسخه جدید بارگزاری شود، ضمن اینکه عموم این نرم افزارها هنگام انتقال اسناد به کاراکترهای خاص که در شیرپوینت به عنوان اسم سند مجاز نیستند حساس می‌باشند.
  • یکی دیگر از نکات مثبت ابزارهای انتقال اینست که اکثر قریب به اتفاق آنها علاوه بر امکان انتقال اسناد ، امکان انتقال یکباره چندین Document library و Site را در شیرپوینت فراهم میکنند

نکات منفی :

  • اکثر نرم افزارهای انتقال اسناد به شیرپوینت مستلزم پرداخت هزینه هستند و این هزینه بسته به انتخاب نرم افزارهای مختلف متفاوت است.

۴ ways to migrate documents to SharePoint

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *