پیاده سازی موفق شیرپوینت در ده مرحله

این مقاله راهنمایی من برای پیاده سازی موفق شیرپوینت است که به شیوه ای نوشته شده که شما را قادر به برنامه ریزی فرآیندی می کند که توسط شیرپوینت می تواند در یک سازمان اجرا شود.

در صورت پیروی از ده مرحله ای که در این مقاله نوشته شده است یک نتیجه موفقیت آمیز برای کاربر تضمین میشود و اطمینان داشته باشید که شما یک محیط مدیریت شده به خوبی شیرپوینت را خواهید داشت.

متن به گونه ای نوشته شده است که برای اجرای شیرپوینت 2010 و 2013 و همچنین 2016 استفاده میشود.

در این متن چندین موضوع کلیدی مانند: گرفتن یک مشتری و حمایت از آن، تعیین دستورالعمل، داشتن یک تیم ماهر، ارائه آموزش، عملکرد سرویس، پیکربندی اطلاعات، سیاست ها و استاندارد و مدیریت پیکربندی، مشخص شده است.

لطفا این مقاله را به دور از بحث های احتمالی همچون فرو رفتن عمیق در مکانیزم های زیربنایی یا فناوری های مرتبط، به ساده ترین و ممکن ترین روش نگه دارید و استفاده کنید.

1- دریافت حمایت اجرایی مدیر ارشد

بسیاری از دلایل عدم موفقیت پیاده سازی شیرپوینت در یک سازمان ناشی از این واقعیت است که از ابتدا هیچ حمایت اجرایی و / یا حمایت مالی وجود ندارد.

1-1- چرا حمایت اجرایی مدیر ارشد دریافت می کنید

بسیار مهم است که مدیران موافق با پیاده سازی شیرپوینت شما باشند، و ارتباطات کافی از سمت مدیریت برای نیروی کار شرکت وجود داشته باشد، که بیانگر آن هستند که آنها از پروژه پشتیبانی میکنند. این اولین گام و اولین مرحله برای پیاده سازی موفق شیرپوینت است.

دستیابی به حمایت اجرایی، پذیرش شیرپوینت را تقویت میکند، استراتژی آموزش را تسهیل کرده، و تضمین میکند که مدیریت برخی از اصول پایه شیرپوینت را درک میکند که منجر به حمایت مدیر ارشد اجرایی از پیاده سازی موفق شیرپوینت نزد نیروی کار (همکاران شرکت) می شود.

1-2- دریافت حمایت مالی مدیر ارشد به چه معنا است

ارائه شیرپوینت همراه با حمایت مالی مدیر ارشد بدان معنا است که در پایان پروژه، شرکت شاهد سودمندی هزینه برای پروژه است. در نهایت، هر پروژه فناوری اطلاعات هزینه مالی نیاز دارد، ارزش افزایش بهره وری از طریق استقرار موفق، سود مالی برای شرکت است.

1-3- اگر حمایت اجرایی دریافت نکنید، چه اتفاقی می افتد

اگر شما حمایت اجرایی پروژه را دریافت نکنید، و بدون ‘سرمایه گذاری مالی’ به سراغ استقرار شیرپوینت بروید، مبارزه دشواری برای دستیابی به اهداف دیگر مرتبط با گسترش / ارتقاء پلتفرم وجود خواهد داشت، زیرا هیچ مدیر اجرایی از ابتدا در این پروژه مداخله نکرده است. و اگر آنها مداخله نداشته باشند:

مدیران مزایای این پلتفرم را درک نخواهند کرد.
شما با حامیان مالی مرتبط که مدیران به آنها دسترسی دارند، تعامل نخواهید داشت. آنها کسانی هستند که میتوانند تصمیم بگیرند. و مهمتر از همه، این است که تصمیمات توسط مدیران تأیید خواهد شد.
شما در مورد هزینه های این پلتفرم کمکی نخواهید داشت، و تأیید یا دریافت تأیید نهایی هر گونه خرید و تدارکات مربوط به پلتفرم شیرپوینت – به عنوان مثال، مجوزها، نرم افزار شخص ثالث، هزینه های پیمانکار فرعی و غیره – را دشوار خواهید یافت.
شما هیچ مشوقی ندارید. در صورتی که طی پیاده سازی، کاری اشتباه پیش برود، هیچ کسی وجود ندارد که برای کمک اضافی از وی، درخواست پشتیبانی کنید!

2- تعریف اهداف

شیرپوینت یک پلتفرم گسترده است، که مدیریت سند، اطلاعات کسب و کار، همکاری اجتماعی، کار تیمی، توسعه برنامه های کاربردی سفارشی، و موارد دیگر را پوشش میدهد. اگر هیچ هدفی برای پشتیبانی از بهره وری کاربر وجود نداشته باشد، هیچ امتیازی در استقرار شیرپوینت وجود ندارد.

2-1- ایجاد اهداف و چشم انداز شیرپوینت شما

برای ایجاد اهداف، باید یک طرح کسب و کار را توسعه بدهید. این طرح کسب و کار، استراتژی سطح بالایی را تنظیم کرده، و به نحوی که برای حامیان شما قابل درک باشد، نوشته میشود. این طرح کسب و کار، اهداف را تعریف کرده، و چشم انداز ارائه شده از حامیان شیرپوینت شما را محقق میسازد. طرح های بیشتر مربوط به پیاده سازی واقعی شیرپوینت (طرحهای کیفیت و پروژه) را مرتبط میسازد. این مرحله دو است.

در همان زمان، حامیان اجرایی باید آنچه را که به عنوان چشم اندازی برای شیرپوینت می بینند، ارائه کنند – یعنی، چگونه شیرپوینت را هماهنگ با اهداف کسب و کار و آرمان های خود ملاحظه می کنند.

برای آنکه بتوانید اهداف مهم را تعیین نمایید ، بیان دقیق آنچه که می خواهید به دست آورید، بسیار مهم است – به عنوان مثال:

آیا شرکت سعی دارد کل هزینه مالکیت در مدیریت اطلاعات را کاهش بدهد؟ کاهش کل هزینه مالکیت با بهینه سازی روشهایی است که کاربران به واسطه آنها دادهها را به اشتراک می گذارند. هر گونه
برنامه های کاربردی و نرم افزارهای قدیمی که قابلیت یکپارچه سازی را ندارن باید حذف کنید. با ارائه ابزارها و فرآیندهای بهتر از طریق پذیرش شیرپوینت و محصولات یکپارچه، پیاده سازی موفق شیرپوینت را هدایت کنید.
آیا شرکت سعی دارد استانداردها را بهبود بخشیده و آنها را تعریف کند؟
آیا شرکت سعی دارد سرویس مدیریت محتوا و اطلاعات، یکپارچه تری را به کارمندان خود ارائه کند؟

2-2- تعهد نسبت به دستور العمل (حاکمیت)

شما به ایجاد تعهد نسبت به رعایت دستورالعمل (حاکمیت) شیرپوینت نیاز دارید، و اعضای تبیین کننده این دستورالعمل باید با اولیت بالا به تعیین استراتژی مرتبط با ((شیرپوینت برای چه مواردی استفاده میشود؟)) بپردازند. به عنوان شروع، اجازه بدهید نگاهی به سه حوزه که مستلزم تعیین دستورالعمل (حاکمیت) خواهند بود، بیندازیم. در ابتدا:

2-2-1- مدیریت فنی

سطوح پشتیبانی را برای پوشش ابزارها، web applications و software شناسایی کنید.
اطمینان حاصل کنید که سیاست هایی برای پوشش دادن سفارشی سازی، اصلاح، تهیه نسخه پشتیبان، بازیابی برای جلوگیری از فاجعه و تداوم کسب و کار به درستی تعیین شده باشد.
یک O.O یا (Statement of Operations) یا همان منافع کاربردی به منظور توصیف محیط شیرپوینت برای کاربران و ذینفعان ایجاد کنید.

2-2-2- مدیریت سایت

مشخص شدن سطوح پشتیبانی به اشخاصی که مشغول کار با شیرپوینت هستند چه بر روی سایت ها و چه بر روی اسناد.
اطمینان حاصل کنید که سیاستهای مرتبط با محرمانگی، قابل اعتماد بودن، امنیت و همیشگی بودن اطلاعات به درستی تدوین شده باشد.
روش هایی را ایجاد کنید که به واسطه آنها کاربران میتوانند به اطلاعات آسانتر دستیابی پیدا کرده و همچنین باعث تشدید کاربران شیرپوینت شوند. (O.O را گسترش میدهد).

2-2-3- مدیریت محیطی

یک برنامه مدیریت پیکربندی ساختار یافته تنظیم کنید، بطوریکه بدانید چه چیزی، محیط شیرپوینت شما را تشکیل میدهد.
مدیریت زمانبندی پیاده سازی. اطمینان حاصل کنید که تمام پیشرفت های شیرپوینت طی برنامه ریزی و زمانبندی مناسبی پیش میرود، و استراتژیهای اضافه کردن این پیشرفتها مطابق با استراتژی شیرپوینت شما هستند.

3-یک تیم ماهر فراهم کنید

اگر تیمی که به کار گرفته می شود براساس مهارت های خود انتخاب نشده باشد، و اگر تیمی که به کار گرفته میشود، برای تحویل پیاده سازی به طور کارآمد مدیریت نشده باشد، پیاده سازی شیرپوینت با شکست مواجه میشود.

پیاده سازی شیرپوینت مانند ساخت یک خانه است. شما برای طراحی اینکه خانه چگونه باشد، به یک کارشناس متخصص این کار دارید، تا بتواند خانه را همانند تصور مشتری طراحی نماید. در طراحی آن خانه، جزئیات بسیاری وجود خواهد داشت، گرمایش، آب، برق، خدماتی هستند که باید ساخته شده و پیکربندی شوند. شما برای پیاده سازی آن طرح، تکمیل ساخت، و سپس، پشتیبانی از خدمات در آن خانه، به یک متخصص نیاز دارید.

3-1- افراد مناسب را فراهم کنید

فراهم آوردن افراد مناسب برای کمک به طراحی، ساخت و پس از آن، استقرار شیرپوینت، بسیار مهم است. این امر تنها پس از تعریف، بررسی و نگاشت اهداف به تحویل شیرپوینت میتواند اتفاق بیفتد. این مرحله سوم است.

سفارشی سازی شیرپوینت، پیاده سازی نیست، اما بدان معنا نیست که شما الزامات خود را برای آن
سفارشی سازی در نظر نداشته باشید (اهداف را به یاد دارید؟).

من مواردی از توسعه دهندگان شنیده ام که برای پیاده سازی شیرپوینت به کار گرفته شده اند – اشتباه است. دوباره خانه را در نظر بگیرید. آیا شما طرحی برای لوله کشی در طراحی خانه دارید؟ ممکن است بعضی افراد بگویند ‘بله، چرا که نه’ – اما من با شما شرط می بندم که پس از آنکه خانه در طول یک ماه تکمیل میشود، کسی را برای بررسی مجدد آن خواهید داشت – شاید مهندس ساختمانی؟ بنابراین، ارائه شیرپوینت مستلزم تعدادی نقش مختلف است، که همه آنها در نقش های خود بسیار ماهر هستند. همه آنچه که شما نیاز دارید، کسی برای هماهنگ کردن این کار است. مدیر برنامه یا پروژه، که اگر حاضر نباشد، بدان معنا است که تعداد زیادی از افراد، امور خود را بدون اینکه کسی تضمین کند آنچه که تحویل داده می شود، مطابق با الزامات مشتری است، انجام میدهند.

3-2- مهارت های ویژه ای مورد نیاز است

بله، ارائه شیرپوینت به معنی اطمینان از این مسئله است که شما تیم ماهری در اختیار دارید، که از مهارت های خاصی برخوردار هستند.

من در بخش 6 کتاب مدیریت و پیاده سازی پروژه های شیرپوینت 2010، ‘ساخت تیم شیرپوینت شما’، سعی کردم نوع افراد و دلیل نیاز به آنها را مشخص کنم. توجه داشته باشید که افراد تیم شیرپوینت نسبت به ترکیب طرح کسب و کار توسعه یافته، طرح کیفیت و پروژه همراه با چشم انداز مشتریان شیرپوینت (یعنی، مزایایی که کاربران می خواهند در نتیجه پیاده سازی آن کسب کنند)، در سطح پایینی هستند.

این نیز افراد مورد نیاز برای پشتیبانی از شیرپوینت پس از پیاده سازی مربوط میشود.

4- تنظیم یک استراتژی آموزش

من در سایتی که در شیرپوینت ارائه می کنیم، وبلاگی مینویسم که آموزش های مربوطه و لازم را برای افراد نوشتم تا سریعاً بر آموزش مورد نیاز برای انتخاب شیرپوینت و خدمات مربوطه تمرکز کنند.

در حالی که ارائه دهندگان آموزش بسیاری در دسترس هستند، باید اطمینان حاصل کنید که شناسه ای وجود دارد که زمینه های آموزشی را که مایل به پوشش دادن آنها هستید، مشخص می کند. پذیرش شیرپوینت، کلید موفقیت پیوسته آن در یک سازمان است. عامل کلیدی این، حصول اطمینان از این مسئله است که آموزش در دسترس می باشد، و مدلی تعریف شده است که کاربران بتوانند به بهره مندی از ویژگی های ارائه شده توسط پلتفرم ادامه بدهند (زیرا آنها این ویژگیها را درک می کنند). این مرحله چهار است.

برای شیرپوینت، و در واقع، برای هر پلتفرم یا برنامه کاربردی، متداول است که دو نوع استراتژی آموزش وجود داشته باشد که باید ارائه شوند.

4-1- آموزش فنی

اول، آموزش فنی وجود دارد، و این به کسانی که در زمینه ارائه فنی پلتفرم شیرپوینت کار میکنند، مربوط میشود، که با مدیریت پیکربندی شیرپوینت در ارتباط است. این مدیریت پیکربندی، مدل پشتیبانی برای شیرپوینت است. یکی از اجزای کلیدی آن، مهندس شیرپوینت است (یا برخی، آن را متخصص زیرساخت و یا مدیر سرور شیرپوینت میخوانند). این حوزه جالب توجهی است، زیرا شیرپوینت برای اجرا به تعدادی سرویس و ویژگی سرور نیاز دارد؛ برای مثال، SQL، IIS، .NET چند مورد هستند. علاوه بر این، مدیریت پلتفرم در سطح سرور مستلزم دانش پلتفرم شیرپوینت در سطح سرور است. بنابراین، شما به کسی نیاز دارید که از دانش تخصصی از خدمات زیرساخت و شیرپوینت برخوردار باشد. این بدان معنا نیست که آنها باید در همه این موارد، معلم کاملی باشند، اماً قطعاً باید در شیرپوینت اینگونه باشند. دلایل زیادی برای اهمیت این مسئله وجود دارد، به ویژه زمانی که آنها به مدیریت عملیاتی سرویس و مدیریت پیکربندی شیرپوینت نیاز دارند، که هر دو بعداً مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

به عنوان مثال، دلیل اهمیت آن، یک سازمان است، که تیمهای فنی در آن به قسمت های خدماتی مربوط به خود تقسیم می شوند. به عنوان مثال، یک تیم AD، تیم SQL و تیم زیرساخت، و یک تیم شیرپوینت وجود دارد. این بدان معنی است که تیم شیرپوینت به دانش خوبی در حوزه های خارج از شیرپوینت نیاز دارد، زیرا زمانی که چیزی اشتباه پیش میرود، باید بداند که با کدام تیم ارتباط برقرار کند و چرا. در بعضی موارد، از آنها خواسته می شود تا به تیم های خارجی ، که در آنها خدمات مرتبط با شیرپوینت وجود دارد، آموزش بدهند. مثال خوب همچون یک تیم AD است، که باید از نحوه پیکربندی صحیح AD برای پروفایل های کاربری در دسترس قرار گرفته برای شیرپوینت، آگاه باشد.

4-2- آموزش کسب و کار

دوم، آموزش کسب و کار وجود دارد. این مورد می تواند به رئیس، کاربر ارشد، کاربران اطلاعات و دانش تفکیک شود. درک اینکه کاندیداهای احتمالی چه کسانی هستند، و چرا مناسب نقش های مربوطه می باشند، و فرآیندی که به واسطه آن آموزش کسب می کنند، مهم است (به عنوان مثال، آنها به سایر کاربران آموزشمی دهند).

یک استراتژی آموزشی خوب برای سازمان دارای سه جنبه است:

یک مدل آموزش که مدیریت پیشروی آن آسان است. آخرین چیزی که شما نیاز دارید، یک سازمان آموزشی خارجی، آموزش به برخی از کاربران، و سپس، روش هایی برای رسیدگی به آموزش برای کسانی است که نیازمند آموزش مجدد هستند، و یا افراد تازه وارد سازمان هستند.
کاربران، روش های مختلف آموزش را در اختیار دارند – فقط ‘کتابچه راهنمای کاربر’ را نخوانید.
آموزش مطابق آنچه که انجام میدهند می باشد – این به افزایش بهره وری کاربر منجر می شود، و کاربران را برای پیوستن بسیار سریعتر به استفاده از پلتفرم تقویت می کند.
تحقیقاتی برای شناسایی نحوه یادگیری افراد به بهترین نحو و تعیین اولویت در مورد آنها انجام شده است. این در مقایسه با هزینه ای که سازمان میتواند متحمل شود، نیز متعادل است. به عنوان مثال، اگر مشخص شده باشد که افراد به یادگیری بهتر تمایل دارند، و نسبت به نشستن در مقابل یک مربی، از طریق آموزش آنلاین و CBT (آموزش مبتنی بر کامپیوتر)، کارآمدتر کار میکنند، آنگاه ارائه آموزش باید مکانیزم تحویل در مدل آن را تعریف کند.

4-3- مدل ارائه آموزش

بنابراین، ارائه آموزش نمونه چیست؟ اجازه بدهید این مسئله را بررسی کنیم. در ادامه، مثالی ساده ارائه می شود که در آن باید به کسب و کار آموزش بدهید، تیم فنی و شما باید روش های مختلف آموزش را ارائه کنید. این مثال فرض میکند که سازمان، در حال حاضر، بودجه ای برای آوردن مربیان خارجی در اختیار ندارد.

-مدیریت سایت (مسیر کمپین شیرپوینت) – (1 روز اختصاص بدهید)

-آموزش خدمات توسعه شیرپوینت (براساس خدمات خاص – به عنوان مثال؛ شما می خواهید خدمات امتیاز عملکرد را مستقر کنید، و به کسی نیاز دارید که بتوانید برنامه را به صورت داخلی توسعه بدهد) – (1 هفته اختصاص بدهید)، انگیزه ای برای دریافت گواهینامه در حوزه مربوطه اضافه کنید.

-پلتفرم شیرپوینت و مدیریت سرویس های سرور شیرپوینت- این حوزه جداگانه ای است و به ویژه در صورتی که برای متخصص شدن به آنها نیاز دارید (از طریق صدور گواهینامه)، هزینه خواهد داشت. برای شروع کنندگان، یک هفته اختصاص بدهید.

توجه داشته باشید که برای اجرا برخی از موارد بالا، هزینه های پنهانی وجود دارد. سفر، مواد، منابع و زمان، همگی هزینه خواهند داشت. ریسک هایی نیز وجود دارد، که باید شناسایی شده و کاهش یابند. به عنوان مثال، اگر مدیران شیرپوینت را آموزش می دهید، در حالی که آنها در حال آموزش هستند، چه کسی از پلتفرم پشتیبانی می کند؟

5 – تعریف عملیات سرویس

در سایه استقرار شیرپوینت، گاهی اوقات عملیات سرویس از نظر عملیات ‘کسب و کار مرسوم‘ برای پلتفرم نادیده گرفته می شود.

این حوزه بسیار مهمی از پیاده سازی شیرپوینت است، و به طور مستقیم با اکثر مراحل این راهنما در ارتباط است. به عنوان مثال، اگر شما نحوه در دسترس بودن پلتفرم را مشخص نکنید، هیچ سیاست یا استانداردی به منظور طرح مدل بازیابی فاجعه(مشکلات و نواقص) برای شیرپوینت ندارید. اگر نحوه رسیدگی به مسائل را مشخص نکنید، تعریف استراتژی آموزش شما دشوارتر خواهد بود. اگر مواردی که محیط شیرپوینت شما را تشکیل میدهند، فهرست نکنید، شما طی مدیریت پیکربندی در ثبت و مدیریت تغییرات نسبت به محیط مشکل خواهید داشت.

5-1- چرا عملیات سرویس را تعریف می کنید

اطمینان حاصل کنید که مدیریت محیط شیرپوینت شما تعریف شده است. چرا

محیط خود انطباق و به خوبی تحت نظارت شیرپوینت می تواند به انطباق آسانتر، کاهش احتمال نشت داده ها و زمان کار بیشتر شبکه منجر شود؛
نظارت فعالانه و پیشگیرانه شیرپوینت و سیاست خود انطباقی، هزینه مدیریت سایت شیرپوینت و هزینه های کلی فناوری اطلاعات را کاهش خواهد داد؛
کارکنان شیرپوینت به علت ارائه عملیات خدمات کاملاً ساختار یافته، می توانند اقدامات اضافی را برای بهبود عملکرد شیرپوینت و سیستمهای یکپارچه اتخاذ کنند.

ایجاد یک مدل سرویس برای شیرپوینت بدان معنا است که شما پلتفرمی در اختیار دارید، که توسط نمایندگان فنی، تجاری و حاکمیت شما قابل درک است. این مدل به عنوان بخشی از ارائه فنی در سازمان گسترش می یابد (به عنوان مثال، ارتباطات، اتصال به پایگاه داده، و غیره). این مرحله 5 است.

5-2- ایجاد عملیات شیرپوینت خود انطباقی

اول، اجازه بدهید منظور ما از شیرپوینت خود انطباقی را بررسی کنیم. خود انطباقی فرآیند ارائه سایتی برای کاربران با تعریف گروهی از سیاست ها و قوانین سایت، و سپس ساخت اسکریپت ها برای کپسوله کردن آنها به عنوان قالب های قابل دستیابی است.

به عنوان مثال، شما می توانید قالب هایی برای توابع مختلف سازمان ارائه کنید. به عنوان نمونه، سایت های مدیریت پروژه نسبت به سایت های منابع انسانی از ویژگی های متفاوتی برخوردار هستند، که به طور خودکار ارائه می شوند.

علاوه بر ارائه قالب ها، مدل مجوزهای سازمان را بررسی کرده و اطمینان حاصل کنید که همیشه می دانید که چه کسانی چه سایت هایی دارند؛ از آنجا که مالکیت سایت تکامل می یابد، بنابراین، سایت های شیرپوینت نیز تکامل می یابند. نظارت ساده بر اینکه چه کسی این سایت ها را ‘کنترل می کند’، به شناسایی نیازهای آموزشی، استفاده، و درک بهتر اینکه چه کسی در کنترل این سایت ها به کمک بیشتری نیاز دارد، منجر می شود.

5-3- ایجاد نظارت در عملیات

اما درباره نظارت، این مورد فقط بررسی نمی کند که آیا سرویس های خاصی در حال اجرا هستند یا خیر. مانند تایمر شیرپوینت ویندوز خوب و قدیمی، یا شاید حتی Aplication Pools برای وب شما را بررسی نمی کنند.

نظارت بر شیرپوینت به معنای تأیید این مسئله است که تمام منابع و خدمات در دسترس هستند. در شیرپوینت 2007، این کار ‘آسان’ بود – به سادگی بر برنامه کاربردی جستجوی خود، پروفایل کاربر، مانند BDC و سایر اجزای مرتبط SSP یا Shared Services Provider قدیمی نظارت کنید. در شیرپوینت 2010، این کار با ورود برنامه های کاربردی سرویس – جستجو، پروفایل کاربر، فروشگاه امن، قابلیت اتصال کسب و کار، و غیره – پیچیده تر می شود. علاوه بر این، این برنامه های کاربردی سرویس می توانند برای برنامه های کاربردی وب خاصی استقرار یابند، و بعضی از آنها می توانند به صورت متقابل استقرار یابند. این کار چشم انداز نظارت را به نقطه اطمینان از این مسئله تغییر می دهد که SLA (توافقات سطح سرویس) برای برنامه های کاربردی وب شما به طور مستقیم با برنامه های کاربردی سرویس مرتبط با آنها در ارتباط است. به عنوان مثال، تصور کنید که شما BDC متصل به یک برنامه کاربردی وب خاص را در اختیار دارید، که اطلاعات تجاری را برای شرکت فراهم می کند، و فرآیند بسیار مهم سازمان است. SLA برای آن برنامه کاربردی وب باید از مرتبه اولویت بالاتری نسبت به سایت تیم مبتنی بر پروژه کوچکتر برخوردار باشد، که در آن فرض بر این است که به سادگی به این افراد اجازه می دهد تا محتوا را در تیم پروژه مدیریت کرده و به اشتراک بگذارند.

بنابراین، اگر به شیرپوینت مهاجرت میکنید، فکر نکنید که “خب، می خواهم بر این سرویس ها در شیرپوینت نظارت کنم، زیرا این کاری است که در شیرپوینت 2007 انجام دادم.” برنامه های کاربردی سرویس را که به طور پیش فرض استقرار یافته اند، و برنامه های کاربردی سرویس را که برای برنامه های کاربردی وب خاصی استقرار یافته اند، بررسی کنید. با توجه به برنامه های پیش فرض، تعیین کنید که برای هر یک از برنامه کاربردی وب چه اهمیتی دارند. یک سند ریسک ایجاد کنید، که نشان می دهد در صورت عدم موفقیت برنامه کاربردی سرویس براساس برنامه وب، چه تأثیری خواهد داشت. این به شما نشان میدهد که برنامه کاربردی سرویس، چقدر برای برنامه کاربردی وب مهم است، و در نتیجه، نشان میدهد که باید چه میزان نظارت بر آن اعمال شود.

اطمینان حاصل کنید که قوانین نظارت شما به درستی در بخش مدیریت مرکزی برای farm شیرپوینت شما اعمال میشود. بررسی کنید که این قوانین برای هر یک از حوزه های مربوطه معتبر است، و به طور قابل قبولی بررسی کنید کدام یک از قوانین نظارت میتوانند نادیده گرفته شده و یا اصلاح شوند. همچنین اطمینان حاصل کنید که هر یک از قوانین مستندسازی شده باشند، بطوریکه در صورت نیاز به اثبات SLA خود، اهدافی را که هر یک از قوانین نظارت در محیط شما دارند، محقق کند، و کسب و کار درک کند که چه چیزی مورد نظارت قرار می گیرد.

با انجام این کار، شما یک رویکرد خدمات سیاست محور برای نظارت ایجاد خواهید کرد، که توسط SLA پشتیبانی می شود، و مکانیزمهای گزارشدهی را برای دستورالعمل شیرپوینت دارد.

5-4- بیانیه عملیات تعریف شده است

عملیات سرویس در مورد اطمینان از این مسئله نیز هست که مدیریت روزانه شیرپوینت براساس سیاست های تعریف شده ادامه می یابد، و اینکه کاربران از طریق دسترسی به سایت ها سازنده و مولد نگه داشته میشوند. ویژگی های اعمال شده به این سایتها کارکردی هستند، و کاربران در کنار بهبودها و اصلاحات پلتفرم حفظ می شوند. این به معنای ایجاد بیانیه های عملیاتی است که خدمات، مکانیزم ها و فرآیندهایی را توصیف می کنند که شیرپوینت را به میز راهنمای شما، سایر کمپین های فنی و کسب و کار شیرپوینت متصل می کنند.

عملیات سرویس شما به نوع ارائه خدمات و میزبانی که مایل به ارائه آن هستید، بستگی دارد؛ از سایت ها، تا مجموعه سایت ها، برنامه های کاربردی وب، و تعداد و نوع farm شیرپوینتی که شما دارید.

به عنوان مثال، اگر farm بازیابی از فاجعه، تست و تولید شما روی یک سرور باشند (که ایده خیلی بدی است)، خدماتی که شما ارائه می کنید، نسبت به مدل تقسیم شده ای که بک farm تست، یک farm پیش تولید (یا مرحله بندی)، و یک farm تولید دارد، متفاوت خواهد بود. همچنین به عنوان مثال، ممکن است اضافه کردن یک farm توسعه (که برای این مسئله به کار برده می شود تا به توسعه دهندگان خارجی گفته شود که کد شیرپوینت را بنویسند)، مجدداً پیشنهادات سرویس را تغییر بدهد.

5-5- از پیشنهاد و ارائه خدمات خود مطلع باشید

بنابراین، اطمینان حاصل کنید که شما از چهار پیشنهاد ارائه خدمات از نظر میزبانی شیرپوینت آگاهی دارید. آنها براساس طراحی محیط شیرپوینت، در طراحی عملیات سرویس پیرامون آنها به شما کمک خواهند کرد.

این چهار لایه عبارتند از:

سایتها – شیرپوینت از صدها سایت در هر مجموعه سایت پشتیبانی می کند. این مورد برای محیط های مشارکتی ایده آل است.

مجموعه های سایت – اینها جایی هستند که شما در آنجا می توانید پورتال های جمع آوری و اطلاعات را تعریف کنید. نمونه هایی از اینها عبارتند از مجموعه سایت سطح بالا مانند اینترانت؛ یا مجموعه سایتی برای یک بخش در شرکت.

برنامه های کاربردی وب – اینها برای راه حل های نقطه ای، گروه هایی از مجموعه سایت ها هستند؛ یا جایی هستند که به استقلال ارتباط و فضای نام نیاز دارید.

Farmهای اختصاصی – این جایی است که شما، برنامه های کاربردی خاصی برای شرکت دارید؛ یا جایی است که شما به استقرار مرحله بندی شده نیاز دارید (به عنوان مثال، مسئول تولید)؛ و یا جایی است که شما باید محیط هایی برای مدیریت ارائه خدمات (farmهای تست، پیش تولید، تولید و بازیابی از فاجعه) داشته باشید.

5-6- مدل سرویس خود را بشناسید

دو نوع مدل سرویس در شیرپوینت وجود دارد، و درک آنها می تواند به شما کمک کند تا هدف farm را به طور کلی روشن کنید.

میزبانی کالا، این جایی است که شما از ویژگی های جعبه استفاده می کنید، و از سفارشی سازی کمتری برخوردار هستید. میزبانی کالا، روشی است که به واسطه آن، مجموعه ای از گزینه های قالب در دسترس قرار می گیرند. سپس، کاربران الزامات خود را که به بهترین نحو از آن قالب ها برآورده می شود، انتخاب می کنند. این قالب ها می توانند از سایت های سلف سرویس تا سایت های بلندمدت ساختار یافته ارائه شده و مدیریت شده، گسترده باشند.

میزبانی برنامه کاربردی، شیرپوینت به عنوان پلتفرمی برای میزبانی سفارشی شده یا خطی از برنامه های کاربردی کسب و کار عمل می کند.

برای هر دوی اینها، مباحثی کاملتر درباره سیاست ها و استانداردهای شکل دهنده مدل خدمات وجود دارد. به عنوان مثال؛ سایت ها می توانند در دایرکتوری های سایت ذکر شوند، بنا به تقاضا بایگانی شوند، براساس نوع قالب مورد استفاده برای سهمیه ای خاص تعیین شوند، و غیره.

سایر سؤالاتی که باید پاسخ داده شوند، عبارتند از نحوه پشتیبانی از مقیاس شیرپوینت، نحوه ارائه جستجو، و زمان مداخله پشتیبانی فناوری اطلاعات. این به شما کمک خواهد کرد تا به توافقی در مورد مدل خدمات دست یافته، و پیشنهاد ارائه خدمات را برای مطابقت با این مدل طرح کنید.

این پاسخ ها از طریق کار انجام شده توسط تحلیلگر کسب و کار، معمار شیرپوینت، و کسب و کار ارائه می شوند.

6- پیکربندی اطلاعات

پیکربندی اطلاعات شیرپوینت ستون فقراتِ یک محیطِ به خوبی تعریف شده است که ساختار، طبقه بندی و ساختار محتوا را تشکیل می دهد. که این شامل طراحی ساختار سایت شیرپوینت میشود و دیدگاه کاربران نسبت به بهره وری کاربر را با نتایج پلت فرم شیرپوینت پیوند می دهد و کاربر پاسخ نیازهای خود را در شیرپوینت می یابد.

1-6- پیکربندی اطلاعات چیست؟

پیکربندی اطلاعات مانند طرح یک خانه است. در نظر بگیرید که یک خانه از دیوارها، درها و پنجره ها ساخته شده است. همچنین اینکه هر یک از اتاق ها هدفی دارند و بنابراین تجهیزات مربوطه نیاز به منابع در این اتاق ها دارند. اجازه بدید فکرکنیم به تجهیزاتی که در خانه نیاز هست. برای مثال ماشین ظرفشویی ممکنه نیاز باشه که در یکی از اتاق ها قرار بگیره. بنابراین اجزای مورد نیاز برای اینکه ماشین ظرفشویی قابل استفاده باشه لوله کشی و برق است. برخلاف اینکه گفته میشه اتاق نشیمن فقط نیاز به برق دارد. این تعریف از منابع و حتی ترکیب جزئیات اجزای آن (مثل ولتاژ مورد نیاز، طول لوله کشی، آب گرم و سرد و..) در اتاقی که ماشین ظرفشویی در آن قرار خواهدگرفت، مشابه همان پیکربندی اطلاعات است. به این معنی که هدف هر سایت با توجه به آنچه کاربران در آن سایت ها انجام می دهند مربوط به قابلیت آن سایت و به همین ترتیب پیکربندی اطلاعات آن سایت است.

2-6- چطور پیکربندی اطلاعات را طراحی کنید

برای کشف پیکربندی، کار ضروری و اولیه شامل تجزیه و تحلیل اطلاعاتی است که شرکت بوجود می آورد و در اختیار شما قرار می دهد. بدین معنی که چه محتوایی به هر فرآیندی که برای ایجاد آن داده ها متصل است، مرتبط می باشد.

به عنوان مثال یک محتوای ایجاد شده توسط یک بخش پروژه که مربوط به مدیریت ریسک است را در نظر بگیرید. بطور کلی این امکان وجود دارد که محتوا را به بیش از صرفا “مدیریت ریسک” نسبت دهد. این می تواند یک کد هزینه باشد که توسط واحد حسابداری تولید می شود. واحد حسابداری کد هزینه را از طریق فرآیند دیگری تولید می کند. در اینجا دو موضوع داریم:

در مرحله اول قسمت اطلاعات (کد هزینه) باید به پروژه مرتبط شود.

در مرحله دوم کد هزینه متعلق به واحد حسابداری است.

3-6-. مهارت های مناسب را کسب کنید

تجزیه و تحلیل مورد نیاز برای ایجاد پیکربندی اطلاعات نیاز به یک مهارت برای ساختن دارد. علاوه بر این، موضوع بسیار مهم این است که اگر پیکربندی اطلاعات بطور مداوم از طریق بررسی بازنگری نشود، این پیکربندی برای محیط شیرپوینت معنادار نخواهد بود و از بین خواهد رفت.

بنابراین کشف پیکربندی اطلاعات منجر به ایجاد ساختار محیط شیرپوینت می شود و آن وابسته به منابع مورد نیاز برای مدیریت آن است.ابتدا مطمئن شوید که مجموعه مهارت های لازم را دارید سپس زمانی را برای ساختن حتی یک مدل پایه در نظر بگیرید.

منابع لازم برای ساخت پیکریندی اطلاعات شما Sharepoint Architect و Information Architect sharepoint هستند.

4-6-. نقش شیرپوینت و پیکربندی اطلاعات

طراح شیرپوینت ساختار شیرپوینت را می شناسد و محلی که اطلاعات به صورت فنی در آن چهارچوب جای می گیرد و جایی که محتوا ذخیره می شود و چگونگی ذخیره سازی آنرا می داند. طراح شیرپوینت سخت افزار و زیرساخت شبکه ای که باید مورد استفاده قرار بگیرد را می شناسد. طراح شیرپوینت لازم است محتویاتی که سازمان ایجاد می کند، در زمینه های مرتبطی که می تواند در شیرپوینت پوشش داده شود را، ترسیم کند. در زیر برخی از نمونه های با اهمیت بیان شده است:

WCM Publishing
ECM, Compliance
BI, BPM, KPI, Scorecards
Document / Records Management
Sites and Workspaces
Collaboration
Calendaring and File Sharing
Social Networking

7- تعریف استانداردها و سیاست ها

1-7-کاربر و سازمان

استانداردها و سیاست های شیرپوینت در دو سطح ایجاد می شوند:

سطح کاربر نهایی شیرپوینت SharePoint End User Level
سطح سازمانی شیرپوینت SharePoint Organization Level

استانداردهای سطح کاربر نهایی شیرپوینت و سیاست ها طوری طراحی شده اند که کاربران یک راه آسان و سازگار برای مدیریت سایت های شیرپوینت خود داشته باشند. این با درخواست سایت ها از طریق تنظیم مجوز شروع می شود.

2-7- سیاست های مصرفی (usage policies) کلید اصلی هستند

سیاست های مصرفی یکی از مهمترین جنبه های مدیریت شیرپوینت برای جلوگیری از گسترش و سوءاستفاده از سایت است. در اینجا شما نیاز دارید که دستورالعمل ها و استفاده مناسب از شیرپوینت را بدانید.

سیاست های مصرفی و دستورالعمل های واضح درباره اینکه چگونه و چه زمانی کاربران باید با شیرپوینت کار کنند را بنویسید. توضیح دهید که سوء استفاده یا سوء استفاده از سیستم به چه معناست؟ نحوه حفظ امنیت اطلاعات و زمانی که شیرپوینت باید و نباید مورد استفاده قرار بگیرد را توصیف کنید.

3-7- ارائه مکانیزم برای کاربرانی که با شیرپوینت کار می کنند

برای کاربران بمنظور دریافت پشتیبانی و آموزش، درخواست طراحی سایت و خدمات توسعه و درخواست قابلیت های جدید، مکانیزمی ارائه کنید.

4-7- دستورالعمل این را احاطه کرده است

استاندارها و سیاست ها مسیر دستورالعمل های شیرپوینت را تسریع و روشن می کنند و نقش مهمی در طراحی استانداردها و سیاست های سطح سازمان دارند. دستورالعمل یک فرآیند کلیدی است که می تواند در یک سازمانی که همواره در حال تغییر است تکامل یابد. اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع در لینک زیر موجود است:

http://www.sharepointgeoff.com/governance

8-. اطمینان از مدیریت پیکربندی

این بهترین نمونه نه تنها برای مدل پیاده سازی یک farm شیرپوینت بلکه برنامه های کاربردی در farm شیرپوینت است.

1-8-روند تغییرات

تغییرات از توسعه به انجام آزمایشات و سرانجام به تولید منتقل می شوند.

تغییرات می تواند تغییرات پیکربندی، ارتقاء در نسخه یا تغییرات در زیرساخت باشد. این می تواند در farm شیرپوینت، برنامه های کاربردی وب، جمع آوری سایت و فراتر از آن ها در سایت ها و محتوا، بسته به عوامل زیر باشد:

2-8- تنظیمات مختلفی وجود دارد. به خوبی از آنها استفاده کنید.

Release Management
Configuration Management
Operations Monitoring and Security Management
Communications and Service Management
Code Propagation Testing and Deployment

با استفاده از شیوه های توسعه صدا و انجام آزمایش های متعدد، احتمال تطابق پذیری و پذیرش کاربر در محیط تولید شیرپوینت افزایش می یابد.

9- تقویت فرهنگ و پذیرش افراد

گام نهم اینست که تضمین کند شیرپوینت در سازمان، افزایش بهره وری کاربر را در پی دارد.

1-9- الهام گرفتن و هدف گذاری

شیرپوینت بعنوان یک پلت فرم مشارکتی است که الهام بخش و هدف ده به کاربران برای استفاده از ابزاری است که به آنها اجازه می دهد مدیریت و به اشتراک گذاری ایده های خود را در اختیار داشته باشند. که این کاربران از طریق آموزش جهت چگونگی هدف گذاری و مشارکت در شیرپوینت انگیزه بیشتری بدست می آورند.

2-9- نیاز به مدیریت شیرپوینت

برای انجام این کار نیازمند رهبری از طریق یک متخصص سطح بالا در سازمان است تا ایده ها و نظرات ایشان از طریق شیرپوینت در معرض دید قرار گیرد.

به یاد داشته باشید که اولین قدم- مجوز اجرایی/ هزینه اجرایی- کلید اجرای این رهبری است.

3-9- کارهای دسته جمعی انگیزه بیشتری می دهد

این بدان معناست که کاربران برای ایجاد و تعامل یک فرهنگ در هر موضوع و محتوا بطور کلی باید مدیریت شوند. شما نیاز دارید که بطور جداگانه به کاربران وصل شوید، آنها یک جزء از دستگاه بزرگتر هستند. به هدف رسیدن آنها نیازمند تلاش های جمعی آنهاست تا نتیجه آن قابل دستیابی باشد. شیرپوینت به این روش به عنوان یک ابزار اجازه می دهد افراد در کار به یکدیگر نزدیکتر شوند و در یک محیط مدیریت شده و بطور دقیق تعریف شدهء آنلاین، همکاری نمایند. البته فرض بر این است که تمام مراحل قبلی اجرا شده است.

10- موضوع ساده است

1-10- با افراد خوب شروع کنید

“با افراد خوب شروع کنید، قوانین را تنظیم کنید، ارتباط برقرار کنید، انگیزه و پاداش بدهید. اگر همه چیز را بطور تاثیرپذیر انجام بدهید، یک نتیجه خوب را از دست نمی دهید.”

کلید ارائه یک سرویس بزرگ شیرپوینت همانقدر که به خدمات بستگی دارد به رضایت نیز وابسته است. در صورتیکه کاربران شما این خدمات را به عنوان “خوب” نمی دانند، سرویس خوب شیرپوینت ارائه نشده است.

2-10- نتیجه گیری

این مقاله در ده گام شما را راهنمایی کرده است. لازم نیست هر ده مرحله به طور کامل اجرا شود. اما شما باید هر گام را در نظر بگیرید و آنها را اجرایی کنید.

منبع: سایت مایکروسافت