۱۰ توصیه مهم برای جستجوی پیشرفته در شیرپوینت

در این مقاله می خواهم از حاکمیت شیرپوینت (یا G-word، Governance) شامل آموزش در مورد مهارت در یافتن اطلاعاتی کلیدی و توانایی اجرای یک جستجوی آنلاین موثر اطمینان حاصل کنم. بهبود یافتن قابلیت جستجو یکی از اهداف کلیدی برای اکثر اعمال شیرپوینت است. ما اغلب در مورد ابرداده ها به عنوان کلید بهبود قابلیت جستجو صحبت می کنیم. و سعی ما در این مقاله همانند مقالات گذشته بر آن است در زمینه سواد اطلاعاتی، آموزش ماهیگیری ارائه دهیم، یعنی آموزش شما عزیزان به نحوی باشد که از قابلیتهای جستجو استفاده کنید.

در کنفرانس SPTech Con در بوستون، یک سخنران به مخاطبان توصیه کرد تا هرگز از آندرلاین “_” در نام فایلها استفاده نکنند، زیرا جستجوی شیرپوینت قادر به تشخیص واژگان چسبیده به آن نخواهد بود. بنابراین قادر نخواهد بود محتوای شما را پیدا کند، این دیدگاه من را بسیار عصبی کرد زیرا در این وبلاگ و تقریبا در هر سند حاکمیتی(Governance) که نوشته‌ام توصیه نمودم از “_” در نام فایل ها استفاده کنید تا از٪ ۲۰ مسائل hyperlinks جلوگیری شود. جستجو در اینترنت بازخوردهای بسیار متفاوتی برای من داشت. بنابراین، من برخی از آزمایش‌های کنترل شده را پیدا کردم که قصد دارم جهت استفاده به شما ارائه کنم.

چکیده مطلب

۱۰ نکته برای جستجوی بهتر نتایج:

برای نویسندگان مطالب و مدیران سایت:

  • از فراداده در مخازن اسناد استفاده کنید
  • از نامها و عناوین مفهوم استفاده کنید
  • از شروط و دسته بندی استفاده کنید

برای جستجو گران:

  • استفاده از OR برای توسعه نتایج
  • استفاده از AND برای محدود کردن نتایج
  • استفاده از نقل قول برای نتایج دقیق
  • نگران حروف بزرگ و کوچک نباشید
  • استفاده از خصوصیات در جستجو
  • استفاده از * در جستجو
  • از تلاش ناامید نشوید
  • اگر شما از SharePoint Foundation استفاده می کنید استفاده از آندرلاین “_” در نامگذاری مجاز نمی باشد.

مثلا Sundance_Film_Festival.docx. اگر شما “film” را جستجو کنید سند خود را پیدا نمی کنید.

  • اگر از نسخه های دیگر شیرپوینت استفاده می کنید استفاده از آندرلاین “_” در نامگذاری مجاز می باشد.

در همان مثال بالا هر کدام از کلمات را که جستجو کنید سند خود را خواهید یافت.

در طول تحقیقات من، چند چیز غیرمنتظره را کشف کردم که برخی از آنها کاملا ساده و برخی گیج کننده بود. همانطور که خواهید دید (و امیدوارم به اشتراک بگذارید) اینجا، برخی از راه هایی که می توانید توانایی خود را برای پیدا کردن محتوایی که دنبال می کنید را بهبود ببخشید گفته شده است. من این نکات را انتخاب کردم چون آنها به آسانی قابل یادآوری هستند. به عبارت دیگر شما می توانید از آنها در Google یا Bing یا هر کدام از موتورهای جستجو مورد علاقه خود استفاده کنید.

یکی از چیزهایی که شما در این مقاله متوجه خواهید شد این است که نتایج جستجو در SharePoint 2016 «کاربر پسند» هستند. ارائه تجربه بهتر به کاربر نهایی در توجیه مهاجرت (Migrate) شما قابل قبول است. برای کمک در اینجا ۱۰ نکته از جستجو که به کاربران کمک خواهد کرد که نتایج جستجوی بهتری را در داشته باشند ارائه شده است.

سه نکته اول:

۱- استفاده از Metadate برای کمک به جستجوی محتوا

 موتورهای جستجو به طور کلی از الگوریتم های موزون استفاده می کنند تا اصطلاحات مورد نظر شما را برای مطابقت با موارد جستجو پیدا کنند. اگر اصطلاح شما در نام فایل، عنوان یا سایر فراداده ها (Metadata) مطابقت داشته باشد، معمولا این مورد اگر در متن سند باشد وزن بیشتری پیدا می کند. این یکی از دلایل استفاده از فراداده برای سازماندهی محتوای شماست.

۲- استفاده از نام و عناوین معنی دار برای فایل

اسامی و عناوین فایل ها فراداده های بسیار مهمی هستند. به طور پیش فرض، نتایج جستجوی شیرپوینت به وضوح عنوان سند را نشان می دهد. اگر عنوان خالی باشد، نتایج نام فایل را نشان می دهد.

  • اگر شما از SharePoint Foundation استفاده می کنید، لطفا توصیه های ما برای نام فایل را در این پست در نظر بگیرید. و فعلا مطالبی که در ابتدا در مورد “_” گفتم را فراموش کنید. و از خط تیره “-” استفاده کنید. (استفاده از اسپیس نیز کار خواهد کرد، اما آنها باعث ایجاد لینکهای کثیف (messy hyperlinks) می شوند.)
  • برای همه نسخه های دیگر شیرپوینت از “_” یا “-” استفاده کنید تا کلمات را در نام فایل ها جدا کنید. من به دلایلی که در بالا ذکر شده، ترجیح می دهم تاکید کنم هر دو کار خواهند کرد. از فاصله (Space) بین کلمات در عنوان ها (Titles) استفاده کنید.
  • واژه ها را بدون استفاده از جداکننده در نام فایل یا عنوان، با هم مخلوط نکنید(Smush). اگر شما این کار را انجام دهید، منطقا موتور جستجو کلمات را به صورت جداگانه نمی شناسد. (البته برخی از موتورهای جستجو با استفاده از الگوریتم‌های متن کاوی قادر به شناسایی برخی به هم ریختگی‌ها می باشند)

۳- استفاده از بهترین شرط بندی (best bet)

 یک راه عالی برای اطمینان از این که افراد به راحتی می توانند چیزهای مشترک را که می دانید در سازمان شما مورد نیاز است، پیدا کنند این است که بهترین شروط را برای آنها ایجاد کنید(دسته بندی ها، ارتباطات و …). به عنوان مثال، اگر شما یک کتابخانه از قالب قرارداد داشته باشید، بهترین شرط را که به طور مستقیم به آن اشاره میکنید ایجاد نمودید (مخزنی به نام قرارداد دارید). به این ترتیب، هنگامی که کسی برای قالب قرارداد جستجو می کند، ابتدا به جای درست می رسد  حتی بدون اینکه بداند چگونه می تواند یک جستجوی بهتر را انجام دهد یا از طریق چندین نتیجه جستجو کند. در یک شرکت مشاوره ای ، می دانستند که اغلب اوقات افراد برای کلمات “استراتژی” جستجو می کردند، آنها به دنبال یکی یا بیشتر از موارد زیر بودند: یک فرد که در مورد ایجاد استراتژی می دانست، مثال یک استراتژی تحویل، یا یک مثال از یک پیشنهاد برای ایجاد استراتژی برای یک مشتری. در این مثال، ما باید بهترین شرطی را که به تمام سه نوع نتایج اشاره دارد انتخاب کنیم، پیوند به جامعه “استراتژی” در محل عمل (به طوری که همه کارشناسان را بتوان یافت)، یک پیوند به نمونه هایی از نتایج واقعی استراتژی و یک پیوند به نمونه هایی از پیشنهادات استراتژی موفق باید ایجاد کنیم.

۷ نکته برای جستجوگران

۱- از OR برای گسترش جستجوی خود استفاده کنید تا شرایط بیشتری را وارد کنید

 یکی از دلایلی که شما ممکن است نتایجی را که در جستجوی آن هستید پیدا نکنید این است که شما به اندازه کافی از قابلیتهای موتور جستجو برای یافتن چیزی که میخواهید، نمی دانید. ایده خوبی است که برای جستجوی بیشتر از یک کلمه استفاده کنید. اگر شما نتایجی را که میخواهید دریافت نکردید، سعی کنید شرایط بیشتری را به جستجوی خود اضافه کنید. برای اطمینان از اینکه موتور جستجو می داند که چه می خواهید شرایط را به هم مرتبط کنید، باید کلمات را با یک اپراتور جدا کنید. برای نتایج بیشتر، اپراتور احتمالا “OR” است و شما باید مطمئن شوید که شما OR را بزرگ تایپ می کنید. (به هر حال، این نیز برای گوگل درست است، هرچند گوگل تلاش خواهد کرد تا تفسیر کند که آیا شما منظورتان AND یا OR است یا نه، همیشه این کار درست نیست.)

Search for Festival OR Festivals
Search for Festival OR Festivals

۲- از AND برای محدود کردن نتایج جستجو استفاده کنید

اکثر موتورهای جستجو از جمله شیرپوینت، فرض می کنند که دو کلمه بدون استفاده از  اپراتور جداکننده  از AND به عنوان اپراتور استفاده می کنند (به طور پیش فرض AND را در نظر میگیرند). به عبارت دیگر، جستجو برای “گلابی سیب” همان “سیب AND گلابی” است. در عبارات شامل اپراتور – حروف بزرگ نادیده گرفته می شود.

 

Film festival
Search for film festival (or film AND festival). Note: two or more words separated by spaces are interpreted as if the AND operator is between each word.

۳- برای پیدا کردن عبارات دقیق از نقل قول(“”) استفاده کنید

اگر می خواهید در مورد “رسانه های اجتماعی” بخوانید و چندین نتیجه ای که شامل اسناد و مدارکی است که عبارت است از کلمات اجتماعی و رسانه و در مورد “رسانه های اجتماعی” نیست، را نمی خواهید، این عبارت را درون “” و به صورت “رسانه های اجتماعی” قرار دهید. نقل قول (“”)  به موتور جستجو می گوید که عبارت دقیق داخل نقل قول ها را پیدا کند.

 

Use double quotes for exact phrases.

۴- با توجه به اپراتورهای بولی، حروف بزرگ و کوچک معمولا در جستجو مهم نیستند

جستجو برای Dogs مشابه جستجو برای dogs است. اما جستجو برای Dogs OR Cats مشابه جستجوی Dogs or Cats نیست. در اولین مورد، شما مواردی را پیدا خواهید کرد که هر دو Dogs یا Cats را نشان می دهند. در مرحله دوم، شما به احتمال زیاد مطالب را با هر دو Dogs AND Cats در محتوا پیدا خواهید کرد، زیرا “or” نادیده گرفته می شود و اپراتور پیشفرض AND است.

 

or - OR

۵- از جستجوهای خصوصیتها (نام، عنوان و …) استفاده کنید

اگر مطمئن هستید که یک کلمه خاص در عنوان یا نام یک سند است. شما می توانید از ” filename: value ” استفاده کنید برای جستجوی کلمات در عنوان فایل ” Title: value ” برای جستجو در  عنوان.

 توجه داشته باشید: اگر عنوان خالی باشد، نحوۀ Title: value نیز برای مقدار نام فایل مورد بررسی قرار می گیرد. اگر عنوان خالی نیست، این پرس و جو تنها به محتوای داخل TItle نگاه می کند. این روش مفید است زیرا گاهی اوقات می دانید که یک کلمه، نام یک سند است اما شما نمیتوانید کل نام سند را به خاطر بسپارید. این روش در SharePoint Foundation و همچنین نسخه های دیگر «بالاتر» شیرپوینت کار می کند. اگر filename:festival جستجو کنید، هر سند با نام festival or festivals را در نام فایل پیدا خواهید کرد. جستجو به نظر می رسد که این عبارت را تفسیر می کند: “نام فایل حاوی حروف در festival است.” اگر filename:festivals را جستجو کنید ، فقط اسنادی را دریافت خواهید کرد که اصطلاح ” festivals” دقیقا در نام فایل است. به عبارت دیگر، “نام پرونده حاوی تمام حروف در festivals است.” با این حال، در SharePoint 2013، جستجو برای filename:festival اسناد را در آن واژه ” festivals ” قرار دارد را پیدا نمی‌کند که کمی عجیب است.

Property Search for filename:festival
Property Search for filename:festival

۶- استفاده از یک علامت “*”

اگر از اصطلاح مورد نظر مطمئن نیستید و یا در مورد املایی شک دارید. در جستجوی SharePoint 2010، stemming (فرایند مقایسه فرم های ریشه ای از کلمات جستجو با محتوا که جستجو می شود) در دسترس است، اما برای اکثر زبان ها، از جمله انگلیسی، فعال نشده است. شما می توانید آن را در بخش search results web part مشاهده کنید. واقعا نمی دانم چرا به طور پیش فرض غیر فعال است. فعال کردن stemming اجازه می دهد تا جستجوی کلمه Run مقادیری مانند Runs,Running,ran و … را نیز نمایش دهد. یا مهمتر از همه، جستجو برای holiday برای نمایش تعطیلات شرکت. اگر stemming در محیط شما فعال نیست یا نمی توان آن را فعال کرد، شما می توانید با استفاده از یک علامت (ستاره *)، در آخر کلمات نتایج مشابهی پیدا کنید. برای مثال، شما می توانید Run* را برای دریافت نتایج که شامل Runs یا Running می شود استفاده کنید. با این حال، به یاد داشته باشید که تفاوت در کلمات متفاوتی است که در مقابل نتایج جستجو وجود دارد. جستجوی Run*  نتایج را با عبارت “ran” پیدا نمی کند.

Use a wildcard for partial words – search for festival*

۷- دوباره امتحان کنید

دو سناریو جستجو وجود دارد که من بارها و بارها وقتی که افراد از اینترانت هایشان استفاده می کنند، می بینم. اول این است که آنها چیزی را جستجو می کنند و نتایجی به دست نمی آورند. “ببین،” آنها به من می گویند، “من گفتم که جستجو کار نمی کند. من جستجو می کنم و هرگز نتایجی نخواهم داشت.” دوم این است که نتایج بسیار زیادی به دست می آورند. “به من بگو” ببین، من گفتم که جستجو کار نمی کند. من جستجو می کنم و نتایج بسیار زیادی کسب می کنم. ” در حالی که ممکن است جستجو به دلیل عدم دسترسی به نکات ۱، ۲، و ۳ (سه نکته اول) نیز به دنبال جستجو باشد، ممکن است جستجوی شما نیز باید با استفاده از اصطلاحات مختلف یا رویکرد متفاوت، مجددا نوشته شود. این جایی است که نکات ۴ -۱۰ (۷ نکته جستجوگران) وارد می‌شود. من می دانم که اگر جستجو فقط می دانست چیزی را که ما می خواستیم بدون نیاز به نوشتن واژگان بهتر بود و بسیار عالی می‌شد. اما منطقی باشیم زیرا فناوری اطلاعات بر پایه منطق عمل می کند. من فکر می کنم زمان برای این موضوع نیز خیلی دور نیست. اما، در حال حاضر، با استفاده از یکی از رویکردهای توصیه شده در این پست، و به طور متقابل مفید، عمل کنید تا تجربه جستجوی خوبی داشته باشید.

سخنی با مخاطب

همانطور که قبلا گفتم، اینها تنها چند نکته هستند که می تواند شما را به یک جستجوگر بهتر تبدیل کند. من این موضوع را به طور خاص انتخاب کردم چون این موضوع مشکل اکثر محققان می باشد.

در پست آینده، من برخی از تکنیک های پرس و جو پیشرفته تر را به اشتراک می گذارم. یا اگر میخواهید نکات بیشتری در این زمینه داشته باشید، همیشه میتوانید برای آنها جستجو کنید!!!

یک دیدگاه در “۱۰ توصیه مهم برای جستجوی پیشرفته در شیرپوینت

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *