Nintex Lazy Approval - خانه شیرپوینت ایران

یکی از مهترین مزایای نینتکس ، Nintex Lazy Approval است . توسط این اکشن می توانیم تاییدات Task های نینتکسی را با Notification هایی که ارسال می کنیم انجام دهیم .

جهت استفاده از این قابلیت ، بایستی از طریق تب Task Notification settings در ریبون ، ارسال Notification را روی وظیفه فعال کرده و تیک Allow LazyApproval را بزنیم . در اینصورت کسی که وظیفه به او محول شده است ، کافیست Notification دریافتی را Reply کرده و در صورت تایید کلمه “Approved” و در صورت رد کلمه “Denied” را در متن آن یادداشت کند . به همین سادگی وظیفه تکمیل شده و گردش کار براساس کلمه ای که در متن Notification نوشته است ، از خروجی مربوط به آن ادامه می یابد . این قابلیت نظر مدیرانی را جلب خواهد کرد که با ایمیل های سازمانی راحت تر بوده و همواره روی سیستم و تلفن همراه شان ایمیل ها را چک می کنند .

نینتکس به محض اینکه ایمیل Reply شده را دریافت کرد ، 20 خط اول از متن ایمیل را ، از بالا به پایین بررسی کرده و اولین عبارتی که بطور کامل با یکی از Nintex Lazy Approval Phrase ها مچ باشد را بعنوان نظر ما تلقی می کند .

به مثال زیر توجه فرمایید :

متن ایمیل	نتیجه	توضیحات
Okey	ignore	نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا Okey جزو LazyApproval Phrase ها نیست
Yes. No problem	ignore	نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا بیش از یک کلمه در خطی که ما برای اظهار نظر انتخاب کرده ایم ، وجود دارد
Yes Approve	ignore	نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا بیش از یک کلمه در خطی که ما برای اظهار نظر انتخاب کرده ایم ، وجود دارد
Yes No	ignore	نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا بیش از یک کلمه در خطی که ما برای اظهار نظر انتخاب کرده ایم ، وجود دارد
Approve Reject	Approved	از آنجا که نینتکس از بالا به پایین متن را بررسی می کند ، اول Approve را شناسایی کرده و کاری به Reject نخواهد داشت.

Nintex Lazy Approval settings

تنظیمات Nintex Lazy Approval را باید از طریق Central Adminintration انجام داد . بدین منظور وارد بخش Nintex Administration شده و روی LazyApproval settings کلیک می کنیم .

Enable/Disable Lazy Approval :

Notification هم می تواند در قالب Email باشد و هم Lync یا Skype for Bussiness .

اگر LazyApprove را روی ایمیل فعال کنیم ، درون عنوان ایمیلی که بعنوان Notification برای کاربر ارسال می گردد ، کدی بنام Identification Code قرار داده خواهد شد که هنگام Reply کردن به هیچ وجه نباید از عنوان ایمیل حذف گردد زیرا دیگر برای نینتکس قابل شناسایی نخواهد بود . پیشنهاد می شود که به هیچ وجه به عنوان ایمیل ها دست نزنیم .
قابلیت LazyApproval via email تنها روی اکشن های Assign Flexi Task ، Request Review ، Request Data و Request Approval وجود دارد .

Edit the Nintex Lazy Approval notification footer

با انتخاب Allow LazyApproval بطور پیش فرض یک متن بعنوان پاورقی به متن ایمیل اضافه خواهد شد که محتوای آنرا در این بخش می توانیم تغییر دهیم .

Create a new LazyApproval phrase for the current server farm

ما مجبور نیستیم برای اینکه نینتکس “تایید” یا “رد” را بفهمد ، عینا عبارات Approved یا Denied را بنویسیم بلکه بطور پیش فرض یکسری کلمات مترادف تعریف شده است که هر کدام را بنویسیم فرقی ندارد . ضمنا ما خودمان نیز می توانیم با کلیک روی گزینه Create a new Lazypproval… مترادف های جدیدی تعریف کنیم . مثلا Agree را به خانواده Approved اضافه کنیم :

Approved : Approve | ok | Yes
Denied : Decline | Declined | no | Reject | Rejected

Create a phrase to ignore

اگر متنی که در Reply می نویسیم خارج از محدوده عبارات LazyApproval باشد ، مجددا یک ایمیل از نینکتس دریافت خواهیم کرد که در آن متن زیر قید شده است :

“Your response was not able to be interpreted. Please try again with a clear indication of your chosen outcome”

برای اینکه از Look شدن جلوگیری کنیم ، می توانیم از مجموعه عبارات ignore استفاده کنیم تا سیستم بفهمد اگرچه متن ما حاوی “تایید” یا “رد” نیست ولی نمی خواهیم ایمیل مجددی برایمان ارسال شود .

بطور پیش فرض عبارت Out of Office بدین منظور تعریف شده است که ما می توانیم با کلیک روی Create a phrase to ignore کلمات جدیدی نیز تعریف نماییم .

Nintex Lazy Approval settings

Enable/Disable Lazy Approval :

Edit the Nintex Lazy Approval notification footer

Create a new LazyApproval phrase for the current server farm

Create a phrase to ignore

دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ