یکی از مهترین مزایای نینتکس ، Nintex Lazy Approval است . توسط این اکشن می توانیم تاییدات Task های نینتکسی را با Notification هایی که ارسال می کنیم انجام دهیم .
جهت استفاده از این قابلیت ، بایستی از طریق تب Task Notification settings در ریبون ، ارسال Notification را روی وظیفه فعال کرده و تیک Allow LazyApproval را بزنیم . در اینصورت کسی که وظیفه به او محول شده است ، کافیست Notification دریافتی را Reply کرده و در صورت تایید کلمه “Approved” و در صورت رد کلمه “Denied” را در متن آن یادداشت کند . به همین سادگی وظیفه تکمیل شده و گردش کار براساس کلمه ای که در متن Notification نوشته است ، از خروجی مربوط به آن ادامه می یابد . این قابلیت نظر مدیرانی را جلب خواهد کرد که با ایمیل های سازمانی راحت تر بوده و همواره روی سیستم و تلفن همراه شان ایمیل ها را چک می کنند .
نینتکس به محض اینکه ایمیل Reply شده را دریافت کرد ، 20 خط اول از متن ایمیل را ، از بالا به پایین بررسی کرده و اولین عبارتی که بطور کامل با یکی از Nintex Lazy Approval Phrase ها مچ باشد را بعنوان نظر ما تلقی می کند .
- باید یک خط را از میان 20 خط اول متن انتخاب کرده و فقط و فقط یک عبارت از میان LazyApproval Phrases درون آن بنویسیم بدون آنکه هیچ عبارت دیگری در این خط نوشته شده باشد .
- اگر درون یک خط ، ترکیبی از عبارات مچ شده و عبارات مچ نشده وجود داشته باشند ، نینتکس این خط از متن را در نظر نخواهد گرفت .
به مثال زیر توجه فرمایید :
متن ایمیل | نتیجه | توضیحات |
Okey | ignore | نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا Okey جزو LazyApproval Phrase ها نیست |
Yes. No problem | ignore | نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا بیش از یک کلمه در خطی که ما برای اظهار نظر انتخاب کرده ایم ، وجود دارد |
Yes Approve | ignore | نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا بیش از یک کلمه در خطی که ما برای اظهار نظر انتخاب کرده ایم ، وجود دارد |
Yes No | ignore | نینتکس پاسخی دریافت نکرده و مجددا ایمیل ارسال خواهد کرد زیرا بیش از یک کلمه در خطی که ما برای اظهار نظر انتخاب کرده ایم ، وجود دارد |
Approve Reject | Approved | از آنجا که نینتکس از بالا به پایین متن را بررسی می کند ، اول Approve را شناسایی کرده و کاری به Reject نخواهد داشت. |
Nintex Lazy Approval settings
تنظیمات Nintex Lazy Approval را باید از طریق Central Adminintration انجام داد . بدین منظور وارد بخش Nintex Administration شده و روی LazyApproval settings کلیک می کنیم .
Enable/Disable Lazy Approval :
Notification هم می تواند در قالب Email باشد و هم Lync یا Skype for Bussiness .
- LazyApproval via email : قابلیت LazyApproval را در بستر ایمیل فعال می کند .
- اگر LazyApprove را روی ایمیل فعال کنیم ، درون عنوان ایمیلی که بعنوان Notification برای کاربر ارسال می گردد ، کدی بنام Identification Code قرار داده خواهد شد که هنگام Reply کردن به هیچ وجه نباید از عنوان ایمیل حذف گردد زیرا دیگر برای نینتکس قابل شناسایی نخواهد بود . پیشنهاد می شود که به هیچ وجه به عنوان ایمیل ها دست نزنیم .
- قابلیت LazyApproval via email تنها روی اکشن های Assign Flexi Task ، Request Review ، Request Data و Request Approval وجود دارد .
- Email alias : هرگاه که کاربران بخواهند ایمیل دریافتی را Reply کنند تا تایید یا رد را درونش مشخص نمایند ، آدرسی که بعنوان Reply شونده منظور می شود ، همین آدرسی است که ما در این بخش مشخص می کنیم .
- اگر در این بخش لینک Configure server incoming mail settings نمایش داده شده ، به این دلیل است که تنظیمات Incoming Mail را هنوز انجام نداده ایم .
- Enable or disable LazyApproval via instant message : قابلیت LazyApproval را در بستر Lync یا Skype for Bussiness و OCS های دیگر فعال می کند .
- اگر این گزینه را در این بخش مشاهده نمی کنیم ، به این دلیل است که تنظیمات instant messaging settings را هنوز انجام نداده ایم .
- قابلیت LazyApproval via instant message تنها روی اکشن های Assign Flexi Task ، Request Review و Request Approval وجود دارد .
Edit the Nintex Lazy Approval notification footer
با انتخاب Allow LazyApproval بطور پیش فرض یک متن بعنوان پاورقی به متن ایمیل اضافه خواهد شد که محتوای آنرا در این بخش می توانیم تغییر دهیم .
Create a new LazyApproval phrase for the current server farm
ما مجبور نیستیم برای اینکه نینتکس “تایید” یا “رد” را بفهمد ، عینا عبارات Approved یا Denied را بنویسیم بلکه بطور پیش فرض یکسری کلمات مترادف تعریف شده است که هر کدام را بنویسیم فرقی ندارد . ضمنا ما خودمان نیز می توانیم با کلیک روی گزینه Create a new Lazypproval… مترادف های جدیدی تعریف کنیم . مثلا Agree را به خانواده Approved اضافه کنیم :
- Approved : Approve | ok | Yes
- Denied : Decline | Declined | no | Reject | Rejected
- عبارات بالا case-sensitive نیستند .
- اگر فارسی ساز داریم ، بجای Approved و Denied باید معادل فارسی اش را یعنی "تایید" و "رد" را بنویسیم .
Create a phrase to ignore
اگر متنی که در Reply می نویسیم خارج از محدوده عبارات LazyApproval باشد ، مجددا یک ایمیل از نینکتس دریافت خواهیم کرد که در آن متن زیر قید شده است :
“Your response was not able to be interpreted. Please try again with a clear indication of your chosen outcome”
برای اینکه از Look شدن جلوگیری کنیم ، می توانیم از مجموعه عبارات ignore استفاده کنیم تا سیستم بفهمد اگرچه متن ما حاوی “تایید” یا “رد” نیست ولی نمی خواهیم ایمیل مجددی برایمان ارسال شود .
بطور پیش فرض عبارت Out of Office بدین منظور تعریف شده است که ما می توانیم با کلیک روی Create a phrase to ignore کلمات جدیدی نیز تعریف نماییم .
