ویژگی SharePoint Connect to Outlook یک نمونه درخشان از همپوشانی دقیق بین شیرپوینت و سایر محصولات مایکروسافت است. این اتصال از زمان آغاز به کار بخشی از شیرپوینت بوده است. قصد داریم تا در این مقاله روش اتصال شیرپوینت به اوتلوک را آموزش دهیم.
اما مزایای این ویژگی آسان چیست؟ با اتصال Calendars و دیگر ویژگی های شیرپوینت به اوتلوک، می توانید لیست ها را ببینید و حتی ویرایش ها و ایجاد موارد را از طریق اوتلوک انجام دهید. این کار به شما اجازه می دهد تا بدون باز کردن سایت شیرپوینت کار کنید.
کار با تقویم ها، مخاطبین و وظایف با شیرپوینت اتصال به چشم انداز
به جز ایمیل، سه گزینه استفاده از اوتلوک رایج عبارتند از تقویم، مخاطبین و وظایف. این ویژگی ها دارای لیست مربوطه در SharePoint هستند. اگر کاربر دارای مجوز خواندن در لیست در شیرپوینت باشد، قادر خواهند بود که موارد موجود در اوتلوک همانطور که در شیرپوینت انجام می شود مرور و باز کنند در صورت وجود دسترسی Contribute همچنین قادر به ویرایش، و یا حتی ایجاد یا حذف موارد موجود با اوتلوک هستند. بدین ترتیب هر مجوزی و دسترسی که در شیرپوینت دارید، مجوز مربوطه در هنگام کار با لیست موجود در اوتلوک را دارید.
نحوه ایجاد اتصال:
به لیست مورد نظر در یک سایت شیرپوینت بروید (به عنوان مثال، یک تقویم). در نوار لیست، روی دکمه اتصال به اوتلوک کلیک کنید.
شیرپوینت به اوتلوک
بسته به تنظیمات مرورگر شما، ممکن است یک کادر محاوره ای از مرورگر دریافت کنید که درخواست مجوز اتصال را می خواهد. روی دکمه مجوز کلیک کنید.
شما ممکن است یک کادر محاوره ای از اوتلوک دریافت کنید که آیا می خواهید ارتباط برقرار کنید.
تقویم شیرپوینت به گروه دیگر تقویم ها در نوار ناوبری سمت چپ تقویم اوتلوک افزوده می شود. شما می توانید تقویم را با چک کردن جعبه در کنار نام آن مشاهده کنید برای مخفی کردن آن جعبه را بردارید.
شیرپوینت به اوتلوک
تقویم شیرپوینت را همراه با تقویم شخصی یا سایر تقویم ها مشاهده کنید. این کار رویدادهای شیرپوینت را به تقویم شما اضافه نمی کند، اما به شما امکان می دهد همه رویدادهای را در یک تقویم مشاهده کنید.
مراحل مشابه را برای اتصال به لیست مخاطبین شیرپوینت به مخاطبین اوتلوک یا مراحل SharePoint Tasks به Tasks Outlook دنبال کنید. توجه داشته باشید که از SharePoint Server 2013این ویژگی با MySites فعال شده، که Sync to Outlook نامیده می شود . MySite شما یک لیست اصلی از تمام وظایف شما در سایت ها و از جمله وظایف در اوتلوک دارد.
اتصال اوتلوک به شیرپوینت و کار با لیست ها و کتابخانه ها
بسیاری از کاربران در مورد استفاده از شیرپوینت اتصال به اوتلوک برای مشاهده و کار با اقلام در تقویم، مخاطبین و وظایف می دانند. با این حال، توانایی استفاده از این ویژگی برای سایر لیست ها و حتی کتابخانه ها اغلب نادیده گرفته می شود.
نمای Folder در اوتلوک جایی است که شما برای دیدن همه لیست های شیرپوینت (و کتابخانه ها) که به آن متصل هستید بروید. شما نه تنها تقویم ها، لیست های کارها و لیست مخاطبین را مشاهده می کنید، بلکه هر لیست شیرپوینت یا کتابخانه را می توانید مشاهده کنید. عنوان هر اتصال با نام سایت یا زیرمجموعه سایتی که در آن لیست واقع شده است، شروع می شود. در این مورد هم ، هر مجوزی که در آن لیست در SharePoint دارد، به اوتلوک منتقل خواهد شد.
