ایجاد قرار ملاقات در اوتلوک توسط نینتکس Create Appointment

Create Appointment چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟ یکی از مهم ترین سیستم هایی که همواره مورد توجه سازمان ها قرار دارد سیستم جلسات است . همانطور که می دانیم شیرپوینت بطور پیش فرض نوعی از محتوا با عنوان Calendar را پیشتیبانی می کند که از آن می توان بعنوان تقویم سازمانی استفاده کرد . در سازمان هایی که نرم افزار Outlook در اختیار کاربران قرار دارد ، تقویم شیرپوینت می تواند با تقویم Outlook ارتباط داشته و جلساتی که در شیرپوینت ایجاد می شود در تقویم Outlook نیز عینا ثبت گردد . البته بدین منظور باید هر کاربر بصورت دستی از طریق ریبون تقویم شیرپوینت و با کلیک روی Connect to Outlook این اتصال را برقرار کند . این موضوع برای کاربرانی که ارتباط خوبی با Outlook دارند بسیار دلپذیر می باشد ولی هنوز یک مشکل باقیست !!!

تقویم Outlook بطور پیش فرض از یک Reminder برای یادآوری جلسات پشتیبانی می کند که زمان آن دقیقا 15 دقیقه پیش از شروع جلسه است . این قابلیت خیال کاربران را از بابت تاخیر در جلسه راحت می کند . مشکل اینجاست که هرگاه یک جلسه را توسط شیرپوینت در Outlook ثبت می کنیم این Reminder ثبت نشده و کاربران را با مشکل مواجه می کند مگر آنکه خودمان از طریق شیرپوینت ، گردش کاری را بنویسیم که یادآوری را انجام دهد . اما اگر بخواهیم Reminder توسط Outlook ارسال شود چه باید کرد ؟

در Nintex Workflow اکشنی هست با نام Create Appointment که دقیقا همین کار را می کند و ما قصد داریم تا در این مقاله نحوه استفاده از Create Appointment را آموزش دهیم.

نحوه استفاده از اکشن Create Appointment

جهت استفاده از این اکشن چند نکته را مدنظر قرار می دهیم :

Username/Password کاربری را که دسترسی Write روی میل باکس کاربران را دارد وارد می کنیم . پیشنهاد می شود که User/Pass را مستقیما ننویسیم بلکه Credential این کاربر را در Secure Store Service ثبت کرده و در اینجا از آن استفاده کنیم .
For : دقیقا همان کاربری که در بالا ذکر کرده ایم را در اینجا نیز وارد می نماییم .
Start Date و End Date باید میلادی باشد . لذا اگر فارسی ساز داریم ، باید این دو فیلد را مستقیما از دیتابیس قرائت کنیم . بدین منظور از Execute SQL و با Query زیر استفاده می کنیم . بعنوان مثال داریم :

Connection String :
Data Source=spdb;Initial Catalog=WSS_Content_OldFarm;User ID=sa;Password=XXX;

Query :
SELECT [tp_ID],
DATEADD(minute, 210, datetime1) as StartDate,
DATEADD(minute, 210, datetime2) as EndDate
  FROM [WSS_Content_OldFarm].[dbo].[AllUserData]
  Where tp_listid = '8123C4E0-63F0-420A-AC76-A3221E730731'  and tp_id = '{ItemProperty:ID}'

Reminder : بطور پیش فرض 15 دقیقه بوده که می توان آنرا به زمان دلخواه تغییر داد .
برای انتخاب حاضرین در جلسه یعنی کسانی که می خواهیم Reminder برایشان ست شود از طریق تب “شرکت کنندگان” کاربران مورد نظر یا گروه کاربران را انتخاب می کنیم :
اگر این جلسه تکرار شدنی باشد می توان از طریق تب “تکرار” تنظیمات مورد نظر را انجام داد .