برای پیاده سازی پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) چه کنیم؟

به منظور پیاده سازی پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) مراحل ساده اما تخصصی وجود دارد، طبق تجارب دیده شده، اغلب شرکتها پس از نصب و راه اندازی پراجکت سرور بسیار موثر و کارگشا، از آن استفاده چندانی نمیکنند.  دلیل استفاده نکردن از این سرویس را شاید بتوان موضوعات زیر بیان نمود:

  • عدم بلوغ سازمان جهت ارائه گزارش کاری (time sheet)
  • عدم بلوغ سازمانها و بالاخص مدیران اجرایی جهت برنامه ریزی و ایجاد WBS یا همان شکست کار: توضیح آنکه اغلب مدیران معمولا به منظور ارجاع وظیفه، در لحظه تصمیم گیری کرده و وظیفه را به تیم اجرایی خود ارجاع میدهند. مطمانا در ذهن این مدیران کار طبقه بندی و مرحله بندی شده است، اما نکته ای که وجود دارد این است که این کارها روی هیچ کاغذی به صورت مکتوب و مدون وجود ندارد. اصلا شاید همین موضوع است که پس از تغییر مدیر یک پروژه ی کاری هرچند کوجک و مختصر، شاهد به نتیجه نرسیدن پروژه های کاری هستیم.
  • دست و پاگیر دانستن ثبت اطلاعات و وظایف انجام شده و در دست انجام
  • بی ارزش پنداشتن دانش اجرایی که در پروژه ها به دست می آید
  • عدم وجود نگرش سیستمی به کار و پیشبرد اهداف و کارها

خوب بدیهی است این لیست با هر تعداد آیتمی که در آن وجود دارد میتواند ما را از ادامه راه جهت پیاده سازی پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM)، باز دارد. اما حال اگر تصمیم گرفتیم که این کار را انجام دهیم، وقت آن است که مراحل پیاده سازی آن را مرور کنیم و بدانیم که طبق منابع جهانی مانند مایکروسافت و دیگر منابعی که در انتهای متن به آن اشاره میکنیم، چگونه میتوانیم این کار را انجام دهیم.

شناخت پروژه ها

درک هرچه بهتر پروژه های شرکت شما، کمک شایانی در برنامه ریزی جهت اجرا خواهند داشت. پس برای این منظور بهتر است به سوالات زیر پاسخ دهید:

  • تعداد پروژه هایی که در یک بازه زمانی خاص به صورت همزمان در سازمان شما جاری است؟
  • اندازه و میزان وسعت پروژه های شرکت یا سازمان شما چقدر است؟ (تعداد وظایف هر پروژه، تعداد ارجاعات در هر پروژه)
  • میانگین زمان تکمیل هر پروژه چقدر است؟
  • تعداد افرادی که در یک پروژه درگیر هستند چقدر است؟

پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM)

طبیعی است که اغلب سازمانها پروژه های بسیار متفاوت از همی را در سازمان تعریف میکنند، به عنوان مثال، یک پروژه ی کوچک در یک سازمان ۱۰ وظیفه دارد و در طول یک یا دو هفته به اتمام میرسد، این در صورتی است که در همان سازمان یک پروژه بیش از ۱۵۰۰ وظیفه دارد و بیش از یک سال برای تکمیل طول خواهد کشید. وظیفه ما به عنوان شخصی که باید این برنامه ریزی جهت پیاده سازی انجام دهد این است که متوجه آن شویم که از کدام از اندازه های کوچک، متوسط و بزرگ چند پروژه در سازمان وجود دارد. و همچنین تعریف هر یک از این اندازه ها به طور حدودی شامل چند وظیفه است.

شناخت نقش پراجکت سرور (Microsoft project server-EPM)

مطمانا بسته به نوع فعالیت شرکت شما، استفاده شما از نرم افزار پراجکت سرور (Microsoft project server-EPM) متفاوت خواهد بود، به طول مثال ما سه نقش کلی را در این مقاله به حضورتان معرفی میکنیم. اینکه شما در سازمان خود چه نقشی را به پراجکت سرور (Microsoft project server-EPM) خواهید داد بسته به نیاز شما تغییر خواهد کرد:

  • مدیریت پیشرفته پروژه ها و وظایف (Enterprise Project Management)
  • مدیریت زمان (Time tracking)
  • مدیریت تقاضا و درخواستها (Demand Management)

استفاده از پراجکت سرور به عنوان مدیریت پیشرفته پروژه ها و وظایف (Enterprise Project Management)

این نقش معمولا در سازمانهایی استفاده میشود که به صورت کاملا بالا به پایین اداره میشود و تمامی استراتژی ها و همچنین پیشبرد کارها توسط واحد کنترل پروژه یا همان PMO مدیریت میشود. اینگونه سازمانها را میتوان با مشخصات زیر بیان نمود:

  • اینگونه سازمانها تعداد کمی پروژه دارند، اما با پروژه هایی با اندازی وسیع که با یکدیگر مرتبط هستند
  • مدیریت متمرکز از واحد کنترل پروژه یا همان PMO در سازمان جاری میگردد
  • معمولا در اینگونه سازمانها به صورت گسترده ای از Microsoft project استفاده میشود
  • استفاده از مدیریت وظایف

ملاحضات مهم در پیاده سازی اینگونه نقش از پراجکت سرور (Project server-EPM)

  • مشخص کردن سطح جزئیاتی از کار که نیاز به پیگیری و مدیریت دارد (منظور آن است که بدانیم تا چه سطحی از جزئیات کار را در این سامانه تعریف میکنیم و مد نظرمان است که بتوانیم تا این سطح از کار را مدیریت و مانیتور کنیم.)
  • استفاده از سطح بندی به عنوان یک فرایند (سطح بندی که در مورد بالا گفته شد، میتواند به عنوان یک فرایند تکمیل کار هم استفاده گردد)
  • چگونگی اولویت بندی کردن ظرفیتها
  • چگونگی مدیریت مهارتهای موجود در سازمان

در اینگونه سازمانها و اینگونه استفاده کردن از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) به صورت پیش فرض از موارد زیر در این سرویس بیشتر استفاده میشود:

میزان کار کردن افراد

برنامه ریزی

مستر پروژه (Master project)

مدیریت راهکارهای اجرایی حل مشکلات

استفاده از پراجکت سرور در نقش مدیریت زمان (Time tracker)

اینگونه استفاده ها از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) در سازمانهایی رایج است که بیشتر بر مبنای مدیریت زمان و سرویس ارائه شده پیش میروند. به صورتی که از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) به عنوان مرجع اصلی مدیریت زمان و گزارشات مبنی بر کار کرد افراد و یا حتی پیمانکاران طرف قرارداد، استفاده میکنند. اینگونه سازمانها را میتوان با مشخصات زیر بیان نمود:

  • استفاده بسیار کم از Microsoft project
  • استفاده از صورتحساب متشکل از زمان صرف شده و مواد مصرفی
  • تعداد پروژه های زیاد با حجم کوچک (تعدا وظایف و زمان کم)
  • دروزه زمانی قابل پیشبینی استفاده ی زیاد از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) مطابق با زمانی که افراد در حال پر کردن Time sheet ها هستند.

معمولا سازمانهایی که از این نقش از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) استفاده میکنند صرفا از امکاناتی از سرور استفاده میکنند که به مدیریت زمان و هزینه پروژه بر اساس زمان مرتبط است و بسیاری از ویژگی های دیگر پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) استفاده نمیکنند، لذا به دلیل حجوم کاربران در یک دوره زمانی خاص و ثبت تعداد بسیاری Time sheet، منجر به کند شدن سیستم میشود. لذا ملاحظات مهمی که باید به آن اشاره نمود به شرح زیر میباشد:

  • در چه زمانی استفاده از سرور بیشتر میشود
  • این مدت زمان چقدر به طول می انجامد
  • تهیه و تنظیم تقویم های کاری و اضافه کاری
  • چه دوره زمانی مالی در نظر گرفته میشود (همان سال مالی)
  • منبع اطلاعاتی هزینه ها کجاست
  • نیاز به چه فیلدهای اضافه در پروژه است (custom field)
  • واحد پول استفاده شده در پروژه چیست
  • مانیتور کردن فعالیتها

اشاره به موارد زیر میتواند کمک مفیدی به اجرای پیاده سازی پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) در نقش مدیریت زمان داشته باشد:

  • مدلهای استفاده چیست؟
  • چرخه به روز رسانی پروژه ها چگونه است؟
  • چرخه گزارش گیری از سامانه چگونه است؟

استفاده از پراجکت سرور در نقش مدیریت تقاضا و درخواستها (Demand Management)

اینگونه استفاده ها از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) بیشتر در شرکتهایی اتفاق میفتد که در حال رشد کردن هستند. لذا ازین رو به این دلیل از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) استفاده میکنند که بتوانند پروژه های خود را توسط مدیر سبد پروژه ها یا همان portfolio manager مدیریت نمایند. اینگونه سازمانها از مشخصات زیر برخوردارند:

  • تعداد زیادی پروژه ی بزرگ (تعداد وظایف زیاد) که به افراد زیاد و گسترده ای ارجاع داده شده است
  • افراد زیادی از این موظفان مدیر پروژه هستند
  • استفاده مکرر و زود به زود از MSP یا همان Microsoft project

اینگونه سازمانها از امکانات زیادی از امکانات وسیعی از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) استفاده میکنند. به طور مثال استفاده از timesheets, document libraries, issues, risks, the Enterprise Global Template, the Enterprise .Resource Pool

اینگونه استفاده ها از پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) معمولا در سازمانهای کوچک یا متوسطی انجام میشود که میتواند کل سازمان باشد و یا در سازمانهای بسیار بزرگ در حد یک دپارتمان یا واحد سازمانی. که احتمال دارد در یک مکان فیزیکی قرار گرفته باشد و یا در مکانهای مختلف. اینگونه سازمانها معمولا به صورت روزانه پروژه ها را به روز رسانی میکنند و معمولا در فاصله های زمانی کوتاه نیاز به گزارش گیری از وضعیتها و یا سر زدن به مستندات پروژه خواهند داشت. که بهتر است در اینگونه نقشها حتما سرویس OLAP نصب و راه اندازی گردد. ملاحظاتی که در اینگونه پیاده سازی ها باید به آن توجه نمود:

  • تا چه سطحی از منابع باید مدیریت شود؟
  • کدام پروژه های احتمال پیاده سازی شده دارند؟
  • برای بررسی پیشبرد پروژه از چه فرایندی استفاده میشود؟
  • چرخه تولید گزارشات به چه صورت خواهد بود؟
  • نیازمندی های گردش کار چیست؟
  • کدام نوع از کارها نیاز به مدیریت و پیگیری دارد؟
  • چه اشخاصی نحوه اجرای فعالیتها را مدیریت میکنند؟
  • کدام از تقاضاها قابلیت رصد و پیگیری دارند؟

منبع: سایت مایکروسافت

نقشهای مورد نیاز جهت پیاده سازی پراجکت سرور

یک دیدگاه در “برای پیاده سازی پراجکت سرور (Microsoft Project Server-EPM) چه کنیم؟

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *